ITリテラシーゼロの会社にSlackを導入
創業133年、老舗ベンチャーの新入社員が請け負った大役

導入事例紹介-株式会社カクイチ

2018年12月11日、Slackユーザーの企業が事例を紹介する「Why Slack?」が開催されました。イベントにはSlackを導入しているスマートニュース株式会社、株式会社カクイチ、株式会社ゆめみの各担当者がそれぞれ自社の使い方を紹介。本パートでは、カクイチの鈴木琢巳氏と柳瀬楓氏が、創業133年の会社にSlackを導入する時の苦労をシェアします。

提供:Slack Japan 株式会社

創業133年の会社がSlackを導入した理由

鈴木琢巳氏(以下、鈴木):みなさま、こんにちは。株式会社カクイチの鈴木と申します。まずは、私から会社内容と導入のきっかけ、そして導入の目的をお話しさせていただきます。その後、柳瀬から現状どのように会社の中で導入を推進しているかという話ができればなと思っております。

我々の会社は創業が明治19年、ちょうど昨日で133年を迎えました。グループ総従業員数は600人、グループ総売上は350億円。事業所は日本で100ヶ所、日米3ヶ所に生産拠点を持っている主となる事業はガレージ・倉庫・そしてホースのメーカーであります。

ただ、新しいおもしろいことをたくさんやっている会社で、老舗ベンチャー企業と自称しております。このグループ概要を見て、みなさんは「えっ」と思うかもしれませんが、我々は木火土金水という陰陽五行の事業しかやりません。(陰陽五行説は)宇宙の成功の法則と中国では言われております。

もともとは(スライドの「水」を指して)ホース事業をやっておりました。その後、37年前の昭和56年に、物置やガレージを農家さんに製造・全国のショールームで展示販売し自分たちで施工をしアフターまで行うメーカー事業……いまで言うユニクロさんと同じ垂直統合型のビジネスモデルを作りました。儲かるときには儲かるんですが、赤字のときは大赤字という状況でした。

ですから、飛び地のミネラルウォーターの事業、セラミック事業、ホテル事業、その後に自分たちの財産、お客は農家さんであるということで、5年前から全国の農家さんの屋根をお借りして太陽光事業を立ち上げました。今ではおかげさまで、1件あたりの発電量は6キロワットとわずかですが、15,000ヶ所と、世界で一番多くの小さな発電所を持つ企業になりました。

この、すべての会社のリソースを全て集結させて、なにに投じているかと言うと、「日本を農業で元気にする」ということで、(スライドの「木」を指して)農業改善事業、ナノバブル事業を会社全体を通してやっております。

導入のきっかけは……いままで我々はトップダウン式でした。オーナー企業という特性もあるんですが、言われたことしかやらない。一番下にいくと「いや、聞いてない」「そんなことは知らなかった」とが多々ありました。

それでは伝わらないので、管理職の人が1対1でコミュニケーションをやると、これは、1人ではなかなか限界があるんですね。テニスと同じで、来た球を打ちまくらなくてはいけないです。これは組織がどんどん大きくなってくると、限界を迎えます。

次に管理職の下の所属長をハブにして、末端まで情報を浸透させようと試みました。権限移譲したんですけど、できる人とできない人がいるんですよね。だから末端が死んでいく事業部もありました。「これもダメだね」ということで。

Slackで三角ネットワーク実現を目指した

鈴木:その次は、とにかく三角ネットワークを無数に作ろうと、それもデジタルでやろうと考えました。これが一番合うのが、Slackだと判断しました。いま、会社の戦略でやっていることです。我々はコテコテのザ・日本企業で、本当にITリテラシーゼロの会社といっても過言ではありません。

この前、HRテックの会社さんから取材を受けたところ、題名が「ITリテラシーゼロの会社が、HRテックを使いこなせたワケ」というような。「なんて失礼な!」と思いましたけど(笑)。3年前の役員会では、Amazonをアマゾン川だと思っている役員が半分くらいいました。……ここ、笑うところなんですけどね(笑)。

(会場笑)

「それじゃあ、時代に取り残されるよ」ということが会社のお題としてあります。会社の大きなテーマとして、デジタル化を掲げておりますので、半年前からメールもGmailに変えて、とにかくスプレッドシートで作業を見える化しようとしました。共通脳を作ろうということで、GmailとG Suiteを導入しました。

次にSlack。とにかくコミュニケーションの頻度を上げる効率を上げることを目指しました。そこでとにかくチャットをガンガンやろう(と決めました)。

我々はもともとリアル(の長所)を持っている会社なんですね。店舗や対面などは得意ですので、そこはなくさないようにしようということで、「ところでさぁ……」というSlack上での問いかけに対して、朝に「あれどうだった?」と、リアルでのスタンディングミーティングを5分間やっております。なので、会議はほとんどやらない会社になりましたね。

次にKPIのチェックを日々しておりますので、その日の夕方に「アクセス数がどれくらい増えた?」というKPIを達成したか・達成しなかったかを確認します。

今これからは「Unipos」という相互感謝システムを導入しました。最後に目標達成できたことを相手に感謝のポイントデジタルで送りあう。これで、一連の課題をクリアするという(ことが目標です)。このサイクルを仮説検証したことでアナログの上に、デジタルが乗り、効果と効率を上げることで、PDCAを高速化させ、1つの共通目標にそれぞれの事業部がフロー型の組織に変革をしている最中です。

ここからは柳瀬から現状をお話ししてもらいたいと思います。つい最近、やっと有給休暇が取得できた入社半年の新入社員に(任せて)、このITリテラシーゼロの会社に(Slackを)浸透させている。なんてひどい会社だと言われますが(笑)。ぜひ生の声を聞いてください。

カクイチは電話とFAXが主流だった

柳瀬楓氏(以下、柳瀬):ITリテラシーゼロの会社に入ってしまった新入社員の柳瀬です(笑)。

(会場笑)

先ほどのAmazonの話から、弊社がどれくらいITリテラシーがないのか、はご想像いただけているかと思います。しかし「Slackを入れたんだし、リテラシーを持ってるんじゃない?」と思っている人もまだいらっしゃるかもしれませんので、もう少し説明します。

ショールームを全国に展開しているのですが、私が新入社員で入って一番衝撃的だったことは、そのショールームにWi-Fiがないと言われたことです。インターネットがない生活をあまり送っていない世代なので、「Wi-Fiがないってどういうことなんだ?」「この人たちはどうやって連絡を取って仕事をしているんだろう?」ということをまず疑問に思いました。

さらに衝撃的だったのは、個人メールとiPhoneが導入されたのが2年半前(だったこと)です。それまでも一応、ケータイは支給されていたようなのですが、電話しかしていなかった。

ですので、(連絡手段は)本当に電話とFAXで、机の上は紙だらけ。いまもSlackでPDFを送っても「印刷してくれ」と言われるような紙文化がガッツリ残っている会社です。

とことん丁寧にSlackの使い方を伝えた

柳瀬:そこに「(Slackを)ぶっ込め」と言われました! 「ちょっと待ってくれ」と。まだiPhoneさえ使いこなせていない社員がたくさんいるこの状況、「AppleIDがわからない」「パスワードがわからない」。(iPhoneの中から)App Storeのアイコンさえ見つけられない社員さんがたくさんいる中で、どうやってこの会社に「Slackを放り込め」と言うのだろうと。

ほかのテック系の有名企業の社長さんからも「カクイチさんは無理でしょう」と幾度となくお声をいただき、至極真っ当な意見だなと思っておりました。

ただ、(Slackを)契約してしまいまして……。

(会場笑)

私としては、Slackを導入しなきゃしょうがない状況になってしまいました(笑)。そこで、腹をくくりました。「使えない」は当たり前だと。どうあがいても、いきなり「使ってください」と言っても、使ってもらえないのは当たり前。

ならば、とことん丁寧に、とことん伝える。そして、使えるまで寄り添う。これをすれば使えるようになるだろうと。自転車と一緒です。自転車に乗れない子を乗れるまでずっと支えてあげるのと一緒で、寄り添えばいいのではないかと。

ただ、弊社は正社員がグループ会社を除いても250名ほど在籍し、パートさんは100人くらいいます。全国に展開しているので、北は仙台から南は熊本まで営業所があります。一堂に会して1対1で教えるなんてことはまずできません。

ITアンバサダー制度をつくった狙い

柳瀬:じゃあどうしようと(いうことで)、拠点ごとに味方を作ることにしました。営業所に社員がいる。そこにいる全員に教えることは難しいけれど、そのうちの何人かだけになら教えられるのではないか。ならば、その何人かに絞って教えて、あと(の人たちに)はその人たちから教えてもらおう。(そう考えて)ほかの人に広めてもらうことにしました。

そこで「ITアンバサダー」という制度を作りまして、各拠点につき2名選出しました。ここからSlackの導入を進めていったのですが……このITアンバサダーを選ぶのにとても気を使いました。

(ポイントの)1つ目はアンバサダーを2名選出したことです。Slackはコミュニケーションツール(としての)、チャットツールが一番主な使い方なので、1人だと送る相手がいなくて使えない。だから、どうあがいたって広まらないんです。だから2名選出しました。

2人いればやり取りができますし、2人の間で使ってもらえるので、その使う様子をほかの社員みんなが見れる。2人で相談することもできるし、2人で徒党を組んで1人を狙い撃ちすることもできます(笑)。

もう1つ(のポイント)は、女性を味方につけたことです。弊社は各営業所に女性の事務スタッフがおり、またショールームのスタッフは基本的に女性、という体制をとっていますので、女性が会話の中心になっていることが多かった。だからまずは女性を味方につけて、この人たちに使ってもらう。

そうしたら、お母さんのような感じで「あなたも使いなさいよ」と言ってくれたり、女性同士のやりとりをほかの職員に見せて、「これをしているなら、僕たちも乗らなければいけない」という気持ちにさせたりと、彼女たちが持つ影響力にかなり力を貸していただきました。

実際に私たちの会社がどうやってSlackというこのハイテクなアプリを入れていったか。Zoomのアプリを使いました。いわゆるテレビ電話です。

テレビ電話を使って、画面越しにでもITアンバサダーの人に会って、そこで伝えました。ある種の人海戦術です。会いに行くよりはお金もかからないし、時間も節約できます。

Slackの導入を進めていくにあたって一番気をつけていたことは、とにかく丁寧にやること。置いていかないということです。最初の1歩目は、どうしてもつまずきやすいですし、苦手意識を持ちやすいポイントだと思います。勉強などでも、そうだと思います。

新しいアプリを使う段階で、最初に苦手意識を持たれてしまうと、きっとほかの人にも広げてもらえないと思ったので、ITアンバサダーの人には、とにかく使ってもらうことを心がけました。

ですので、テレビ電話を使って説明する際にSlackのアプリをダウンロードしてもらって、私にメッセージを送る(ところ)までやってもらいました。そうすることで、アプリをダウンロードすることや、コメントを打つこと、プロフィールを設定することなど、最初につまずきやすいところも、私がテレビ電話で実際に画面を見せながら対応できます。

ここまでやれば、あとは使っていただくだけです。チャットとして使ったり、写真をあげたり。自分の手で1度使ってもらえれば、「こんな難しいものを入れやがって」と思われていたとしても「自分が使っているLINEと同じようなものだな」と思ってもらえるはずだと信じ、実際に使ってもらうことを重視しました。

「謝らないこと」で得られた効果

柳瀬:もう1つ気をつけていたことがあります。それは謝らないことです。忙しい社員の方々の時間をもらっているわけですから、「いや~、こんなことをしてしまって本当に申し訳ないんですけど~」と、下手に出がちだったんですね。

もちろん下手に出ることも気をつけていたポイントではあるのですが、正直謝られてアプリを使いたくなるか、この道具を使いたくなるかと言われると、そうじゃないと思ったのです。

謝られても、「謝られるようなものを、私たちは使わなければいけないのか」と思うのではないか。そこから実際に「使ってください。広めてください」というのはどうしても厳しいと思いました。人というものは「ごめんなさい」と言われるよりは「ありがとう」と言われたい。「ごめんなさい」と言われるより「ありがとう」と言われたほうが「使いたい」と思えますよね。

「今日は話を聞いていただいて、ありがとうございます」から、「アプリ、入れました? ありがとうございます」まで、とりあえず褒め殺しにしました(笑)。

誉め殺しと言っても、自分の「ありがとう」も、本当に「ありがとう」と思って言っています。そこを一番気をつけていました。自分が「ごめんなさい」と1回言ったら、「ありがとう」と2回言うくらいの勢いで、とりあえず「入れてくださってありがとうございます」「使ってくださってありがとうございます」。Slackを使うことにマイナスイメージを絶対に持たせないことを導入時に心がけていました。

1ターン目が終わってからもSlackTrainingというかたちでSlackのカスタマーサクセスの方と一緒に共同でトレーニングを実施しました。Zoomをつなぐのに15分くらいかかるんですけど(笑)、Zoomで8営業所くらいつなぎ、トレーニング用のチャンネルを作りまして、そこでより詳しい説明と使い方を伝えました。

これはSlackへのハードルを下げるということに加え、楽しい使い方ができると伝えることで、導入から広めるまでのハードルを下げ、「Slackを使うということは楽しいことでもあるのだ」とプラスのイメージを持っていただけるように工夫していました。

今後の展開として「ITアンバサダーParty」を企画しています。オンラインで集まっていたメンバーがリアルにつながる場を設けます。苦情もくるでしょうけど、「こういうことはできないのか?」「こういう使い方をしているよ」ということで、交流してもらう。いままで営業所内に広めるという、苦楽を経験してきたメンバーで話してもらえればと思っています。

共有のハードルをどうやって下げたのか

柳瀬:Slack導入の効果については……先週に1回目のSlackトレーニングが全営業所で終了した段階なので、実際は導入がやっと完了したくらいです。

ほかの会社さんではアプリ連携やbot開発がすごく進んでいますが、(弊社では)本格的に稼働し始めているのがいまの状況なので、そこまではいっていないです。Slackを導入したことで、いま感じている効果をお話ししたいと思います。

共有のハードルが下がったのが、私が一番感じているポイントです。共有は、オープン化という言い方をすると思うんですけど、Slackのツール文化が持っている一番大きなものだと思います。

ただ共有は、所員のハードルというか、一番反感を買ったポイントでもありました。それまで、電話やFAXなどでずっとやってきた人たちですし、日本企業です。

それまではどうしても情報で役割がついていたり、格差や階級がついていたりしたので、「なんでこの情報を出さなあかんねん」「なんで共有しなあかんねん」「全員に見られるなんてそんなの嫌だわ」と言う人もいました。

もちろん特許や人事、お金などの情報を全員に知らせることはできない。だけど、そのほかの情報で隠さなきゃいけない情報は本当にあるんでしょうか? ということを聞いて、「あまりないと思うんですよね」という答えをもらいました。そのハードルをがんばって取り払って「1回とりあえず使ってみてください」「共有してください」と言いました。

実際に共有していくと、共有することで喜びが倍になることは(あります)……例えばうちの場合だと、ガレージを売っている会社なので、「このガレージを売りました」と言ったら、ほかの人からリアルで「おめでとう!」とかリアクションが来たりします。

成功体験も失敗体験もすべて共有されるので、そこでいろいろなアクションが生まれます。例えば、施工写真などをあげたりするんですけど、「ここはどうなっているの?」と、その場でほかの人の視点が入ることで、自分も新たな発見ができます。

トップダウンの文化がいい方向に働いた

柳瀬:また、ほかの営業所のタスクも見れるので、ほかの営業所がどういう案件をやっているかがわかります。どういう仕事の仕方をしているのかを、自分から取りに行くことができるようになりました。

常に共有をしているので、管理者の人たち、(階級が)上の人たち、判断をしなきゃいけない人たちにも常に情報が流れます。そのため、判断に必要な情報が集められやすくなり、そこで意思決定のスピードがかなり上がりました。

我が社には、もともとリアルなコミュニケーションが強固にありました。実際にお客さんに会ったり、所員同士で会って話して、FAXを送るような、リアルなコミュニケーションがありました。

そこにSlackやUnipos、Googleのツールなど、デジタルなツールを入れて、リアルとデジタル両方の面でコミュニケーションを取ることで、より強固になり、より顔が見えるようになりました。

リアルで会って、Slackで日々やりとりして、またリアルで会う。所員は営業に出ていますので、正直毎日頻繁に顔を合わせられるかと言ったら、そうではありません。ただSlackがあることによって、その日に会えなくてもその場で共有できる。

営業所に帰ってこないと見れなかったFAXの書類などが、Slackで共有できるようになったので、営業マンの移動距離や拘束時間もいまは減少傾向にあります。

最初はどうしても上から押し付けられたような感じで使ってもらっています。トップダウンの企業だったので、もともと上から言われたことはしてくれる文化もあったんですよね(笑)。

それが今回いいように働いたなと思います。ただ、これだとずっとは続かない。やはり面倒くさくなったら、どんどん淘汰されていきます。

そこで「私たちが私たちのためにSlackを使おう」と思ってもらえることが、いまの私たちの使命だと思っています。導入は一度終了したので、これからアプリ連携などを加えて、社員たちが能動的に使えるようにするために、私たちは必死にSlackと仲良くなろうとしております。

物理的な距離はあれど「同じ部屋で働いている」

柳瀬:私たちがSlackを導入して目指している世界は、「全員が同じ部屋で働いている」というものです。営業所が各地にありますので、どうしても距離が遠くなりがちです。でも、そうではなくてせっかく同じグループ会社で働いているのだから、その全員が実は同じ部屋で働いている。

物理的な距離は離れているけど、隣には同じ仕事をしている仲間がいて、そういう人たちと情報交換をすることによって、自分たちをもっと高めていく文化を作り上げていくために、Slackはかなり大きな役割を担っていると感じています。

Slackは言ってしまえばただのツールです。もちろんオープンな文化を内包していますが、使うのは私たち自身です。正直、これだけのITリテラシーで導入できたので、導入だけだったら日本全国の企業ができると思っています。だって、3年前はAmazonのことをアマゾン川だと思っていた人が半数いた会社ですからね。思い出してくださいね。

導入はどこでもできると思っています。ただ、導入していくにあたって私が一番引っかかった部分は、実はITリテラシーがない、Apple Storeがわからない、パスワードがわからない部分ではなくて、「なぜ共有しなきゃいけないの?」というマインドの部分だったわけです。

これから、もしSlackを導入される企業さんがいらっしゃったとしたら、共有できるか、オープン化できるかが導入に関しての一番の障害になっていくと思っています。いま、まだうまく使えていない営業所があるんですけど、これは我が社が抱えている課題だと考えています。

ただ、これを解決できれば、共有化できれば仕事のスピードは一気に上がっていきますし、所員のやりとりやコミュニケーションもさらに強固になっていくというのは自分の部署でも実感していますので、それを乗り越えられたらすごくエネルギーを持ったものになるだろうと確信しております。

以上になります。ご清聴ありがとうございました。

(会場拍手)

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