超アナログなスケジュール調整によって失われる無駄な時間
橋本真里子氏：みなさん、こんにちは。会議室予約から日程調整を自動化する「調整アポ」のご紹介です。
私は受付嬢のキャリアを活かしてサービスを作りました。
それがクラウド受付システム「RECEPTIONIST」です。RECEPTIONISTは通話を使わずに、ビジネスチャットなどを通じて担当者を直接呼び出すサービスです。
リリースから2年半で、導入企業は2,000社以上にのぼります。累計の受付回数は100万回を突破し、19年分の時間を生み出してきました。
しかし私はこのサービスを作りながら、そして自分がビジネスサイドに来てみて気づいたことがありました。それは、受付に来る前のやり取りも超アナログということです。
カレンダーとにらめっこしながら、PCやスマホで手動で日程を書き出す。同席者がいる場合はもっと煩わしいです。
また、来客の際には必ずと言っていいほど会議室が必要です。スケジュールを確認しながら空いている会議室も予約しなければいけません。さらに日程が決まったはいいものの、仮予定も手動で削除しなくてはいけません。これを忘れてしまって、結果的に会議室の空予約に繋がっています。
この流れを書き出してみると、こんなにやり取りが発生していました。
そこで「調整アポ」です。
複数ユーザーの利用かつ、会議室の予約までまとめて調整が可能
調整アポは、担当者がウェブ画面上で日時候補を選択し、お客様にURLを送ります。お客様はURLを開き、日時選択をするだけで日程調整が完了します。さらにカレンダーには自動で反映され、受付コードも同時に発行されます。
では、実際のデモをご覧ください。RECEPTIONISTの管理画面は、GoogleやOutlookと連携することができ、担当者を追加したい場合も、このように追加すると一枚の画面でカレンダーを見ることができます。
このように日時候補を選択しながら、同時に空いている会議室を予約していきます。日時候補をいくつか選択し、お客様のメールアドレスを入力し、これで送信完了です。Googleカレンダー側には仮予定として押さえられます。メールを受け取ったお客様はURLを開き、自分の都合のいい日時を選択し、自身の情報を入力します。
これで日程調整完了です。来客側には受付コードが発行され、カレンダー側には確定した予約のみが残ります。
他の日程調整との違いは、複数人かつ自社の会議室を含めて調整できるツールというとこです。そして受付コードも発行できるのでお客様はコードを入力するだけで受付が完了します。
お客様は先ほど受け取った6桁のコードを入力するだけで、担当者の一覧が確認でき、これで受付が完了です。ビジネスチャットなどを通じて直接担当者に通知が行くため、取次も必要なく、代理対応なども簡単に依頼できます。
オンラインミーティングの日程調整にも使いやすいアプリも開発
この調整アポの利用料ですが、RECEPTIONISTをお使いの企業様であれば無料でお使いいただくことができます。
この機能を使うと、日程調整にかかる時間コストもこれだけ削減することができます。取次の人件費に加えて、アポ調整にかかる人件費を圧縮し、有効時間に稼働を割くことができます。
