リモートワークでも進行管理、業務共有がうまくいく　小さな制作会社のLINE WORKS活用事例

社内だけでない、取引先、お客様と1つにつながる働き方

萩原雅裕氏（以下、萩原）：本日、このセッションのファシリテーターを務めさせていただきます、ワークスモバイルジャパンの萩原でございます。どうぞよろしくお願いいたします。

（代表取締役社長）石黒の冒頭の基調講演でもお見せしたこちらのスライドは、2017年2月、私どもがLINE WORKSというサービス名へ変更し、LINEユーザーやLINE WORKSユーザー同士でもつながれるようになったときに、お見せした図です。

当時、「チームで働く」と言うと、社内のメンバーと働くことを指すことが一般的でした。しかし、これからは取引先やお客様も含めて1つのチームとして働く世界になる。これが私たちが実現したい、新しい働き方です。そんなお話をさせていただきました。

それから3年が経った今でも、お客様の多くはLINE WORKSを社内のコミュニケーションにご利用いただいていることと思います。一方で、お客様とのやりとりでLINE WORKSをご利用いただいているお客様も、非常に増えました。

営業職や販売職の方を中心に社外の方と利用するケースがはじまり、今では、転職希望者とキャリアカウンセラー、大学職員と学生、税理士と経営者など、さまざまなつながり方が増えています。

取引先ともLINE WORKSでやりとりしたいというニーズの高まり

さらに、ご利用企業が10万社まで増え、取引先とLINE WORKSでやりとりをしているというケースも増えています。

昨年、すでにLINE WORKSをご利用のお客様を対象に、LINE WORKS IDのQRコードをつけた名刺をプレゼントするキャンペーンを実施しました。実はこのキャンペーンは、「LINE WORKSで仕事をするようになって便利になった。取引先ともこれを使いたいんだ。何かいい方法はないか？」というお客様の声がきっかけでした。

あるお客様は、ご自身のQRコードのシールを手作りして、名刺に貼っていらっしゃいました。ならば、私どもがご提供してはどうだろうということで、企画・実施に至りました。

本日最後のこのセッションでは、取引先とLINE WORKSでつながり、そして大きな成果をあげているお客様の事例をご紹介していきたいと思います。本日は3名の経営者をお招きしております。

社内だけではなく社外の方と「ツナガル」意味、その方々に伝えたいことが「ツタワル」ことの価値、そしてそれを通じて「仕事が楽しくなったのか」、そんな本音をお伺いしようと思います。

社員3名、リモートワークで業務をすすめる広告制作会社

それではさっそくカスタマーボイスセッション、1人目のゲストをお招きします。

お1人目はディーシーティーデザイン代表、蝦名晶子様です。どうぞみなさま拍手でお迎えください。

（会場拍手）

萩原：どうぞ、お掛けください。蝦名さんは実は青森からお越しいただきました。こちらの紹介文は蝦名さんの会社サイトからお借りしていますが、「つなげる」や「つながる」といった言葉が載っているのですね？

蝦名晶子氏（以下、蝦名）：はい、そうなんです。ずっとこのプロフィールでやっていて、個人事業主として青森で活動をしています。個人事業主になって、今は17年目になります。

萩原：そうだったんですね、同じビジョンを持つ方にお会いできて、我々社員一同、大変うれしく思います。事業内容について教えていただけますか。

蝦名：事業はWebサイトの制作や、紙媒体、チラシやポスターなどの広告物の企画から制作まで行っています。従業員は私を含めて3名です。私は青森市在住ですが、スタッフはおいらせ町という（青森市から）南東のほうに住んでいます。車でも片道1時間半ぐらいかかるので、普段はそれぞれの自宅でリモートワークをしています。

メール＋グループウェアから、LINE WORKSに移行

萩原：御社ではLINE WORKSを社内でお使いいただくだけではなく、かなり積極的に取引先にもLINE WORKSを勧めているというお話を伺いました。どうしてなのか、教えていただけますか？　

蝦名：ずばり、すごく使いやすいからです。それまではずっとメールや別のグループウェアを使っていたのですが、そのサービスが終了してしまうタイミングで、新しいサービスを探していました。メールだと振り返りがやっぱり面倒くさいので……。

そこでちょうどその時期にLINE WORKSさんのお話を聞いて、これはいいなと思い、導入することにしました。LINE WORKSを使い始めてからは、新たにお客様にお勧めして、徐々に増えている状態です。

グループ機能をフル活用。頻繁な素材のやりとりは共有フォルダで

萩原：お客様に勧めてもらえるのは、本当にありがたいお話です。この青森ワッツさんがそんな取引先の1つなんですね？

蝦名：はい。プロバスケットボールチームなのですが、チームができた時からのお付き合いになりますので、今年で7年目です。ポスターなどを制作させていただいています。

萩原：お付き合いが長いんですね。そんな青森ワッツさんとのやりとりで、LINE WORKSのグループ機能をどのようにお使いいただいているのでしょうか。

蝦名：まずは、共有フォルダです。先方から広告物を作るための素材や原稿をフォルダの中に保存していただいています。継続的にお取引があるお客さんですと、毎回同じものを送っていただいて、また探してとなるとそれだけでも仕事がけっこう大変になるんですが、フォルダに入れておくといつでも参照できるようになり、手間が省けます。

取引先と“やりとりできない日”を共有し、進行管理をスムーズに

萩原：過去のメールを検索するよりも、共有フォルダに置いておく方が便利ですよね。予定表はどのように使っていらっしゃるのでしょうか。

蝦名：青森ワッツさんでは、試合の日程に合わせて作る制作物がたくさんあります。それぞれの入稿日の管理のほか、不在の予定、私がいない日とか、うちのスタッフが休むといった内容も共有しています。

萩原：なるほど。不在の予定というと、社内で「この日、休みます」と共有するイメージだったんですけれど、取引先の方ともそれを共有していらっしゃるのはなぜでしょうか？　

蝦名：入稿は絶対にずらすことのできない締め切りだからですね。私が終日いなければ（作業が）1日進みません。予定をあらかじめきちんと伝えておいた方が、お互いにとってよいのです。

青森ワッツさんは昨日も試合がありました。試合の前日は設営があるので、その間は私どもとはやりとりができません。お互いの予定を共有することで、やりとりができる間に何の作業を先に終わらせればいいのかわかるようになるんです。

ノートのカテゴリー機能を駆使し、掲示板のように情報管理

萩原：お互いに動けない時間帯を理解した上でやりとりをするためにLINE WORKSをつかっていただいているんですね、ありがとうございます。次に、ノート機能。かなり秀逸な使い方をしていらっしゃいますね。LINE WORKSをご利用のお客様でも、ノートをどうやって使っていいかわからないという方もいらっしゃるんです。

蝦名：（笑）。ノートはまるで掲示板のように使わせてもらっていまして、カテゴリーという機能がすごく便利なんです。ワッツさんとは、Web制作物や掲載先媒体ごとに分けて、ノートを作っています。ノートの投稿に、デザインのフィードバックや修正をまとめるようにしています。ノートでスレッド分けしているようなイメージですね。かなり便利です。

萩原：こちらのイメージですね。コメントが23件や13件と多く付いていますが、コメントには何を入力しているのでしょうか。

蝦名：例えば、カレンダーで入稿日を確認します。期限が迫ってきたらノートのコメントに原稿をアップしてもらったり、（届かない場合は）催促させてもらったりします。

コメント欄では、「作ったので確認をお願いします」「じゃあ、ここをちょっと直してください」「直しました」「OKです」「データです」というやりとりをしています。

ノートのコメントを使うのは、やりとりを“流さない”ため

萩原：なるほど。それをトークではなくコメントでやりとりしていらっしゃるんですね。

蝦名：そうです。ノートのほうが簡単に修正ができるのと、やりとりを流さないように集約するために活用していて、便利です。

萩原：パンフレットではコメントが42件も付いていますね、とても活発なようですが？

蝦名：（笑）。青森ワッツさんからはそれぞれのご担当者様から原稿が届きます。取引先1社に対し、案件も1つでしたらトークのままでもいいのですが、青森ワッツさんのように複数の案件を抱えていたり、1つの案件で複数のご担当者がいる場合は、最初から分けてしまった方が勘違いや抜け漏れを防ぐことができます。

機能アップデートがされる前はトークしか使えない時期がありましたよね。当時はわざわざ案件のタイトルをつけ合ってやりとりしていましたが、もうしなくてよくなったのですごく助かっています。ホント、カテゴリー最高です（笑）。

萩原：昨年の7月に外部ユーザーとも「ノート」「予定」「フォルダ」機能が利用できるようになりましたが、このようにお客様からも好評をいただいています。ありがとうございます（笑）。

取引先の部長も参加。発言はしなくても、しっかり見守っている

蝦名：担当者の方だけでなく上長の方にもノートに参加していただくこともあります。部長のような決定権を持っている方は、普段あまり発言はされませんが、何かあったときにちょっと発言してくださることもあるんです。ちゃんと全部をお読みくださっているんだなというのがよくわかりますね。

萩原：そうですね。全員が（ノートを読むことで）同じ案件について把握できる。次の試合のプログラムに関してはこうなっているんだなというのがわかるというわけですね。

実は今回、青森ワッツの広報の方にもお話を伺いました。「ピンポイントでその部分を確認できるのがすごく助かっています」というようなお話をいただきました。

忙しい中でたくさんの制作物の入稿が同時進行している中、ノートでやりとりをすることで、自分が把握したい案件の進行状況だけを確認できるようになります。

トークですと、どうしても今までのやりとりを全部見ていくことになって、見ているうちに「これ、伝えておきたいな。でも今は時間がない。あとになると忘れてしまいそう」といったことが発生しますよね。トピックごとにノートでまとめて、コメントでやりとりをすることによって、案件を見なおすときに情報の取捨選択ができるだけでなく、「伝え忘れ」を防げることもメリットだとおっしゃっていました。

打ち合わせの議事録共有もノートに。既読がつくから安心

萩原：そのほかにLINE WORKSのメリットはありますでしょうか。

蝦名：うちは従業員が少ないので、ほとんどノートでまかなえちゃうんですよ。例えば、私が打ち合わせに行って、その内容をうちのスタッフに伝えるのも全部ノートで行なっています。連絡事項というカテゴリーをつくって、そちらに書きます。

あとは、お客様別にノートも作っていて、お客様との打ち合わせの報告として、「今日はこういう話になったよ」というのを書くようにしています。

今までは、議事録はWordにまとめてメールで送って「読んでおいてね」といった形で共有していたんですけれども、LINE WORKSだと、既読がつくので「あ、見たな」っていうのもわかったり。

特定の担当者に読んでほしいときは、メンション機能で、その人に向けて「絶対見てね」ということもできるので、本当にコミュニケーションが取りやすくなったなと感じます。

コミュニケーションの履歴を時系列にひと目で辿れる

蝦名：あと、メールを読む時間がほぼなくなりました。今はグループを使っていますが、やりとりが頻繁なお客様とのコミュニケーションが全部メールだったらと思うと、すごく大変ですね……（笑）。

萩原：以前はそうだったんですよね。

蝦名：はい。LINE WORKSに変えたことでコミュニケーションはすごく取りやすくなりましたし、メールの時よりもミスはなくなったんじゃないかなと思います。

萩原：ありがとうございます。特に制作のお仕事の場合、バーッといろんなものが動いているので、「これってどうなっていたっけ？」ということがよく起こりがちですよね。私もそういった経験があります。

蝦名：制作の受託業務って、お互いに証拠を残したいんですよね。「ここを直してって言ったよね！」といったような、やりとりの履歴を時系列で残しておく必要があります。そして、それがすぐに辿れるのは、なおさらいいなと。

萩原：たしかに、言った言わない問題は制作業務以外にも共通して起こる問題ですよね。

経営者として、社員と「ツナガル」LINE WORKSの使い方

萩原：ここまでは、仕事を効率的に進めていくという観点でお話を伺ってきましたが、経営者の立場からLINE WORKSを使う意味は、どのようなところにありますか？　蝦名：経営者として……。やっぱり何事もコミュニケーションが大事だなと普段から思っているので、そこをテキストでカバーできる点は、我々がLINE WORKSを使ってすごくよかったなと思っている点です。

あと、私みたいな人はなにかうれしいことがあったら共有したい派なんですよ（笑）。

萩原：よろこびを共有するって大切ですよね。僕も役員として部下や社員に「ありがとう」であったり、お客様から言ってもらったうれしいひと言はすぐにトークで共有するようにしています（笑）。

蝦名：はい。社内のグループに「今日こんなの見たよ」とか、そういう共有もできたりします。これまでは、本当はスタッフに伝えたいことだけれど、メールでは堅苦しいので自分のSNSに載せていたものを、直接3人だけのグループに投稿することができます。そこでまた新たなアイディアが生まれたり。

お互いに情報共有もできますし、意識共有もできます。そういう意味では普段のコミュニケーションは大事ですね。お客様とのやりとりや流れが、すべてしっかりとスタッフにも見せられますし。

萩原：そうですね。経緯が全部わかりますもんね。

これまでの業務に関する情報が蓄積されるノート

蝦名：これまでと違うのは、この「同じ情報をリアルタイムでみる」点です。メールでやりとりしていたときはスタッフをCCに入れるけれど、CCだけのメールって見てない人が多いと思うんですよ。

ノートでのやりとりならば、全部振り返って把握できるので、スタッフに指示するときに、「私が作っている紙のチラシの、あそこの部分を使って」と言うだけで「ああ、わかりました」ってなるんですよ。以前はそれをいちいち、「このデータのここの部分を使ってね」と細かい指示をしなきゃいけなかったので、こうした観点からも、いろんな状況が把握できてすごくいいと思っています。

萩原：青森ワッツさんも実際に同じようなことをおっしゃっていました。複数の担当者が関わる、異動で新しい人が入ってくる、といったときに引き継ぎがとてもやりやすくなったというお話をいただきました。

確かにやりとりやデータも含めて、全てこの（ノートの）中に集約されますからね。新しい人が仕事を理解するときに過去のメールを全部転送してもらうというのも訳がわからなくなってしまいますし。

蝦名：最悪ですね（笑）。

地方の通勤の課題を解決するリモートワークにLINE WORKS

萩原：最後に、組織や仕事仲間との「ツナガル」についてひと言いただけますでしょうか。

蝦名：そうですね。青森では、うちみたいなリモートワークのスタイルはまだ珍しいんです。青森県ってけっこう面積が広くて、距離の問題でいつも採用にも悩んでいました。それが、LINE WORKSをつかってリモートワークができるようになったことで、採用の幅がすごく広がりました。

さらに私たちには通勤がないので、朝9時に、「おはようございます」のスタンプで始まり、ビデオチャットでちょっとつながって、業務に入って、6時で解散するんです。この時間に絶対解散するようにしています。

萩原：そうなんですね。それはどうしてですか？

蝦名：やっぱり、通勤がない分、仕事をする時間が増えるからですね。最初に話したおいらせ町に住んでいるスタッフは往復3時間もかかってしまうのでその時間を全て仕事にまわせるというのがメリットです。だからこそ、アフターファイブといいますか、6時を過ぎたら自分の時間にしてほしいんです。

メリハリをつけるようになったことで、みんな仕事を楽しめるようになっているかなという実感もあります。やっぱりリモートワークにつながるツールとしても、LINE WORKSがいいなと思っています。

トークのやりとりだけでない、グループ機能に価値を見出した好例

萩原：ありがとうございます。まだまだお話をお伺いしたいところですが、お時間が迫ってまいりましたので、今日はここまでとさせていただければと思います。蝦名さん、どうもありがとうございました。

蝦名：ありがとうございました。

（会場拍手）

司会者：お話をいただいたのはディーシーティーデザイン代表、蝦名晶子様でした。改めまして大きな拍手をお送りください。

（会場拍手）

萩原：LINE WORKSでつながることの価値は、いわゆるトークでやりとりをする、会話が速くなるといった点だけではない。スケジュールを共有することでお互いの仕事の進め方や、お互いに動けない時間帯を把握できたり、ファイルを整理して共有できる。先ほどの例のようにノートをうまく活用することで、案件に関わる複数の方が、その仕事の進行状況をすべて同じ情報を見て確認できる。

そこにLINE WORKSの価値を見いだしていただいた事例なんじゃないかなと思います。単にトークだけでやりとりをしていたときと比べて、伝わり方の広さ深さがかなり高まっているのを感じていただけたのではないでしょうか。