「効率化したい」は禁句？　新ツール導入時に使える“社内説得”のマジックワード

ツール導入をする際に使える、社内説得のマジックワードとは

赤坂弘樹氏（以下、赤坂）：私自身が思っていることなんですが、もちろん「AgileWorks（アジャイルワークス）」を入れて効率的になった部分もたくさんあります。ただ、最初に各社に私たちが行って、「『AgileWorks』を入れたいと思います」というと、「いや、今のシステムがあるからいいよ」と言われていました。

これをどう攻略するかでよく言っていた言葉が、「統制を強化します」。効率化じゃないんです。（各社の担当者にとって）効率化はまだ先の話だと思っているんですよね。統制強化した後の効率化、今はそのフェーズになっているんですが、最初はみんな同じシステムを使って効率化をしていくということが大切です。

統制を強化していくことが大目的なので、これを言うとだいたいは「しょうがないか」という話になる。なので、この言葉を使っていただければいいかなと思います。

グループ間でバラバラだった会計システムを統合

導入してみた結果については、こういったかたちでほかの申請書や国内外で同じ図になって、方法も一緒になりました。

「AgileWorks」で運用したデータベース連携は、「ASTERIA Warp」でやっています。そして、つなぎになるところで会計システムに流したり、自動ファイルサーバーに保管したり、その他システムに連携したり、マスタを登録したりというのが両輪にあります。

なので、人の作業があったものがなくなったり、ほかのシステムに連携して効率化を図ったりが可能になりました。

では将来的な展開をお話しさせていただきたいなと思っています。複雑なんですが、ワタベウェディンググループで計画・実行していることがございます。こちらもWorkVision（ワークビジョン）さんにご協力をお願いしている案件です。

WorkVisionさんを選出させていただいた当時、もう1つ気になることがあって。ワークフロー登録をした後、会計システムがグループ間でバラバラだったので、それを統合したかった。そこも1つ、将来を見据えてWorkVisionさんに最初にお願いしたほうが可能性が出てくるかなと思っていました。今回、会計システムもこのように各社統合していこうという流れになっています。

このようにプロジェクトが走っている状況になっております。これをご説明すると、左側で入金とか仕訳、仕入れとあるんですけど、それを一度統合データベースに移して、人事給与を統合していった。会計システムにデータを流して、仕訳を連携するかたちで計画しております。

「AgileWorks」なら全社横断で活用可能

ここは詳しく図で示しているんですけど、ここの中に仕入れ情報があったり、統合データベースがあったりするんですが、ここに経費精算や請求書の入力などがあります。そういうのを会計システムで対応するというやり方もあるんですが、「AgileWorks」で金額を打ち込んで、統合データベースに入れて会計システムに連携させるという計画をしております。ここの部分で「AgileWorks」が出てくる。

もちろん販売管理のシステムもみなさまの会社にあると思いますが、一般的に普通の会社にあるような経費精算をシステムに落とし込んだり、仕入れを打ち込んだりという、会計に連携するところもない。

金額の仕訳をやらなくてはいけないんだけど、それは経理の人ではなくて、現場の営業さんにやらせたいんだという場合に、こういったフォームを作る「AgileWorks」があります。もちろん承認もあるので監査が通りやすいですし、仕訳連携をするので、拡張性があります。

最後になりますが、当社のSUNITEDという会社の情報システム部門が、6月に子会社化をしました。私もこの会社に出向していて、各所面倒を見ています。外部の会社さんも一緒に面倒を見ようみたいな会社です。

司会者：赤坂様、ありがとうございました。

(会場拍手)

「Office365」と連携させるメリット

司会者：ただいまのワタベウェディング様のお話で質問のある方はどうぞ

質問者1：「Office365」と「AgileWorks」を同時に導入なさったと思うんですけれども、「Office365」でシングルサインオンができるからということですが、ほかに「Office365」と「AgileWorks」の連携でやったほうがいいことはありますか？

赤坂：基本的にはシングルサインオンができるんですが、申請書で何が起きているかというのを、「SharePoint」にアドオンで4つくらいまで出せるものがあります。ガルーンを使われているお客さんはイメージがつきやすいと思いますが、「SharePoint」に管理をつけて、ポータル上の一部に「AgileWorks」のパーツが浮いている感じになります。

質問者1：ということは、それはアジャイルの機能で「Office365」の機能ではないですよね。

赤坂：どちらかというと「AgileWorks」の機能なんですよね。「Office365」の中に「AgileWorks」のアドオンがあるみたいな感じなんですよ。

質問者1：今、当社は「AgileWorks」を入れていて、「Office365」を入れようか迷っていたので。ちょうど今の環境だとアドオン自体は表示できているので、ほかに「Office365」ならではの機能があるのかと思いまして。

赤坂：「Office365」の話になっちゃいますけど、「Office365」に関しては他社さんにないような機能があって、ポータルもたぶんあると思うんですよね。費用対効果が出やすいシステムなので、そこの中でアジャイルとアドオンがあるのことって、「G Suite」さんくらいしか今はないかなと思っているんですけど。

日本企業さんって「Excel」を使われると思います。「G Suite」が最近値上げしたのもあったので、なかなか「Office365」さんに太刀打ちができないかなと思っていて。スプレッドシートで完結できる会社さんは少ないので、うちは「Office365」を入れさせていただいております。

総務を上手く説得する方法

司会者：ほかにご質問はございますか？

質問者2：うちも先ほどのお客様と同じように、WorkVisionさんから「AgileWorks」の提案があるんですが、御社と逆で会計システムからスタートしているんですね。それで、総務を説得する壁にぶち当たっています。困っているのが、部署間のパワーバランスです。うちのシステム上司が総務上司よりも弱くてですね。そういったときにどのように説得されているのかなと思いまして。

赤坂：うちの会社も各グループ会社でまったく方向性が取れていない状態だったので、「余計な費用を使っているんじゃないの？」と経営陣は思っていたんですよね。今は費用が見えるようになったので、直接経営陣に話にいったんですよ。

見えない費用ってあるじゃないですか。「この申請って通ってないんじゃないですか」というのを経営陣として受けると「そうなのか」という話になる。「『AgileWorks』をどうですか？」と言うと、スムーズにいったというようなかたちになりました。

上場されているかわからないですが、内部監査の方がいらっしゃれば、監査室からも言っていただくと総務も納得しやすいです。うちの会社の中では総務で声を上げる方がいなくて、難しいところがありました。でも周りから囲い込むというか、トップから落ちてきたうえで、さらに監査からそう言われるとなると、もう後に引けなくなって総務がやるしかない状態になります。当社ではそういったかたちをとっておりました。

質問者2：ありがとうございます。

問答無用で全社に導入、各社独自の運用は捨てる

司会者：他に質問はございますでしょうか。

質問者3：グループ会社、部署のあるところに展開しているというお話なんですが、やはり独特の文化とかルートが会社ごとにある中で、現在はどのように統制をとっていらっしゃるんでしょうか？　例えば新入社員が各社に入ってきたときに誰が入れてとか、どういう統制をとっていらっしゃるのか。

赤坂：運用は（全社で）揃えてもらう感じになりましたね。もう問答無用で同じ運用をしてもらうんですが、たしかに規定もけっこう違ったり、承認ルートが違ったりしていました。ただ、基本は統一して、各社独自のものは捨てるという方法を無理矢理とっていきまして。とはいえ、独特のものはちょっとはあるので、個別に対応したりとかはしていましたね。

質問者3：可能であれば、どれぐらいの割合で独自のものがあるのか教えていただけますか？

赤坂：といっても、そこまでは多くないですね。たぶん2、3フォームぐらいだと思いますね。

質問者3：それぐらいしか。

赤坂：はい。だと思いますね。

質問者3：わかりました、ありがとうございます。

目標はLINEのようなわかりやすいUI

司会者：ほかにご質問ある方はいらっしゃいますでしょうか。

質問者4：もう1件だけすみません、展開のところで先ほどうかがったんですけど、一般の利用者向けの展開で困ったことはありますか？

赤坂：そんなにはなかったんですけど、例えばiPhoneやLINEなどを使うとき、みなさんマニュアルはたぶん読んでないですよね。LINEを使っている方がほとんどだと思うんですけど、誰が見てもパッと開けばわかりやすいフォームにするというのを心がけていて。

操作も、入力できるところは何色にするとか、ユーザーインターフェイスをやさしくするといいますか。そういうのをパッと見でわかるようにして、申請してもらうというかたちを目指しています。それで「ログインとか承認をどうやってすればいいか」「添付ファイルどうやってつけたらいいか」などを説明すればいいのかなと思います。

どうやって打ち込めばいいのかって、ユーザーさんはあまり求めていない。承認が何件きているかとか、検索はどうやってすればいいとか、そういうのは説明が求められます。スタンダードな部分だけ資料展開をしたり、各所に説明しに行ったり、そうすることによってみなさんが納得がいくかたちになりました。

さっきあったように、「Office365」のほうで「SharePoint」上に出しているので、パッと見てもわかるようなかたちでクリックすれば出てくるようにすれば、展開もスムーズです。「操作がわからなくてダメ」という感じではなかったですね。

質問者4：なるほど。

属人化を防ぐためのフォームを名称で分ける

司会者：ほかにいらっしゃいますでしょうか。

質問者5：ワークフローとなると、承認のルートが各社さんでバラバラだったかと思うんですけど。

赤坂：はい、そうですね。

質問者5：そのへんはどのようにされていたんですか。

赤坂：フォームは統一したんですけど、ルートはどうしても統一できなかった。なので、ルートは各社さんの要望に揃えて組んでいくという事態が発生しました。よくあるのが迷路みたいなルートになること。これはメルパルクだったんですけど、稟議を書いて実施報告するのを、1つのフォームでやりたいって最初に言われてたんです。

そこってルートが複雑になれば申請書も複雑になってしまうので、運用が無理そうだなと思っていたんですけど、「AgileWorks」にとある機能があってですね。承認が通ったときにいっせいに申請を出すというものです。それをやることによって、稟議書が通って決裁が下りたら、その申請者に対して自動的に申請を上げられて、自分自身に承認が来ているように見えるんですよね。

それがぜんぜん違うようなルートになっていて、そこでルートとフォームを分ける感じで段階を踏んでいったりとかですね。あと、私は属人化するのがすごく嫌で、どうしても複雑になってしまうときは、フォームの名称を分けられるように選びました。そこは避けたい部分ではありますが、「複雑になるぐらいだったらフォームを分けてしまおう」という考えがいいような気がします。条件分布もできるんですが、そこまでやってしまうと、ほかの担当者がメンテナンスしにくいかなとは思います。それで、やっぱりフォームを分けるという方法になりましたね。

質問者5：ありがとうございます。

司会者：赤坂さま、ありがとうございました。

赤坂：ありがとうございました。

(会場拍手)