“カンファレンスのプロ”が教える「イベント運営入門」　集客・登壇者依頼・予算の見積もりなどノウハウを伝授

セミナーは丁寧なコミュニケーション、カンファレンスは世界観を伝えることを意識

日比谷：じゃあ、もうこの中（「Sli.do」）で1〜2個（質問を選んで）いったあと、会場からもし挙手で聞きたい人がいたら、振ってみたいと思うんですけれども。

「ユーザー会、100名規模と1,000名規模の違い、このカンファレンスの違いとかコンテンツの違いはどうしていますか？」。これは酒居さんかな。どうぞ。

酒居：ぼくたちの場合、ふだんのイベントは、ユーザー会じゃなくて普通に新規開拓の施策としてやっていて、イベントとセミナーという2つに分けて定義している感じです。

もしよければ、Googleで「FORCAS　オフラインマーケティング」とかで調べていただいたら、たぶん僕が公開している、なんて言うんでしたっけ……。

松林：noteじゃなくて？　

酒居：noteもあるんですけど……あ、「Speaker Deck」を使っていて。（記事が）あるんですよ。そこにけっこう詳しく書いているんで、それを見ていただければと思うんですけれど。

簡単に言うと、イベントの大規模で100～300人規模のやつはリードジェネレーションですね。新規のアカウントをいかに取りに行くかというところで集客をしていて。セミナーのほうはナーチャリングを目的にしているので、ハウスリストに対して集客をかけて啓蒙活動に使うという。

日比谷：少人数で丁寧なコミュニケーションをとるというやつですね？　

酒居：そうです。おっしゃるとおりです。

松林：カンファレンスは世界観を伝えるという。

酒居：おっしゃるとおりです。

カンファレンス運営予算の見積もり方

日比谷：なるほどね。次、「スポンサー費を集めないと、もろもろ原資が読めない。会場などを含め、企画をどこまでやりきれるか不安となるところをどうクリアにしているか？」。これは松林さんかな。お金の（話なので）。

松林：でもこれ、まずはかかるお金があるじゃないですか。一番最初にイベントをやる、スポンサー費が0として、かかるお金。その予算を最初にやっぱり持っておくというのは、けっこう重要でしょうね。

日比谷：いくらかかるか、そろばんをはじいておく？　

松林：いくらかかるかと言うと、スポンサー費は1年目はとくに、なかなかうまくいかないというケースがあるので、その辺をやりきれるか不安……。僕もすごく不安やったんですけれど（笑）。

だから、「最初にかかるマックスの費用」を見込んだ上で、できるかできないかという。先にそっちを細かく落としこんだほうがいいですね。

“結婚式”ってよく言いますよね。あとでお祝儀をもらえるじゃないですか。でも、（大切なのは）最初になんぼかかるかっていう……先にそっちでしょ。

日比谷：まあね（笑）。

松林：あれをどこまでやるかというのを先に決めて。

日比谷：でも、結婚式に呼んで来ないってことはなかなかないと思うんですけど。

松林：でも、なんて言うんですか。マイナスからっていう。

日比谷：ご祝儀の金額にもよるもんね。

松林：先になんぼかかるかっていうのをけっこう細かく。それは過去にやった人に聞いたりとかすれば、いろいろわかるから。

日比谷：何が一番金額が大きかったり（するのか）。不確定要素がけっこう多い場所ですか？　

松林：不確定要素？　

日比谷：大きいのはやっぱり会場ですか？　

松林：会場はもう決まってますもんね。森ビルさんとかで決まってるところが。

日比谷：あ、ボリューム。一般的なカンファレンスのときのコストの中で一番ボリュームウエイトが大きいのは、やっぱり会場？　

松林：何かな。

酒居：会場と、あとはやっぱり施工を含めた……。けっこう人件費とかもかかりますし。

松林：当日の人件費とか。さっきの質問とかもあったんですけれども、スタッフ。

中のスタッフが使えるとかボランティアスタッフを集められるのか、運営会社さんなのか、それでけっこう金額が変わりますもんね。それだけでも相当大きい額がコストダウンになるから、そこも重要かな。

酒居：あとはあれですよね。アフターパーティーとかされるんだったら食事代とか、そういったところもかかってきますよね。

松林：食事代も難しいんですよ。参加見込み人数よりもだいぶ少なめとかでいけたり、案外するんですよね。「足りなかったら」みたいな不安から（多くしがち）。

日比谷：人数分用意すると、絶対余ってフードロスにしちゃうからね。

松林：最初の1年とかはだいぶ余ったりした。その辺の読みも、やったことのある僕とかに聞いてもらったらと。けっこう当たります。

集客のポイントは、ターゲットの解像度を上げること

日比谷：ちょっと質問の芯をくった答えになっているかはわからないんですけれども、もうちょっと違う角度で聞きたいのであれば、個別にあとで捕まえて聞いもらって。

じゃあ、ちょっとこの辺で会場から少し質問がもしあれば、いただきますし、そうでなければ続けていきます。どなたかもし「質問したい」「直接聞きたい」って方、いらっしゃいます？　……会場から「大丈夫だよ」感が伝わってきました。もう少しこっち（Sli.doの質問）を行きましょう。やっぱりちょっと手を上げたいって人は、最後に言ってくださいね。

では、次。「頻度高く異なったテーマでイベントを開催する際に、人が集まるポイントはなんでしょう？　登壇者、テーマ、そもそも集客力があるか？」これは何だろう。これも、酒居さんかな。

酒居：僕でいいんですか？　本当に、コンテンツですね。コンテンツをいかに作り込むのかという、最初の松林さんの話と直結するんですけれども。まずは、いかに自分たちがターゲットとする対象を明確化するかという、そこにけっこう尽きるんですね。

ここを僕はバイネームで特定しにいきます。イメージがつきにくい場合、よくペルソナとかってあるじゃないですか。ただ、僕はあまり机上でそこまで具体的なイメージが自分自身ではできないので、既存のユーザーさんとかで、「○○さんだったら、何だったらきてくれるだろう」みたいな。

そういった人を連想しながらとか、実際に直接会いに行って「何に困ってます？」みたいなこととか、そこのヒアリングをベースにしてコンテンツを作るというかたちにしていますね。

そこからとか、実際に先ほどのチャネルのことも一緒ですけど、自分たちの対象としているターゲットがどこにいるかっていう、そのチャネルのところを見に行く。実際どういうことをSNSだったら呟いているかとか、どういう人をフォローしているのかとか、そういうところを行動ベースでけっこう見ます。

どういうところにニーズがあるなとか、どういう登壇者の方に興味を持ってくださりそうだなとかが見えてくるので、そこをもとにして企画・コンテンツを作るみたいなかたちですね。

日比谷：松林さんは、よろしいですか。

松林：え？　（手を横に振る）。

日比谷：ターゲットのニーズとか、ペルソナないしはどういうタイプに来てほしいかを徹底的に作り込んで、地に足がついたリアリティのある、机上の空論じゃない感じで作り込んでいくという。

酒居：そうですね。なので逆に、さっきもお話ししましたけれど、なんか「トレンドに乗ればいい」って話じゃないという感じですよね。

松林：トレンドってなると「今流行っているからやろう」みたいな感じになりますもんね。そうじゃないんですよね。

登壇して欲しい人の都合が合わないときは、代わりの誰かを紹介してもらう

日比谷：じゃあ、次。「セッションテーマに対して登壇者が集まらなかった場合の対応はどうしてますか？」。これはありがちですね。時間割表、タイムスケジュールを作っていって、どんどん埋まっていくんだけど、満席、満席、満席で1個だけポコンと空いちゃうとかね。そういうことですよね。

松林：どういうこと？　

日比谷：カンファレンスの中で、10セッションやるとするじゃないですか。そうすると、あるところはすぐ埋まるのに、あるところは埋まってないみたいなね。

松林：登壇者が……。

日比谷：登壇者か！　あ、ごめんなさい。「登壇者が集まらない」か。集客かと思っちゃった。間違えた、ごめんなさい。登壇者が集まらなかったってどういうこと？　

松林：登壇者が見つけられへんって。

日比谷：見つけられないってこと？　そっか、そっか。ごめんなさい。勘違いしてた。

松林：登壇、だから登壇者……見つけたけど、登壇してくれなくてやばいとかってことかな。

日比谷：あります？　

酒居：あります？（笑）。

日比谷：もしかしたらご質問した方はある程度困ってる方がいるかもしれない。

松林：けっこう出てもらいたい人が多いという感じですね。

酒居：そうですね。逆に誰にしようみたいな感じ。

日比谷：絞るのが大変と。

松林：そう。絞るのがけっこう大変ですね。

日比谷：だいたいその候補が何人か出ますよね。企画するときに。

松林：そうですね。登壇者はけっこう（候補が）あって。集客のほうが大変やと思うんですよね。

日比谷：僕もそう思って勘違いしちゃった。

松林：登壇者はけっこう……。

日比谷：登壇者が決まらないことはそんなにないと思う。とにかく、テーマに合わせてこんな人が候補かなって5人とか10人ぐらいバーッと挙げてアタックして。「日にちが合わない」とか「テーマが合わない」とか「あいつとは登壇したくない」とかいろいろあって、抜けていって、残るみたいな感じですよね。

松林：そう、そう。例えば出てもらいたい人が「その日が合わない」ってなったら、その人に聞いたりとかしてますよ。

日比谷：代わりに誰かいませんか？

松林：代わりに人いませんか、とか。それもすごくいいかもしれない。

公平性担保のためのコンテンツ監修委員

日比谷：あと、さっきコンテンツのフェアネスとか質を束ねるというところで、僕、言おうとして忘れちゃったんですけど。

Sansanの場合ね、酒居くんがいた時はやってなかったですかね。カンファレンスのボードメンバーとして、外部の有識者を招聘して編集委員会みたいな組織を作るんですよね。最近。メディアの編集長とか、アカデミアとか専門家の方々にお声がけして。

酒居：そうなんですか。

日比谷：監修役に外部の人を入れようっていうのをやってて。

酒居：あー！　ちょっと僕、いたころに。

日比谷：ギリギリいたんですか？　

酒居：はい。

日比谷：要は、そのテーマに関する有識者。

例えば元ハーバードビジネススクール編集長とか、どこそこの編集長とか、どこそこの有名なインフルエンサーとか識者の方々に、コンテンツ監修委員みたいな感じで入ってもらって、実際にその人たちに意見をもらうし、場合によっては登壇者を紹介してもらうとかね。

もしかしたら、登壇をしてもらって集客の力にもなってもらうみたいな。アドバイザリー制って言うのかな。編集委員制みたいなのをやったりする場合もありますね。

at Will Workはやってない？　やってないね。たぶん、登壇者の声掛けで困ることに対して、かなりいろいろあると思いますよ。

あともう1つで、ラスト。じゃあ、ちらっと眺めていきますけど、2人とも答えたいのがあれば1個ずつ読んでください。

「カンファレンスを開くところのネガティブな点、失敗はありますか？」「地方のイベントを開催する際の集客はどう担当するのか？」「最低限必要な企画チームの人数は何人？　1人じゃ無理ですか？」「自社のイベントでまだまだだなと思うところはありますか？」。

いっぱいあるね、すみません。さっきはこんなになかったんだけどな。

「予算は少ないがやるとなったときにどうすればいいか」。

はい。ちょっとこんな感じで。今までの中から1個だけ選んで答えてください。

松林：1個だけ？　

日比谷：うん。時間ないから。気になるのがあれば。何にしましょう。

会場でのネガティブ体験がその会社の印象になってしまうリスク

酒居：じゃあ、例えば、ネガティブなところっていうのがあるじゃないですか。「ネガティブな点ってありますか」っていうのは、これは逆にオフラインマーケのリスクっていうのはあると思っていて。とくにカンファレンスは。

カンファレンスとかイベントって、体験を通してその人にいろんな価値というのを伝えることができるので、すごくプラスに働けばめちゃくちゃ効果があると思うんですね。コンテンツって、スライドの内容とか人がしゃべっている話だけじゃなくて、その人が（会場に）足を踏み込んでから、すべてがコンテンツだと思っていて。なのでプラスに働くといいんですけれど、逆もありけりだと思っていて。

ちょっとでも腹が立つ体験とかネガティブな体験をしてしまうと、それが会社の印象をイメージづけちゃうっていうリスクもあると思うんですよ。例えば「話はよかったけど、受付の対応がめちゃくちゃ雑で腹が立った」とか「誘導してくれた人がすごく雑すぎて迷った」みたいな。

その心象で一気に、その人からすると会社のマイナスになるし、（SNSなどに）投稿されたら余計に拡散するという。そういったリスクはあるっていうところは把握しておいたほうがいいかと思う。

日比谷：そうですね。ボランティアスタッフの方にお願いして、悪気はないんだけどちょっと疲れてスタッフTシャツを着たままペチャクチャしゃべっちゃって、道を迷っている人をスルーしちゃうとか。よくありがちな感じですよね。

酒居：そうですね。なので、細かなところまで徹底することが、すごく大切だと思ってますね。

登壇者を探すアンテナの立て方

日比谷：松林さんはどうですか？　

松林：これ行きましょうか。「登壇者を探すアンテナの立て方」、登壇者を探すのは最初はやっぱり、一番最初にスタートするときは登壇慣れしている人に出てもらうのが絶対いいですよね。

登壇している人とか、例えばうちの働き方（イベント）で言ったらユニリーバの島田さんとかね。

働き方の話もして登壇慣れしているみたいな、そういう人に会って、その人経由で紹介してもらうというのがいいかな。登壇慣れしている人に会いにいって、最初なんか登壇してもらわなくてもそういう人に会って、そこら辺から接点を持っていくということがいいかなと思いますね。

アンテナの立て方はやっぱりイベントに……。今もつながるんですけれども、登壇によく慣れている方はすごくアンテナを張って集めているので。僕とかやったら、よくイベントに参加しています。

自分が別のイベントに参加して登壇しに行ってる人に話を聞いて、「うちもこんなんやってるんですよ」とか、「今度こんなのをやろうと思っているんですよ」って言って。そこで会うようにしていますね。イベントに参加するという、自分たちが主催するというよりは参加するということで。他のアンテナを。

日比谷：他の、自分たちが主催以外のところにもちゃんと参加して、見に行ったりしてネタを拾ったりとか。それはそうですね。わかりました、はい。

34分と、ちょっと30分を過ぎてしまって、他にもちょっといくつか質問をいただいていたんですけれども、ごめんなさい。時間の都合でいったんここまでとさせていただいて。

今日はなるべく少しでも生の話を聞き出そうと思って、細かいところから、最初は抽象度の高いところからいろいろ聞きましたけど。2人がなんとなくどんなネタや考え方を持っているかというのは、おわかりになったと思うので、もっと具体的に聞きたいとか、さっきの回答が的外れっていうのがあれば、直接お二人ないし僕も含めて3人にご質問いただければと思います。