超アナログなアポ調整の時間的コストを92％削減　元受付嬢が生み出した、日程調整の自動化アプリ「調整アポ」

超アナログなスケジュール調整によって失われる無駄な時間

橋本真里子氏：みなさん、こんにちは。会議室予約から日程調整を自動化する「調整アポ」のご紹介です。

私は受付嬢のキャリアを活かしてサービスを作りました。

それがクラウド受付システム「RECEPTIONIST」です。RECEPTIONISTは通話を使わずに、ビジネスチャットなどを通じて担当者を直接呼び出すサービスです。

リリースから2年半で、導入企業は2,000社以上にのぼります。累計の受付回数は100万回を突破し、19年分の時間を生み出してきました。

しかし私はこのサービスを作りながら、そして自分がビジネスサイドに来てみて気づいたことがありました。それは、受付に来る前のやり取りも超アナログということです。

カレンダーとにらめっこしながら、PCやスマホで手動で日程を書き出す。同席者がいる場合はもっと煩わしいです。

また、来客の際には必ずと言っていいほど会議室が必要です。スケジュールを確認しながら空いている会議室も予約しなければいけません。さらに日程が決まったはいいものの、仮予定も手動で削除しなくてはいけません。これを忘れてしまって、結果的に会議室の空予約に繋がっています。

この流れを書き出してみると、こんなにやり取りが発生していました。

そこで「調整アポ」です。

複数ユーザーの利用かつ、会議室の予約までまとめて調整が可能

調整アポは、担当者がウェブ画面上で日時候補を選択し、お客様にURLを送ります。お客様はURLを開き、日時選択をするだけで日程調整が完了します。さらにカレンダーには自動で反映され、受付コードも同時に発行されます。

では、実際のデモをご覧ください。RECEPTIONISTの管理画面は、GoogleやOutlookと連携することができ、担当者を追加したい場合も、このように追加すると一枚の画面でカレンダーを見ることができます。

このように日時候補を選択しながら、同時に空いている会議室を予約していきます。日時候補をいくつか選択し、お客様のメールアドレスを入力し、これで送信完了です。Googleカレンダー側には仮予定として押さえられます。メールを受け取ったお客様はURLを開き、自分の都合のいい日時を選択し、自身の情報を入力します。

これで日程調整完了です。来客側には受付コードが発行され、カレンダー側には確定した予約のみが残ります。

他の日程調整との違いは、複数人かつ自社の会議室を含めて調整できるツールというとこです。そして受付コードも発行できるのでお客様はコードを入力するだけで受付が完了します。

お客様は先ほど受け取った6桁のコードを入力するだけで、担当者の一覧が確認でき、これで受付が完了です。ビジネスチャットなどを通じて直接担当者に通知が行くため、取次も必要なく、代理対応なども簡単に依頼できます。

オンラインミーティングの日程調整にも使いやすいアプリも開発

この調整アポの利用料ですが、RECEPTIONISTをお使いの企業様であれば無料でお使いいただくことができます。

この機能を使うと、日程調整にかかる時間コストもこれだけ削減することができます。取次の人件費に加えて、アポ調整にかかる人件費を圧縮し、有効時間に稼働を割くことができます。

この機能は昨年12月にリリースしましたが、順調に利用数も伸びています。

また、私たちは日程調整専用のアプリを開発しています。このアプリはRECEPTIONISTのユーザーでなくても調整アポを使うことができます。働きかたが多様化する中で、オンラインのミーティングも増えています。そこでも日程調整は必要です。自分が応募する際や、会食の際の日程調整にも使えます。

そして、今までビジネスチャットやメールでしか通知を受けることができなかったRECEPTIONISTですが、このアプリで来客通知も受けられるようになります。画面上にカレンダーが表示されます。調整したい時間枠を選び、タップして日時を選択しながら会議室を予約することも可能です。いくつか選択し、これをメールやURLなどでお客様に送信をします。

私たちがどうしてこのスマホアプリをやるのか？　それは調整アポを使っていただくことで、導入企業の来客者の方にRECEPTIONISTを知っていただくことができます。また調整アポのスマホアプリは個人的に利用することができるため、個人間の日程調整をしていただくことで、さらに認知をあげていきます。

さらには、「調整アポを使っているから受付システムはRECEPTIONISTを使う」という流れを作ることができます。

RECEPTIONISTがやるからこそ価値提供ができる。それが調整アポです。日程調整から受付までをシンプルに効率化します。

本日はありがとうございました。

（会場拍手）