管理ではなく、社員を守るため――小さな会社の多様な働き方を支えるLINE WORKS活用方法

栃木県を中心にPC教室・ITコンサル事業等を展開する、従業員40名の会社

萩原雅裕氏（以下、萩原）：それでは、続きまして2人目のお客様にお話をおうかがいしたいと思います。2人目のゲストの方は、株式会社PRiDE代表取締役会長、白石崇様です。どうぞ拍手でお迎えください。

（会場拍手）

萩原：よろしくお願いします。白石さんどうぞおかけください。緊張していますか？

白石崇氏（以下、白石）：はい、かなり（笑）。よろしくお願いします。

萩原：どうぞリラックスしてください。それではさっそく、自己紹介をお願いできますでしょうか。

白石：はい。改めまして株式会社PRiDE、代表取締役会長の白石祟と申します。会社は創業して今12年目になりました。趣味は釣りで、今月からインスタを始めました。釣り用と仕事用のアカウントの2つがあるのですが、釣り用アカウントの反響がすごくて、2ヶ月で……。

萩原：フォロワーがたくさん増えましたか？

白石：はい、おかげさまで400～500人ぐらい増えています。すみません、関係ない話になってしまいましたね。

萩原：いえいえ、大丈夫です。緊張がほぐれたようなので、さっそく本題にはいりましょう。

「小さな愛を真ん中に」　社名“PRiDE”に込めた想い

萩原：それでは、事業内容についても、ご紹介いただけますでしょうか。

白石：はい。弊社は「パソコン教室グリーニー」という、パソコンスクールを運営しておりまして、栃木県、茨城県、群馬県、福島県と、7拠点に展開しています。従業員はほぼ現地採用です。

他にも法人様向けにコンサルティングをやらせていただいていまして、LINE WORKSのような良いアプリがあったら、「みなさんどうですか？」とご案内したりとか。

萩原：蝦名さんに続き、白石さんも周囲にお勧めいただいているんですね！　ありがとうございます。

白石：「無料で使えるツールもいっぱいありますよ」というお話をしたり、あとはPC関係のトラブル対応です。その他には、パソコンスクールに通っていただいている生徒さんたちのお困りごととか、ビジネス展開のお手伝いをさせていただいています。

例えば「インターネットの回線を引きたい」と言われたら、光回線のご案内をしたり。「パソコンが欲しい」と言われたら、販売できるようにしたりとか。

萩原：PRiDEさんの社名はiだけ小文字なのは、これはスティーブ・ジョブズ的な意味がおありなんですか？

白石：ハハハ（笑）。ね、かっこいいですよね。「iPhone」とか。PRiDEというこの会社の名前の由来は、「誇り」という意味ではなくて、「ライオンの群れ」という意味なんです。

萩原：ライオンの群れ？

白石：はい、ライオンの群れというのは英語表記で調べると、PRIDEって出てきます。ライオンって、群れの中のメスライオンが狩りをして、子育てをしてたくましく生きていくイメージがありました。。

弊社は従業員40名のうち、90％が女性のパート従業員さんなんです。なので途中でこの会社名に変えました。真ん中のiは、「小さな愛を体の真ん中に持って、お客様にサービスを提供しましょう」という意味を込めてiを小文字にしました。

萩原：ラブの愛ですか？

白石：そうです。ラブの愛。

萩原：素敵な意味が込められているんですね。

チャット履歴を追いやすくするため、目的別のグループを作成

萩原：PRiDEさんでも、多くの取引先とLINE WORKSの外部連携でやりとりしていただいているというお話をうかがいました。どのような会社とのやりとりが多いですか？

白石：主に、チラシを制作する時にデザイン会社と使っています。また、求人の掲載をお願いする会社が、たまたますでにLINE WORKSを導入されていたので、だったらLINE WORKSでやりとりした方が早いでしょう、となりました。

萩原：（スライドを指して）この「A社」と書かれた制作会社さんともグループ機能をうまく使っていらっしゃるそうですね。取引先やお客様も含めてチームで働かれていると。同じメンバーで複数のグループトークを作っていらっしゃるとのことですが、なぜ複数に分けているのでしょうか？

白石：まず状況を説明すると、制作・文字校正というグループと請求のグループに分けています。なぜかというと、弊社では専任の経理担当がいますが、取引先によっては制作と請求の両方を担当していることがあるので、文字校正の話と請求書の話が混ざらないようにするためです。

先方も弊社も２つのグループに入っているのは、ほとんど同じメンバーなのですが、やり取りする目的が違うので、それぞれでグループを作っています。1つ（のグループトーク）でもできるといえばできますが、無用な通知が来ないようにするためにも分けています。履歴も追いやすくなりますしね。

萩原：たしかに。「今、確認すべき通知」かどうかという観点は大切ですね。

デザイン制作会社への依頼も、スマホ片手に完結

萩原：（実際に）どんなやりとりをしていらっしゃるかというと、（スライドを指して）こんなイメージですかね。

白石：はい。これはぜひ、みなさまにも真似していただく……と言うと、おこがましいですけれども、やっていただきたいですね。

萩原：（来場者に向けて）みなさん、どんどん真似しちゃいましょう。

白石：チラシのような制作物を作るときには、昔はパソコンに届いたメールを印刷して、手書きで直して、それをファックスしてとか、メールするために1回スキャンするという形で、工程がすごくたくさんありました。それが今では、LINE WORKSで全部できるようになりました。

どういうことかというと、制作会社さんからJPEGファイルで送っていただいて、そこにスマホ上で、手書きで直接①と描いて送る。具体的な指示はトークで送ります。

萩原：（スライドを指して）これ、チラシの地図に手書きでオレンジ色の文字で修正を入れているんですね。

白石：「ここをこういうふうに修正してください」とトークで送るだけ。スマホだけで文字校正が全部できてしまう。メール、印刷、手書き、スキャン、FAXをしていた時代から、かなりスマートな働き方になりましたよね（笑）。このやり方で、校了まですませています。

コミュニケーションの可視化により確認フローが時短化

萩原：先ほどは制作を受ける側として蝦名さんにいろいろお話を伺いました。白石さんは制作を依頼する側になるかと思います。依頼する側からすると、LINE WORKSの何が便利なのか、どんなところがいいと感じていらっしゃるかを、お聞かせいただけますか。

白石：私は1ヶ月のうち半分ぐらいは出張が入るので、実は従業員のみなさんにスクール（の運営）自体はお任せしています。外出時であっても、今のようなやりとりができるというのが1つ目のメリットです。パソコンスクールを運営する身にも関わらず、私はスマホで仕事をしています（笑）。でも、そうなる理由はあるんです。

教室で指導する先生たちもスマホでの仕事が多いですが、パソコンの前にどかっと座って作業するということは、見方をかえると先生が生徒を見放す時間を作っていることになるんですよね。理想はそばで見守るはずなのに、机に座ってパソコンを触って作業をして……となると、つまるところ放置してしまうという悪循環になってしまいます。

そのため、パソコンスクールの中では「パソコンよりもできることはなるべくスマホで仕事するように」と従業員に伝えています。

萩原：なるほど。1ヶ月のうち半分は出張で不在という話ですので、そうなると、従業員の方も白石さんに確認しなきゃいけないのに、時間がかかってしまうようなことが、導入以前はあったのではないですか？

白石：ありましたね。それも連絡がきちんと取れればいいんですけれども、私が圏外にいてメールを受け取れないケースもあります。確認も、電話だと視認性がなくて、メモじゃないと把握しづらいという問題を、今こういうふうに可視化できるのでとてもいいなと思ってLINE WORKSを使っております。

萩原：移動中や出先で手間をかけずに依頼や指示を（履歴として）残せるのは経営者や管理職にとって重宝しますよね。管理職は関わる仕事が多いので、次々と大量のタスクをさばかないといけない。量が多いのでなんの件だったか思い出す時にも履歴は役立ちますね。

社労士とのファイル共有もLINE WORKSに集約、勤怠・労務管理手続きがスムーズに

萩原：それでは、話は少し変わります。みなさんご存じかと思いますけれども、今年の4月から中小企業にも働き方改革法が適用されます。残業時間の上限や罰則など、いわゆる労働時間を把握する義務が企業規模に関わらず発生します。

この件に関して各社の対応を社労士さんにお話を伺ったところ、やはりかなり多くの中小企業が「始めるのに苦労している」「勤怠と労務管理がなかなかできない」と頭を抱えているということでした。

一方、白石さんの会社は、先行して対応していらっしゃると。先ほど（スライドの中に）御社とつながっている取引先のひとつに社会保険労務士がありましたが、この改革案に関係しているのでしょうか？

白石：はい。会社紹介のときに申し上げたとおり、女性の従業員さんが多いのでご懐妊による退職願い・休職申請が多いんです。喜びも束の間、手続きにはいろいろとステップを踏まなければいけないので、それを顧問社労士さんといちいちメールや電話で行なっていたのが煩わしく、手続きを円滑に進めるために社労士さんにもLINE WORKSを使っていただいています。

萩原：管理部門の方から社労士さんに連絡するのですか？

白石：はい、そうですね。ある従業員が休職すると思ったら、別の従業員が入社するなど出入りもあるので、LINE WORKSのやりとりにしてから、かなり便利になりました。ほかにも、雇用保険の手続き申請なども行っています。これも労働時間の長さによって変わってくるのですが、すべて（スライドを指して）この「フォルダ」でまとめています。

萩原：勤務時間の長さによって申請の内容も変わるから、フォルダには「時間時給表」も用意しているんですね。

白石：そうですね。それから出勤簿や給与明細。とくに「何時間働きました」という労務管理は、今のところはExcelデータをお送りさせていただいて、集計していただくというやり方をしております。

打刻システムとの連携で従業員・管理者双方の負担削減を目指す

萩原：企業のみなさんが何に苦労していらっしゃるかというと、いろいろな職種で働いてらっしゃる方がいることと、働き方もかなり多様になっているからですよね。

白石：はい、まさにその通りです。弊社はあらゆる職種や働き方に対応できるようにしたいので、勤怠管理の仕組みもできることから整備していっています。まずはコミュニケーションのスピードと手間を省くためにLINE WORKSを活用しています。

今はまだExcelでの勤怠管理ですが、この回の前にあったセッションで紹介されていたKING OF TIMEさんをはじめ、勤怠管理ツールと連携できることを何ヶ月か前に知りました（笑）。タイムカードを押す側も、集計する側にとっても従業員の負担をどれだけ減らせるかというのも課題です。トークや音声入力で出退勤を打刻できる。今までわざわざわExcelを立ち上げて入力していたのが、オートマチックにできるのは素晴らしいですよね。あと何ヶ月かはかかりますが必ず導入しようと、いろいろと準備中です。