kintoneと他システムを連携

四宮靖隆氏(以下、四宮):私、株式会社ジョイゾーの代表の四宮と申します。弊社は東京に事務所があるのですが、kintoneしかしていないkintone専業のSIerです。

今日、仙台で初めての開催ということで、実は(会場)入口にサイボウズ商店があったかと思うんですけれども、実は仙台初出店です。青野(慶久)さんのサインがある本はここしか買えませんので、ぜひ帰りにみなさんお買い求めになってください。

本題に移ります。まずkintoneは、業務システムを簡単に作ることができるのが1つの大きなメリットだと思います。

もう1つは、やはりクラウドサービスで、APIという技術を使ってさまざまクラウドサービスとデータ連携をすることができる。このデータ連携をしていくところは弊社でもいろいろ相談をいただきます。

この「他システムと連携をする」ところのニーズは軸が2つあるんですけど、1つがkintoneからほかのシステムに連携をすること。例えば、kintoneでタスク管理をしていて、期限日をGoogle Calendarに入れたい。売上管理で、決まった案件情報を仕訳データとしてPCAクラウドに入れたいという流れ。

もう1つは、他システムからkintoneの流れです。例えばSansanで顧客管理をしているものをkintoneの顧客管理と定期的に同期をさせたい、もしくは「コラボフロー」というワークフローのシステムを使って承認された契約書をkintoneの契約管理に入れたい。こういったさまざまなニーズがあります。

これAPIを使えば確かにできるんですけれども、やはり課題があるんですよね。どうしてもデータ連携は個別要件になってくるので、カスタマイズをしなければならない。そうすると、もちろんそれに対して費用もかかる。改修や機能追加があったときも、費用がその都度発生してきてしまう。

こういったデメリットがあるんですけれども、それが今はこの業務フロー自動化サービスを使うことによって解決ができるようになっている。

「Microsoft Flow」とkintoneを連携

四宮:今日1つご紹介したいサービスがこの「Microsoft Flow」というサービスです。これはさまざまなサービスを組み合わせて、すべてブラウザ上で設定できるのですが、定形作業を自動化できる。要はさまざまなサービスをブラウザ上で設定するだけでデータの連携が簡単にできるんですね。

こういったものがいろいろアダプタとして用意されているんですよね。例えばGmailで受けたメールをそのままDropboxに入れる。もちろんkintone用のアダプタも用意されています。

さらに価格が非常に安い。あとは無料のプランもあって、簡単な業務フローであれば本当この無料プランでぜんぜんできてしまうんですね。

今日はデモを見ていただこうと思うのですが、kintoneでタスク管理をして、締切日をGoogleの予定として登録をする。この連携のデモをご覧いただこうと思います。

ステップとしては、Flow側の設定は本当にこの2ステップだけなんですよ。kintone側のデータを受けます。そして受けたデータをGoogle Calendarに登録する。1個1個がkintoneの項目ですね。フィールドになっていて開始日に開始時刻と終了時刻と締切日入れたり、タイトルに優先度と件名を入れたり、こういった設定をしていく。

kintone側の設定、これは1箇所だけなんですよ。Flow側で発行されているURLを、kintoneのWebhookという技術を使って、このURLをkintoneに登録するだけなんです。こうするだけで、kintoneでなにかレコードが登録されたら、その登録されたデータがMicrosoft Flowに流れていく。それであとはGoogle Calendarに登録されるという流れができるんですね。

実際に画面を見ていただこうと思うのですが、こういったkintoneのタスク管理があります。今度はFlow側の設定ですね。Flow側の、さきほどご説明したとおり、受ける処理と、その受けたデータをGoogle Calendarに登録する処理。もうこの2ステップだけですね。これを保存します。

Google Calendarをまず少し見ていくと、じゃあ5月10日は今なにも入っていないと思います。実際にタスクを登録。kintoneのタスク管理開いて、タスク名が入っています。「講演資料作成」。優先度などですね。

期日には、締切日に「5月10日」と入っています。「締切厳守」のような内容を入れておく。保存します。

この今のタイミングでFlowにデータが渡ったんですね。あとはFlow側でGoogle Calendarに決められたルールでデータが登録される。これを見ていただくと日付が入っていますね。日付も入って、内容も入っています。

さらに、ここにkintoneの該当するタスク管理のレコードのURL、これも自動的に貼り付ければ、これを押せば該当するタスク管理にそのまま飛んで、そのあとの処理を行える連携のフロー。

これは本当にこれぐらいの連携であれば、たったの数分ぐらいで設定ができる。そういったことができるようになっているので、Flow、先ほども言ったとおり無料で使うことができますので、ぜひともご活用いただければなと思います。

私からは以上となります。ありがとうございました。

(会場拍手)

プラグインを利用すべし

伊佐政隆氏(以下、伊佐):ありがとうございました。まさにkintone hackという感じで。これがkintone hackになります。今もちょうど5分。20秒ぐらい余りましたかね。

四宮:20秒ぐらい余りましたね。時間を守る男です。

伊佐:サイボウズ商店の紹介をして20秒ぐらい余るという。

四宮:ええ。それも踏まえてデモしたんで。ずっとさきほどから。

伊佐:なるほどね(笑)。そういうかたちで5分間のなかでご紹介いただきます。今日はMicrosoft Flowを使ったデータ連携をご覧いただいたのですが、四宮さんからもありましたけど、最近のkintoneのカスタマイズは少し違うんですよね。

四宮:そうですね。やはり昔みたいにすべて一から要件をうかがうなどのかたちで、時間もかけて作っていって、できあがったものに対して「これ以上改修したら、また少しお金と時間がかかっちゃいますよ」みたいな今までの流れとは違うやり方ですね。

伊佐:そうですね。もう1つ、プラグインという機能もあって、カスタマイズしたものを管理機能とセットにしてkintone上でお客様に売るサービスがあるんですけど。

四宮:そうですね。

伊佐:それもたくさん作っていらっしゃる。

四宮:うちではプラグインをいろいろ出しているので、例えば条件に応じてkintoneの必須を設定しています。例えば売上で、状態が見積もり中から受注になったら、受注は必須にしたり、そういった業務がよくあると思うんですけど、そういったものをうちのプラグインを使っていただくと自分たちでそういう設定ができて使える。

伊佐:そうですね。このフィールドがこの状態のときに必須にするという。設定画面とセットでお渡しするカスタマイズプログラム、プラグインがあるので。

四宮:月3,000円で。

伊佐:あ、なるほど。宣伝入っちゃいましたね(笑)。

四宮:30日間無料。

伊佐:そうですね。こういうものも使うと、今までのカスタマイズとは少し概念の違う、本当に機能を追加する、手軽な使い方もできるので、ぜひいろいろ勉強してみていただきたいなと思いました。ありがとうございます。

四宮:ありがとうございました。

伊佐:じゃあ、ありがとうございます。

四宮:ありがとうございます。また。

(会場拍手)

kintone導入、問題の根本を揉む

熊谷美威氏(以下、熊谷):みなさん、こんにちは。スマイルアップの熊谷と申します。

うちの会社は、私を中心に、少人数で運営している会社です。ITのコンサル、それからサポートをやっている会社で非常に小さいです。でも、サポートは人数が必要なので、外部の会社とまるで社内にいるかのように連携して対応しています。

私、実はプログラムがまったくできません(笑)。hackといっても技術的なことをここで私は披露は一切しません。

誰でもできる大切なポイント。とくに今「kintone、失敗するかもなぁ」と思っているような方、ぜひ聞いてください。それから「もっと圧倒的な効果を出したい」「劇的に変えたい」「こういうふうなことをぜひやりたい」という方、よく聞いてください。

質問なんですけれども、みなさんここでもっとkintoneをフル活用したいと思う方はどれぐらいいらっしゃいますか?

(会場挙手)

ほとんどですね。ありがとうございます。

では、そこのポイントがわかります。とくに運用のポイントですね。kintoneで大事なのは導入ではないんですね。運用なんです。私自身は、kintoneの導入例としては、約22業種と56社。まだそんなに多くはないんですけれども、けっこう徹底的に運用に関わっています。

そして2016年、ヤマウチさんにもお世話になっております。kintoneを導入して、お手伝いしております。それから京屋(染物店)の導入をお手伝いして、かなり根本を揉んでいますね。

それからヤマウチさんの事例。なにが劇的な変化かと。指示ゼロ経営とIT化を低予算で実現しているってことなんですね。10分の1に予算を圧縮しています。

それから京屋さんの事例はなにが劇的な変化だったか? 風土が変わっているんです。びっくりしました。「働き方の改革はまさにこれだ!」。蜂谷(悠介)さんは、ミスター働き方改革です(笑)。

本当に驚きました。生産性が5倍になっているんですよ。根拠はなにか? 売上は前年度比1.25倍、そして残業は約4分の1。単純計算ですね。この単純計算すると5倍。全体で考えると2倍以上には少なくともなっているんじゃないですか。

考えてみてください。1人で2人分ずっと働き続けるんですよ。驚きですよね。kintoneだけでそれがなぜできるのか? これを私は研究しています。

それから先ほどの辻野社会保険労務士事務所の辻野先生のところもやはりそうですね。この根本の部分を揉んでいます。劇的変化については、生産性が200パーセント。これは同業他社との単純比較で目安ではありますけれども、もうずっと200パーセントで動いている、そういう印象を私は受けていますね。

そして働き方改革。ITの働き方改革は残業が減ることではありません。働き方の多様性ですね。人・場所・時間からの解放。これが働き方の改革、まさにそうだと思います。

kintone導入時の種類4つ

熊谷:そしてkintone導入時の種類はこの4つがあります。長期改善型。毎日うちでは毎回訪問してシステムを構築していく。誰かと一緒にやっていく。

システム置き換え型。今使っているExcelをそのままkintoneでやりましょうという方法ですね。

それからパッケージ導入型。作成済みのkintoneアプリがありますから、それをどこから買うか・もらうかする方法ですね。

フルスクラッチといって、一から作る方法。今はだいぶ少なくなっているんですけれども、こういったものがあります。この一番下のフルスクラッチ型はkintoneに向いていないからやめたほうがいいですね。

システム構築のステップ。ここが今日の一番のポイントですよ。ステップ1、ビジョンの明確化。将来像をどのようにするか。ここをしっかり考える。

ステップ2、仕組み化するということですね。みんなやっているのは、だいたいここなんですよ。ここだけで終わっているから圧倒的な成果が出せないんですね。

ここをしっかりやったとしても、もっと大事な部分は運用なんですよ。この運用をどうするか? 現状把握、徹底把握ですね。実は今までの事例はすべて現状把握がうまくいっているパターンです。

それからその前の目的。なんのためにするか? ここを徹底的に揉んで出るんですよ。だから使えば使うほど、自分たちが望む姿になっていくんですね。

逆に売上を上げるためにだけに、kintoneのシステムを組むとどうなるか。売上が上がれば上げるほど、忙しいだけの毎日など苦しい未来が待っているかもしれないんですよ。そうじゃないんですね。この目的が大事なんです。

それから分析。その結果、分析して改善して、ここで初めて徹底活用になるんですね。そして成果が出ると。

上の3つのステップを正しくやってれば正しい成果が出る。当たり前の話ですよね。かけ算なんですよ。実はステップ2だけ一生懸命やっているものですから、ステップ1が、3が抜けているんです。

とくにステップ1が抜けているケースが非常に多いですね。このステップ1をめんどくさくてもしっかり揉むことが一番大事なポイントです。ここを揉まずにいくらシステムを構築してもなんにもなりません。

でも目的をしっかり考えて揉んでいくと、オセロがパタパタと変わるようにすべてが簡単に変わっていきます。これが一番劇的に変わるコツとなります。以上になります。ありがとうございました。

(会場拍手)