1万人規模のイベント中止でも、ビジネスは止めないために　Sansan担当者が明かす、コロナ下での広報戦術

外資系の広報代理店→Sansanという経歴

加藤恭子氏（以下、加藤）：続きまして、ここからは小池さんにバトンタッチさせていただきます。

小池亮介氏（以下、小池）：Sansanの小池と申します。よろしくお願いします。私からは事業会社の広報としてオンライン記者会見をやったのでその報告・共有と、あとはこのコロナ禍においてどういう考えで何をやっているかを簡単にお話しさせていただきます。

まず自己紹介をさせていただきます。Sansanのブランドコミュニケーション部でPRグループのマネージャーをしている小池と申します。今PRメンバーとしては、つい最近1人入って、実稼働で4名います。私はチームのマネージャーというかたちでやってます。

今日は諸先輩方もご参加いただいているということで、すごく緊張します。もともとは外資系の広報の代理店で広報キャリアをスタートして、IT企業の広報業務をずっとやっていました。2017年にSansanに入ってずっと広報をやってます。

あとFacebookのコミュニティですね。最近あんまりイベント系の施策はできてないんですけど「広報たん勉強会」というところを運営しています。ご興味がある方はぜひ申請いただければ、ナレッジのシェアであったりとか、ニュースネタのシェアであったりを共有しているものになっています。

これはアレですね。レスポンスがないのでちょっとテンション上げていかないといけないですね！（笑）。がんばります。

Sansanについて簡単にご紹介しますと、クラウド名刺管理サービスを提供する会社です。「出会いからイノベーションを生み出す」というミッションを掲げています。

法人向けにはSansan、個人向けにはEightというサービスを提供しています。名刺管理を起点に、共有や活用ができるビジネスのプラットフォームを提供しています。名刺をただの紙で終わらせるのではなくて、それをデジタル化してつながりに変えることによって、ビジネスの出会いのシーンを変えていくような取り組みをしている会社です。

コロナ禍でのSansanの動き

小池：コロナ禍のSansanというところで、企業側の動きをシェアさせていただきます。だいたい年明けくらいからコロナに関してのアテンションがちょこちょこ会社の中で高まってきて。年末くらいから中国のニュースを見ながら「怖いね」という話をしていて、年明けくらいから「いよいよ日本にも来るかもしれないね」というところを話していました。

2月の時点では、時差出勤や在宅勤務への切り替えの実施を開始しました。3月12日、13日に実施予定だった『Sansan Innovation Project 2020』というイベントも中止を決定しています。4月1日から原則在宅勤務の実施になっています。

コロナ禍での広報活動において、意識しているのは守りと攻めのバランスです。守りと攻めでどういったものができているかというところを考えながらPR活動をしています。ここに列挙させていただいたのが、守りと攻めの観点で最近やったことになります。

守りで言うとまず対策委員会ですね。コロナの対策委員会を、広報も携わりながら設置しました。例えば、社内に万が一感染者が出てしまった際の対外発表のフローの構築であったりとか、感染者が発生したと仮定してプレスリリースを書いておいたりとか、感染者が発生したと仮定してQAを作成したりとか。万が一社内にコロナの影響があった際に、迅速に動けるような準備を、2月の時点からスタートしてやっていました。

あとは『Sansan Innovation Project 2020』という1万人規模のイベントの中止判断も、レピュテーションの観点で携わりながら、役員と一緒に行いました。実際に外の動き・社会の動きを、最もよく知るのが広報だったりするので、仮にイベントを実施したときのレピュテーションといった観点で、役員であったりとかイベント担当に意見をして、2月の中旬にはイベント中止の判断をしました。

一方で、守りだけでやってしまうと打ち出すものも打ち出せないですし、企業活動をストップしてしまうとよくないので、あえて攻めを意識して広報活動をしています。例えば、今日このあとお話させていただく、オンラインの記者発表会を行ったり。オンラインの記者発表会のコンテンツで、まさにみなさんが困られている、オンライン名刺機能の発表を行ったりしました。

あとは攻めの広報として今、世の中が求めている情報を社内が持っているアセットでどう解決できたりとか、情報提供できるかという観点で情報提供するというところでいろいろアイデアを出してPR活動をしています。

広報としての3つの役割

小池：なかなかPRのメンバーも、コロナというある種の有事状態になって動きにくいこともあるかなと思って、ちょっと重い言葉にはなってしまうんですけど、『広報としての3つの役割』をメンバーにはシェアしています。

一つは対外的な情報収集です。コロナに関して噂レベルの情報だったり、真偽が不明な情報がすごく溢れてしまっています。例えば「緊急事態宣言が今日出るらしい」みたいなチェーンメール的なものが回ってしまったりとか。

ああいったものも、情報と常に接してない社内のメンバーからすると、すごく信じやすいものとなって社内にシェアされて、そこでみんなが混乱してしまうことも往々にしてあります。

ちゃんと正しい情報を最速で、役員であったりとかコロナの対策委員会のメンバーにシェアできるような体制を、今構築しています。例えば日々のことで言うと、都内の感染者数は速報が出たら十数分以内には役員にインプットして、東京の今の状況が正確に伝わるようにしています。

二つ目は、企業活動を止めないために、この有事であっても平時と同様の広報活動を行うことです。平時と同様というのは、例えばプレスリリースとか、あえて取りやめにしなくていいニュースはたくさんあるわけです。そういったものは粛々と、きちんと出すという部分ですね。今このタイミングで出すべきか出さないべきかという判断は都度入れるんですけど、全てとりやめてしまったら企業活動が止まってしまいます。あまり萎縮しすぎないように意識して動きはしています。

最後に三つ目、この機会をチャンスに変える、コロナを利用した広報活動です。僕個人としてはPRパーソン、広報自体の1つの強みとしては、翻訳者であることだと思います。世の中のトレンド、世の中の動きをきちんと見て、社会が欲している情報に合った自社の情報を提供するのが、広報の1つの正しい動きだとは思います。世の中が今、コロナの騒動の中で知りたい情報で、かつSansanが提供できることを探してコンテンツ化するといったところを、目線として持とうよと、チームに話しています。

例えば、今メディアさんにお渡ししている情報としては、オンラインでリモートワークをしている中でチームビルディングができないといったところもかなり聞くので、「オンラインコーチングのススメ」という企画を持ち込んでいます。もともとずっと社内でやっていたコーチングがオンラインで実施しているといったことに気がつき、情報提供したら社会に喜んでもらえるのではと思い立ち、ノウハウとして提供するようなこともしています。

1万人規模のイベントを中止

小池：さて、本題ですね。オンライン記者発表会です。経緯としては、もともと3月11日に事業戦略記者発表会というかたちでオフラインでやる予定でした。ほぼ1年ごしの新規事業のプロジェクトで、Sansan Plusという新しい戦略を発表しようとしていました。

当初は3月12日、13日が1万人規模のイベントで、お客様向けに発表し、その前日にパートナー各社を呼んでオフラインで記者会見をやろうと計画していました。ただ、2月18日に『Sansan Innovation Project』自体が中止だという判断になって、それと合わせてオフラインでやる記者発表会もできないねという判断をそこではいれました。

ただその次の日、改めて社長の寺田と話している中で、方法を変えればできるのにあえてそれをやらないという判断をする必要はないよね、と。1万人を呼んだオフラインのイベントというのは人を一堂に集めて、ある種の密閉空間に入れてしまうので、そのイベント自体はできない。けれど、例えば記者発表会であればなにかしらできる方法があるんじゃないか？　というところでオンライン記者発表会の企画がスタートしました。

例えば30名、40名くらいのメディアであれば、オンラインでつないで会見をすることで記者会見の形になるのではないか。それを実施することで、ビジネスを止めないという当社の姿勢の現れになるのではないかと考えました。「やれることはやる」というのがキャッチフレーズというか、合言葉にはなっていたかなと思います。

「やれることはやる」の背景は、その情報発信で混乱が生まれないか。その情報発信で気を悪くする人がいないか。世の中がその情報を求めているか。そういった観点でジャッジメントを入れたように思います。ここはあんまりカチッとした言語化はしてないんですけど、今改めて思い返すとそういう目線を持っていたなと思います。

「ここだけはクリアしたい」という3つの要件

小池：初のオンライン開催だったので、私自身けっこうわからないこともあって、いつもとは異なる要件定義と役割分担を行っていました。もともと記者発表会の開催にあたっては、企画概要書を作成し、目的や背景とかゴール設定をワード2枚くらいの文章にまとめていたんですけど、それとは別にプラスアルファで新たに3つの要件。ここだけはクリアしたいという観点を加えて企画設計をしていました。

1つは不安定な放送にはしないということですね。オンライン会見をやろうと決めた前後で、実際にオンライン記者会見をやった方のブログを拝見しました。そこで、書かれていたのが、途中で音声が途切れてしまったとか、ログインの初期の設定に手間取ってしまいました、みたいな内容で。オフラインでやっていたことを、当たり前にオンラインに移行できるようなやり方が必要だよねという話になりました。

もう1つは当社が使い慣れたツールを使うこと。これはWebexを使いました。Webexはもともと弊社のカスタマーサクセス部隊が使っていたツールだったので、ノウハウも蓄積されていて、使い方マニュアルみたいなのもあったので採用した、と。それをもとに不安定な放送というのをなるべく行わないようにしました。

最後の1つは記者さんにストレスなく参加してもらえるようにするという部分ですね。これは一つ目の「オフラインでやっていたことを、当たり前にオンラインに移行できるようなやり方」に重なる部分でもあるのですが、意外にオンライン会見をやろうとすると、ツールのインストールであったり、初期設定の部分で面倒なんですね。

私自身、試しに記者側でログインしたときにけっこう初期の設定に戸惑ったりとか、インターフェースの表記がわかりにくい部分があったりとかしました。そういったところはストレスなく参加できるように工夫したいね、という話をしていました。

なので最終的にWebexでプレゼンテーションしてるものの画面をキャプチャして、YouTube Liveで配信するというかたちにしました。記者さんには例えば音声の設定、音量の設定とか、あとはリンクを飛べばすぐに放送が見れるような設定だったりとか、アプリのインストールとか細かな設定がいらないものにしたというところがあります。

あとは先ほど三浦さんのプレゼンにもありましたように、写真素材の提供だったりとか、プレゼン資料も当日の朝にデータでお送りして見てもらえるようにしました。これは単純に記者さんが手元に見ながらオンライン記者会見を受けられるという目線だけじゃなくて、万が一放送が不安定で途中で途切れてしまったときになんらかフォローアップができるように、リスクヘッジも考えてお送りしていました。

あとは5社のパートナーコメント。パートナー様には、各オフィスから参画いただいて役職者の方にコメントをいただくので、そこの間違いがあってはいけません。パートナーさんが、あまり複雑な設定をせずにすむ方法を探しました。役職者の方が来られて順番が来たらパッと話して、次のパートナー様に続く、と。コメントの出しやすさであったりとか、やりやすさみたいなところは重視しました。あとは先方様とのリハーサルの実施を通してやっていました。

記者会見当日の役割分担の細分化

小池：役割分担に関しては、この当時は3名だったので、PRチーム3名でパキッと役割を分担して動きました。プラスアルファで同じブランドコミュニケーション部に動画撮影のできるディレクターさんがいるので、その担当に動いてもらいました。あとはIT部門に応援を要請して、主にこの5名で企画の部分は作り上げたかたちになります。

（スライドを指して）こちらが役割分担です。1番左の全体統括、コンテンツ作成、パートナー対応を、一応私が行いました。あとはもう1名のメンバーでメディア誘致ですね。メディアのリスト作成から実際にご案内をしたり、当日なにかしら……例えばリンクが見られないとか、メールが来てませんといった対応をする担当の者。

あとイベント設計の部分は、動画の配信の部分ですね。動画撮影担当の者とIT部門の機材がわかる人と、全体統括の私が直でコミュニケーションをやりすぎても手間になってしまうので、イベント設計担当の人間を立ててPR観点でこういうイベントをやりたいというのを直でやりとりしながら、イベント自体を作り上げてくれたというかたちになります。

先ほど申し上げましたとおり、会見の仕組みとしてはSansanとパートナー企業5社が、それぞれ別の場所から、Webexにプレゼンテーションのモードで入って、それをYouTube Liveで配信するような流れですね。1点あるのが、スイッチャーをWebexとYouTube Liveの間にかませて動画の切り替えを行いました。

プレゼンテーションの部分であったりとか、あとは登壇したときのプレゼンターの顔であったりとか、こちらが指定したものをYouTubeで見せられるような仕組みにしました。そうすることによって画面が切り替わっていくので、あまり冗長にならないようなイベント設計を心がけました。

あと気をつけたこととしては、可能な限りで当日の役割分担の細分化をしました。我々としても初めての試みですし、ミスをしたくないなという思いもあります。といったところもあって、1人1担当というかたちで、PRメンバーだけじゃなくて同じブランドコミュニケーション部のメンバーにもだいぶ手伝ってもらいました。

これ（スライドを指して）は当日の役割分担表から取ってきたものなので、最終的な役割になります。例えばけっこう細かいところで言うと、登壇者マイクに、弊社側の登壇者が2人いて、その登壇者が入れ替わるときにスイッチをオフにする係みたいなところまで、細かく付けました。

初めての試みでリハもそんなにする時間もなかったので、そうでもしないとあたふたしてしまってミスが起こってしまうかなと思い、1人1担当というかたちで徹底してやっていました。

（スライドを指して）当日の会見の様子ですね。矢印が見えるかなと思います。当社にあるイベントスペースで行いました。当日は真ん中に演台を立てて、そこでプレゼンターが話す。ちょっと見にくいかもしれないですけど、このモニターの上にカメラがあります。こちらから撮影を行いました。

この後ろにいるメンバーが、機材周りであったりとかを行っているメンバーです。例えばこの後ろ姿の2人のメンバーはプレゼンテーションを送る担当と、スクリプトを送る担当ですね。これがスクリプトのモニターになっているので、そのスクリプトを送る担当であったりとか。

この左側にいる女性はちゃんとカメラが起動しているかを、常に監視し続けるような担当です。あと後ろ側にいるのは、ひたすら会場の音声を聞く担当ですね。実際にYouTube Liveできちんと音声が流れているのかどうかというのを常に聞き続けて、おかしな雑音が入ったりとか音声が途切れているとかがあればすぐに手をあげるようなメンバーを配置していました。

実際の画像としては、（スライドを指して）このようなかたちでYouTube Liveで配信しました。質疑応答はYouTube Liveのチャット機能を使って、質問を受け付ける感じで。質問を受け付けたものを司会の私が読み上げて、それを登壇者が答えるというかたちでやりとりをしていました。

オンライン記者会見のメリット・デメリット

小池：オンライン記者会見のメリット・デメリットについて。これは当たり前ですが、オフラインで出会えない、集まれないという環境下でできるということが、今コロナの環境下においては1番のメリットになるかなと思ってます。

あとは先ほど三浦さんもおっしゃっていましたように、記者との距離を超えられるので、例えば記者さんの中での移動時間を勘案しないで済むとか。これは我々のケースではないんですけど、地方企業とか地方のメディアさんにあえて来ていただくようなかたちの会見といったことは、オンライン記者発表会で可能になるんじゃないかなと思ってます。

これは配信形式にもよるんですけど、例えばYouTube Liveであればアーカイブを残せるので、来られなかったとか当日参加できなかった方にはリンクをお送りして見てもらえます。実際に当日参加できない記者さんに、後日動画を送り、記事掲載を獲得することができました。

今だけかもしれないんですけど、実際35名ほど記者さんに参加いただいて、その中で10名ほどがこれまでお付き合いがあんまりなかった方がいらっしゃっていました。今この取り組みをすること自体で、おもしろがって来てくれるような記者さんもいらっしゃるんじゃないかなと、うっすら思ってました。

デメリットとしては、先ほどの質疑応答のやり方ですね。YouTube Liveのチャットでやってみて、質疑応答のインタラクティブさがどうしてもなくなってしまったなと思ってます。これは2つ要因があって、1つは三浦さんもおっしゃっていたように、記者さんの中でも質問がかぶってしまうとか、タイピングする時間があったりとかでなかなか出しづらさも生まれてしまうという部分。

あとはWebexとかYouTube Liveを使う中で、どうしても収録と放送までの30秒ほどのラグが生まれてしまうんですよね。そうすることによって、こっちではコメントを出してから30秒待たなきゃいけなかったりしていて、だいぶそこが間延びしてしまう。タイムラグがあることは双方わかっていながらも、すごく間延びしてしまうというのはやりにくい部分だったかなと思っています。

あとは先ほど三浦さんがおっしゃっていた記者との雑談ですね。当日広報担当者として雑談が生じないので「この記者発表会、どうでした？」とか「理解できましたか？」みたいなところが生まれないなというところがありました。

それとスポークスパーソンと記者さんとの面通しが難しかったりとか。さっき役割分担表がありましたけど、人員が通常の3倍くらいかかったなと思っています。

あとは現場の温度感が上がりきらない。プレゼンターが登壇して話はしているんですけど、リアクションをしてくれる人が社内の人間しかいないので、なかなかやり切った感というか、しゃべって「これでよかったんだっけ？」みたいなところは、プレゼンターは不安になってしまう部分があるのかなと思ってます。

あとはノンバーバルコミュニケーションですね。身振り手振りはある程度できたりはするんですけど、雰囲気として伝わらないために求められるプレゼンの話すテクニックであったりとか、コンテンツのハードルみたいなものは上がるなとは思っています。

（スライドを指して）反省点、改善点をバッと書いてはいるんですけど、会見としては成り立ったかなと思っています。あとは放送のラグみたいなところはけっこう難敵だったりとか、質疑応答の工夫は必要だったなと思っています。

今回けっこう人数かけて、自前ですべてやってはいるんですが、カメラ機材だったりスイッチャーを新しく購入したりとか、いろいろ当社として工夫は入れていて。とはいえ、クオリティとコストに関しての割り切りは入れる必要があるかなと思ってます。

ミニマムであれば、PCとzoomだけでできる記者会見もあるかなと思っています。「それでいい。ミニマムでやり切る」という企業もあるはずかなと思うので、そういったところは各社の判断になるんじゃないかな、と。

私からは以上です。ありがとうございます。