kintoneで業務改善ができるのは社内だけ?
煩雑な権限設定なしで社外とのやりとりを効率化する「マイページhack」

株式会社ソニックガーデン

kintone hive osaka
に開催

2018年12月3〜4日、グランフロント大阪にて「Cybozu Days 2018 大阪」が開催されました。サイボウズ株式会社が毎年開催している本イベント。今年はテーマを「楽しいは正義」とし、全国4会場にて豪華ゲストによるトークイベントやセッション、展示などが行われました。本記事では、kintoneの可能性を広げるショートセッション「kintone hack」から、株式会社ソニックガーデン 森円花氏による講演の模様をお送りします。

提供:サイボウズ株式会社

コスパよく業務改善したいときに便利なkintone

森円花氏:よろしくお願いします。ソニックガーデンの森です。

今日は「もっと広がるカイゼンの輪」ということで発表させていただきます。トリということで、すごく緊張していますが、よろしくお願いします。

私は森円花と申します。株式会社ソニックガーデンで、業務ハッカーとして納品のない受託開発を行っています。お客さまのニーズに合わせて、最も投資対効果の高い業務改善を行うことをモットーにしています。

コスパよく業務改善がしたい。そんなときに便利なツールがkintoneです。

kintoneで業務改善を行ったお客さまに、「ソーシャルアパートメント」という賃貸を運営しているグローバルエージェンツさんがいます。

グローバルエージェンツさんは、既存システムをkintoneに変更しました。既存のシステムは費用対効果が低く、自分たちではシステムを変更できないという問題点がありました。

しかし、kintoneに変更することでまず、利用コストが下がりました。また、kintoneは業務に合わせてシステムを自分たちで使いやすく変えていくことができるので、業務もどんどん改善されるようになりました。

マイページを通して誰もが情報を得られるように

グローバルエージェンツさんは、そのようにして社内の業務を非常に効率化することができました。しかし、業務は社内の人たちだけで行っている訳ではありません。グローバルエージェンツさんには、賃貸の入居者や清掃業者など、kintoneを利用していない業務関係者がいます。

そういった人たちとは、kintoneで管理しているデータを、紙やメールなどを介してやりとりする必要がありました。kintoneだけでは、社内の業務しか改善できなかったんです。

それなら、みんなをkintoneに招待してしまえばいいのではないか? でも、kintoneに外部の人を招待するのは抵抗がありますし、kintoneの権限設定は難しいので設定が大変ですよね。できなくはないんですけれども、その後のメンテナンスなどを考えてもあまり望ましくないやり方だと思いました。

そこで、弊社では「必要な人に必要なデータだけを見せることができるマイページがあればいいんじゃないか?」と考え、実際にマイページを開発しました。

マイページはkintoneと連携しているので、入居者がマイページを通して行った編集や申請が、すべてkintoneのアプリにリアルタイムで反映されます。

こうして入居者とのやりとりが改善されました。入居者は、いつでもどこでも自分が見たい情報を見ることができるようになり、グローバルエージェンツさん側では、入居者から今まで紙やメールなどでもらっていたデータをkintoneに転記するという業務が必要なくなりました。

社内外まるごと業務改善

しかし、まだ問題が残っています。

そう、業者とのやりとりですね。

業者に対しては、入居者に向けて作ったような高機能な「マイページ」は必要ありませんでした。そんな時、役に立つのが「じぶんページ」というサービスです。

じぶんページは、kintone連携サービスであり、簡単な設定を行うだけで、kintoneのデータと連携したマイページを提供することができます。

設定次第で、じぶんページのユーザーそれぞれに必要なレコードだけを見せることができたり、レコードの新規登録や編集が可能です。kintoneのコメント機能も必要に応じて「じぶんページ」から使うことができます。

入居者には独自に開発したマイページ、業者にはじぶんページ。こうすることで、社内だけの活用だったkintoneのデータを、社外の人にも活用してもらうことができるようになりました。これまでは社内に閉じていた業務改善が、マイページhackをすることで、社外にまで広げることができたのです。

マイページhackで年間600時間の残業を削減

また、このマイページhackはほかにも応用できます。学童保育を運営しているChance For Allさんというお客さまは、じぶんページを使うことで、自分たちでマイページhackを行いました。

Chance For Allさんでも、kintoneを使うことで社内の業務は改善していました。しかし、保護者の方、つまり外部の人たちとのやりとりには紙などを使っていたため、ここで問題が発生していました。しかし、マイページhackをすることで、なんと年間600時間も残業を削減することができたんです。

Chance For Allさんは、この改善を自分たちの力だけで行いました。そしてNPOの大会で大賞を受賞しています。これまでは社内だけで活用していたkintoneのデータを、社外に展開することで、大幅な業務改善を進めることができたのです。

みなさんもマイページhackをして、業務改善を、社内だけでなく社外にも広げてみませんか? ゆくゆくは世界にも広げていけたらいいなという希望を背景に託して、発表は終わります。ご清聴ありがとうございました。

(会場拍手)

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