バラバラのExcelを一括で管理
エコー電子工業の営業3人衆が成し遂げた業務改革

システム業界の「灯台下暗し」を解決せよ

kintone hive fukuoka vol.2
に開催
業務の中でkintoneを活用しているユーザーが一堂に会し、kintone活用のコツをそれぞれの視点で解説するイベント「kintone hive」。2018年3月7日、福岡県で開催された「kintone hive fukuoka vol.2」では、日ごろの業務でkintoneを活用しているユーザーが集い、さまざまな事例を紹介しました。本パートでは、エコー電子工業株式会社の倉元恭平氏が登壇。現場でkintoneをどのように活用しているか、具体的な実例を語ります。
提供:サイボウズ株式会社

「システム業界の『灯台下暗し』を解決せよ」

倉元恭平氏(以下、倉元):エコー電子工業の倉元と申します。よろしくお願いいたします。前段の事例、すごい良かったです。kintoneへの愛情あふれる感じがすごく伝わってきました。私もその愛情を、今日しっかり伝えたいと思いますので、よろしくお願いいたします。

ミッションは「システム業界の『灯台下暗し』を解決せよ」と題しまして発表させていただきます。よろしくお願いたします。

まず、自己紹介なんですけれども、その前に少しだけ。先日、2人目の子どもが生まれて、上が2歳で下が2ヶ月です。昨夜、妻と家に帰ると、上の子が熱を出してしまって、38~39度くらいだったんです。それで、5時ぐらいまでお守りをしてたので、睡眠時間が1~2時間ぐらいで今この場に立っているんですけど、ぜひ最後にご意見いただければと思います。

私はエコー電子工業のソリューション営業部として、社会人7年目です。「装備」ということで、先ほど少しご紹介した家族。装備と言うとおかしいですね。妻と子どもが2人います。

ローン。家にしようかな、ローンにしようかなと思ったんですけど、自分のものじゃないので、マイホームを1年前ぐらいに買いました。

この時期、花粉症になってます。声、しっかり出てますか? 大丈夫ですか? イケボと@書いてます。イケてるボイスらしいです。睡眠時間が短い、花粉症、イケてるボイス。プレゼン後、みなさんに、イケてるボイスだったかをぜひ評価いただければと思います。

今日5時まで寝かしつけようとしたんですけど、ぜんぜん子どもが寝なかったんです。イケてるボイスかなと思ったんですけど、子どもにはたぶん評価が良くなかったので、みなさんに評価いただいて自信を付けたいと思いますので、よろしくお願いいたします。

自称「BIスペシャリスト」として

私は、データの活用を支援する「BIツール」、ビジネスインテリジェンスで、データを使ってお客さまにアウトプットしています。九州では40社ぐらいの導入実績がありまして、自称BIスペシャリストと呼んでおります。会社の中でBIをかなり売っているので、社長に「自称BIスペシャリストと名乗っていいですか」「いいよ」と言ってくれました。

名刺にも自称「BIスペシャリスト」と書いてますので、ぜひ名刺交換したときは、一回はいじってください。この流れがだいたい来るので、よろしくお願いいたします。

会社概要になります。エコー電子工業と申しまして、設立は1963年の4月になります。50年強やっている会社になります。本社は福岡の東比恵というところにあります。ICTの企業として、お客さまにICTを通じて、業務の効率化とか売上の拡大をご支援する会社になります。2,000社の導入実績を誇る老舗という、ITベンダーとしては長くやっている業種となります。

では、なぜ「灯台下暗し」なのか。ふだん、サイボウズさんのGaroonやkintoneなどを使って、お客さまにICTでの業務の効率化を提案しています。しかし、自社内の業務効率化ができていないんです。これはまさに「灯台下暗し」です。システム部門にはITの言語を扱えるSEのメンバーがたくさんいるんです。

ただ、自社にシステム部門という、会社の効率化に着目する部門がいないポイントが1つあります。さらに、自社の効率化の前にお客さまの効率化を考えてしまうので、自社は二の次、三の次になってしまう営業の鑑のような考え方をしています。

あとは、日頃営業活動をやっていくので、業務の効率化をしようとしたときに、どうしても5~6時に事務所に帰ってきた後に効率化を考えるとなると、残業までしてやるのか。こういったところから、システム業界ではお客さまに提案はしているものの、自社の効率化が意外とできてないです。

「自分たちでなんとかするしかない」という結論に至りました。システム業界として、ITもいないので、現場でなんとかやるという取り組みをしました。

Excelで管理をkintoneで集約

自分のやっている業務はどういうことなのか。営業なので、私は予算を持っております。トップダウンから部門の予算があって、担当の予算に落ちてくるかたちになります。実績の報告は案件になりますので、担当がいて、担当の案件を報告して、それが部門に報告されて会社の数字となるということで、ボトムアップになります。

もう少し具体的に見ていきます。例えば、営業マンA、B、Cといるんですけれども、案件の管理や商談の一覧を今までExcelで管理しておりました。受注金額やお客さまと、どういう商談をやっているのか。

そういったものを集計し、加工して、課長に報告します。課長はもちろん、自社の部門の数字を管理しないといけませんので、それを加工して部門長などに報告する。こういう流れを、ぐるぐるサイクルで回しておりました。

少し恥ずかしいんですけど、実際のものを見ていただきたいと思います。2001年ぐらいから(Excelで管理を)やっていると聞いているんですけれども、本当にExcelで、私の案件で実際にやってたんですけれども、お客さま名がバラバラ。

例えば株式会社や、(株)、半角・全角などを(直すことを)やっていくと、自称BIスペシャリストとしては、1つのお客様で分析ができないんです。なので、こういった入力のインターフェイスをまず整えないといけない課題がありました。

また、データが空白でした。Excelが自由に入力できるので、入れたり・入れなかったりが個人個人の運用になっていた。あるいはフリーのレイアウトということで、「保守」と書いているんですが、呼び方を変えて「ストック」と呼んだり、それぞれ本当に個別でやっておりました。

あと、必ず出ると思いますが、Excelに色を付けますよね。色を付けると、後日見返すと「この色って何だったっけ」と必ずなるんです。それをやっていくと、またデータを活用できないので、「このExcelをなんとかしよう」ということになりました。

立ち上がった営業部3人衆

BIスペシャリストとして、お客さんにかっこよくプレゼンをしてます。ただ、自社業務は何もできていないんです。それをなんとかしようということで、3人衆が立ち上がりました。ソリューション営業部3人衆が立ち上がるんですけれども、少し自己紹介をしたいと思います。

私は自己紹介しましたが、この資料を作るときに、それぞれ石井と西野という、私の営業の下に部下がいるんですけれども、「何の装備がいい?」ということで、私は4つ装備を挙げました。

石井は「ルンバ」「ドローン」「ぺらお」。言葉に重みがないので「ぺらお」となったんです。「サッカー」は、東福岡のサッカー部なんですが、8軍らしいんです。なので、装備なのかよくわからないですけど、特徴としてはいつも言っているらしいので、この装備を4つ入れました。

西野は「iPhoneX」。iPhoneXを買ったときに、僕に自慢気に見せてきたんです。ですので、装備をiPhoneXにしました。「アフロ」がすごく特徴的なので、アフロヘアーということ。あと眼鏡をかけています。優しいんです。優しいので「やさお」と入れました。

『ドラゴンクエスト』を知っている方はわかると思うんですけど、(スライドの西野氏のステータスが)赤色になってますよね。私の部下として、日頃から西野にはバンバン言っているので、少し瀕死状態ではあるんですけど、瀕死状態ながらもこのプロジェクトをなんとか立ち上げようということで、3人でやっていきました。

武器のご説明をしたのは、実はこれをお伝えしたいからです。私たちは営業なので、システム系の知識は持っておりません。例えばJava ScriptやCSSのような技術を持ってません。なので、まったくわからないんです。わからないので、この知識がないままkintoneでどういう業務効率化ができるかに着目しました。

「コアアプリ」たちの役割

ここからご紹介するのは、標準機能とプラグインだけです。カスタマイズとかいろいろなものは、知識がないから一切入りません。自分たちでなんとかするからこそ、標準機能・プラグイン。この2つを使ってなんとかやっていこうと立ち上がりました。

「コアアプリ」と呼んでいるんですけれども、今からアプリの相関関係をお伝えします。コアアプリの「収支見込表」が、先ほどExcelで管理をしていた案件管理のアプリになります。その下に紐付いているのが「顧客マスタ」で、どのお客さまからどの案件をいただいているのかなどを管理しております。

これが2016年の3月に稼働しておりまして、3ヶ月後の2016年5月に「予算設定アプリ」ということで、営業は数字だけ追っているわけではなくて、予算に対してどれだけ数字を重ねているかが大事になります。3ヶ月後、「予算が要るよね」ということで、このプロジェクトの3人衆でアプリを作ってきました。

続きまして、2017年の5月に「セミナー集客管理」と「セミナーマスタ」を作りました。セミナーに来ていただいたお客さまに営業活動をすることが、エコー電子の鉄板のやり方になりましたので、このセミナーをなんとか商談と紐付けたいということで、アプリを連携させるかたちにしました。

続きまして、「ストック管理」。先ほど「保守」とあったんですけれども、クラウドのビジネスが今増えてきているので、長期的にお客さまとお付き合いすることが増えております。短期的な商談ではなくて、長くお付き合いするために、このお客さまにはどんなものをやっているのかということで、「ストック管理アプリ」を2017年の8月に稼働させました。

続きまして、「業種分類マスタ」。お客さまを、やはり分析したい。この業種、このお客さまにはこういうソリューションが当てはまるだろうということがやはりありますので、その「業種分類マスタ」も追加しました。

営業案件のランク定義

さらに、「発注管理台帳」。お客さまに何を発注しているのか、納期がいくらなのか。営業のバックヤードをしている営業事務と一緒に連携するかたちで、アプリを立ち上げました。これが、今エコー電子の現場の営業がやっている、アプリケーションの相関関係となります。

このアプリ一つひとつが、すべて意味を持っております。そのアプリ同士が連携することによって、シナジーということで最大化させていくのが、このプロジェクトの目的になります。

では、実際に少し画面を見ていただきたいと思います。「収支見込表」ということで、案件を入力する画面になります。今、私の名前が(画面)左上になっているんですけれども、部門があったり、担当SEがあったり、お客さまがあったりします。

今、色がオレンジに変わったと思うんですけれども、「顧客マスタ」からということで、先ほど「顧客マスタ」と連携する話があったんですが、ここは「顧客マスタ」をあえて準備することによって、先ほどお客さま名がバラバラになっている課題があったんですが、そういったことをなくしていくために、ルックアップ機能を使っております。

「セミナーマスタ」は、実際に稼働したのは少し先だったんですけれども、この商談はどのセミナーから発生したというのは、やはりリンクさせないといけませんので、それをこの商談がこのセミナーに発生したということで、これもルックアップ機能を使っております。こうすることによって、このセミナーが意味あったものなのか、なかったものなのかが管理できるようになっております。

さらに、案件のランクの定義を再確認しました。これはすごく大変だったんですけど、Excelをやっているときは、AランクとかBランクということで案件の確度を付けるんですが、このAランクが人によって異なるんです。この担当営業はAランクと思っている、Bランクと思っている、Cランクと思っている。

それを入力するときになるべく誤差がないように、テキストで入れてあげて、補助として、「こういう状況だとAランクですよ」「こういう状況だとBランクですよ」とわかるようにしております。

実際に運用している画面なんですけれども、右側に「関係者へ案件報告」ということで、「ランクBからランクAになりました」ということで、なるべく私はkintoneを使って報告をするようにしております。

実は啓蒙活動も入っているんですけれども、電車に乗りながらスマートフォンでコメントを上司に送って、事務所に戻って上司に、まずは「kintoneのアプリ見ましたか?」と言います。そうすることによって、上司は、まず見てなかったら「ごめん、見てない」ということで、そこから話を始めます。

見ているんだったら、見ているなりの報告がすごく短くできるようになります。それが、上司としても「見ないといけないな」という啓蒙活動につながっております。

相関のイメージは、「収支見込表」「顧客マスタ」「セミナーマスタ」がリンクしているイメージになります。

「文字結合プラグイン」が果たしたもの

続きまして、「収支見込表」の一覧表を見ていきたいと思います。先ほど、一つひとつの案件の入力の画面だったんですけれども、一覧になります。現場のベテランの営業の方から、「Excelを使ってて見にくい」と言われたんです。なぜ見にくいかと言うと、変えた案件が何なのかがわからないと言われたんです。

一覧でズラズラと20~30行出てくるんですけど、何を変えたかわからないので、それをわかるようにするため、ステータスの変更を変えるプラグインを使いました。これを変えることによって、この案件が変わったことが、一覧の中からすぐわかる状況になっております。

スマホの通知を使っている方、いらっしゃいますか? わかると思うんですけれども、コメントを送ると、レコード番号が通知で来るんです。レコード番号が来たって、これが何なのか、わからないんです。わかるためには、番号を押して案件の中身を見て、ようやくわかるんです。そうするとワンアクションかかりますし、上司も見ないということがあります。

それを解決するために、「文字結合プラグイン」を使いました。案件の確度・担当者・お客さま名・商談の内容のようなものを1つの項目として結合することによって、スマホの通知が来たときに「あっ、この案件なんだ」ということで、見てもらいやすくする。こんな取り組みをしております。

さらに、先ほど「kintone」の一覧表があったんですけれども、一覧表でメンテナンスをしたいと(スタッフから)言われるんです。メンテをすると、右側にある編集の鉛筆ボタンを押して、書き換えて保存をするのは、たぶんわかると思いますが、すごく面倒臭いんです。

それをExcelライクにやるために、実はもう1つプラグインを使いました。Excelのプラグインなんですが、これは有料みたいです。エコー電子が販売しているので、ぜひ言っていただければ販売できると思います。先ほどのプラグインは無料になります。

これで一覧でExcelのイメージが出てくるので、変更していただいて、それを保存すると、データが変わってくる。まさにExcelのようなイメージで書き換えることができるようになります。

郵便番号、カレンダーも簡単入力

「顧客マスタ」の入力イメージも、少し見ていただきたいと思います。「顧客マスタ」は、お客さまの情報を項目として入れていますが、「業種分類マスタ」も別マスタとして管理しておりますので、大分類・中分類・小分類ということで、東京商工リサーチや帝国データバンクなどのデータをを持ってきて、そこから「分類マスタ」として紐付けています。

あとは、郵便番号です。これもなるべく入力を簡素化させるために、郵便番号のプラグインを使っております。郵便番号を入れていただくと、住所が自動に入ってくる。これは無料です。無料か有料か、けっこう大事だと思います。私は現場でやっているので、お金が使えないので、無料のプラグインをいつも見ております。

カレンダーの項目も追加しまして、年末にカレンダーをお渡しすることをよくやっているんですけれども、それもExcelの個別で管理をしてたので、こういったものも追加したりなども、現場の意見を取り入れながらやっています。関係としては、「顧客マスタ」と「業種分類マスタ」が関わってくるイメージになります。

「入力・参照編」ということで、少し入力項目が多いんですけれども、必要な項目ということで入れております。例えば資本金や、お客さまの従業員人数、売上の年商規模などです。

ナーチャリングするために、お客さまに定期的に訪問していきますので、そのお客さまが新規のお客さまなのか、担当の名前だけわかっているのか、あるいは既存のユーザーなのか。そういったものがわかる項目を入れております。

面談の情報も、最小化しているんですけれども、誰と会っているかを入れております。

その下に、ソリューションマップということで、いろいろなソリューション、お客さまにはあるので、どのソリューションが入っているのか、入っていないのか。競合先がどういうものに入っているのかが一覧でわかるようになっております。

セミナーの集客リストをアプリで管理

少し長いですけれども、「顧客マスタ」、ずっと上から下まで続いてます。「収支見込表」と「顧客マスタ」を紐付ける話があったんですが、「収支見込表」から「顧客マスタ」もですし、「顧客マスタ」から「収支見込表」、逆の方向もあると思います。

このお客さまでは、過去どんな商談をやったのかという見方になります。なので、登録すればするほど過去にあった商談履歴がどんどん貯まって、「顧客マスタ」でルックアップをしながら見れるイメージになります。

これはセミナーも同じです。このお客さまがどのセミナーに過去に来ていただいて、どういう興味があるのか。こんなものを一元管理するようになっております。イメージとしては、「収支見込表」と「顧客マスタ」と「セミナー集客管理」がリンクしているイメージになります。

長くなっておりますが、「セミナーマスタ」の画面だけ最後にご説明させていただきたいと思います。「セミナーマスタ」の画面なんですけれども、「いついつ、どんなセミナーがありますよ」みたいなことでkintoneの項目を入れているんですけれども、これも同じです。

セミナーの集客リストは、すべてのアプリで独自に管理しておりまして、それを連携させておりますので、このセミナーにどのお客さまが来たのかもルックアップで持ってきているイメージになります。セミナーのリード案件は、このセミナーからどんな案件が生まれたかということで、双方向でデータを連携するかたちになってます。

すごく良いんですけれども、通知先に、上司とかリーダーを含めて最初から入れているんです。報告するときにこれも勝手に通知が飛ぶので、今の集客状況や、このセミナーがどうだったかが変更するたびに勝手に通知が飛ぶので、非常に業務効率化としては役に立っているアプリになっております。

イメージとしては、「収支見込表」「顧客マスタ」「セミナーマスタ」「セミナー集客管理」がリンクしているイメージになります。

kintoneと他のサービスを組み合わせることで…

冒頭は営業の案件管理ということで、ボトムアップで報告をしていく流れだったんですが、予算表や顧客ランク表、セミナー管理表、セミナー来場表、週次トピック。Excelから派生したいろいろなものも、このkintoneに実は組み込まれていっております。

これが、業務効率化としては非常に大きな要因になっておりまして、集計時間、入力時間、あるいはプラスアルファの見えない時間ということで、事務所に戻ったり、Excelを立ち上げたり、PCを立ち上げたり、そういった時間が削減できております。

逆にできないことも、ここではお伝えしておきたいと思います。1つのデータとして、複数のアプリを統合管理できないんです。アプリ間の連携はできるんですけど、統合管理ができないので、BIスペシャリストとしてはそこはやはり納得がいかないので、改善していくことにしました。

貯めたデータは、業務の効率化として必要なんですけれども、そこから使うことによって、さらに二次活用ができることになると思いますので、ぜひ貯めたデータをさらに活用するフェイズに行きたいということで考えました。

どういうイメージかと言うと、それぞれの入力のインターフェースにアプリがあります。そのアプリに、データ連携をして、いろいろなアプリのデータを持ってこれる「Data Spider」というツールを使っております。それを集計作業して、「Dr.Sum」というデータを一元管理できる箱に入れております。最後にそれを分析・可視化で、アウトプットしてあげる流れになります。

ちなみにこれは、エコー電子で全部取り扱えるので、何かあればぜひご相談ください(笑)。実際、これもすべてノンプログラミングでできます。このソリューション営業3人衆で構築していきました。

kintoneの啓蒙活動も重要

実際に、簡単に画面を見ていきたいと思います。「個人別収支表」ということで、実際の画面なんですけれども、左上が月単位で、どれだけ数字が積み上がっているかという画面になります。

左下が、グレーが予算です。「予算設定アプリ」からデータを持ってきております。予算と数字の進捗です。案件の確度によって、今どれぐらいの案件が来ているのかというものになります。その右が、実際の表です。何パーセント。あと右上に、RFM分析のようななことも入れていたりします。

さらに「顧客分析」ということで、住所の情報や資本金、売上の金額、従業員の人数などを入れておりますので、そういった分析にも使っております。この「Motion Board」というツールを使えば、地図にプロットして、それがどこにどのお客さまで、どういう業態のお客さまが集まっているのか、どういう営業をかけていくのかが可視化できるイメージになっております。

さらに「案件のスケジュール」。案件がいつスタートして、いつ終わるのか、取れるのかというところで、ガントチャートで、横のスケジュールのイメージでアウトプットして、貯めたデータを可視化できる現状になっております。

最後に、まとめに入るんですけれども、「kintone」のアプリを作る、あるいは「Data Spider」「Motion Board」を作ること自体は、実はあまり(時間が)かかっておりません。実作業ベースでいくと1~10日です。

ただ、いろいろな事例の方が言われてたんですけど、運用を検討する時間が非常にかかります。現場だからわかるとは思うんですけど、「このアプリって何のためにいるの?」「この項目って何のためにいるの?」。

それをしっかり一つひとつ整理をしていかないと、使われないアプリになったりだとか、入力が多いアプリになってくる。ここを必ず意識していただいて、kintoneの導入やkintoneのアプリを作っていただきたいと思っております。

さらにもう1つ。自己満足になってしまうと終わりなので、啓蒙活動です。これは毎月月曜日に、情報共有会ということで、案件の情報の一覧をみんなに共有しています。「kintoneでこんなアプリを使おうと思ってます」とホワイトボードに書いて、「こうやろうと思ってますけど良いですか?」と、みんなでkintoneを使っていく風土づくりと啓蒙活動を並行でやっていかないと、自己満になってしまう。ここは、必ず大事なことではないかなと思います。

最後になりますが、まだ道半ばではあります。BIスペシャリストとしては、もっとやりたいことがかなりあるんですけれども、まだまだkintoneを使って、標準機能かつプラグインを使って、全力で効率化、データの活用の推進をやっていきたいと思います。

以上、エコー電子工業、倉元からの発表になります。ご清聴ありがとうございました。

営業3人衆の活躍ぶり

伊佐政隆氏(以下、伊佐):ありがとうございました。最後の方、やはりスペシャリストだなと思って。BIツールが欲しくなっちゃいました。

倉元:ありがとうございます。たぶんスペシャリストと10回ぐらい言いいましたね。

伊佐:でも、ああいうことをみなさんが聞きたい。「お高いんでしょう?」と思っちゃうんですけど。

倉元:それが、エコー電子から買っていただくと、なんと定価で売ります。

伊佐:なるほど。いえいえ、ありがとうございます。最後のスライド、戻していただいてもよろしいですか? 3人でやってきたパーティーの石井さんと西野さんも今日お越しいただいているということなので。どんな方なのか、みなさんにぜひ。

どっちが石井さん? 石井さん、手を挙げてください。

石井貴己氏(以下、石井):8軍の石井です。

伊佐:東福岡サッカー部8軍の石井さんと、いつも死にそうな……。

西野穣二氏(以下、西野):アフロヘアーの西野です。

伊佐:お2人も、楽しくできてそうで良かったです。やはり大事ですよね。社内で言うとほとんど有志の活動なんですもんね。

倉元:そうですね。自発的にやった活動なので。

伊佐:自発的に。楽しくないと、なかなか続けられませんからね。上司の方というか、エコー電子工業さんには年配の方もたくさんいらっしゃるじゃないですか。みなさんの反応はいかがですか?

倉元:いや、最初はボロクソでした。

伊佐:ボロクソ。例えば、どんなことを言われるんですか?

倉元:Excelからkintoneになったときに、「Excelに戻すぞ」と何回も脅されました(笑)。

伊佐:そうなんですか。どうやって巻き返したんですか?

倉元:それはもう啓蒙活動と、何のためにこれをやっているかという普及活動をずっとやりました。

どんな機能を網羅してあげるのか

伊佐:「このまま変わらないとまずいですよ」というのをずっと伝えて。一番響いたポイントはあるんですか?

倉元:やはり、使う人の視点が違うので、入力や管理する人など、それぞれが違うので、それぞれが何をやりたいかをしっかり聞いて、それに対してどんな機能を網羅してあげるのか、どんな運用をしてあげるのかを意識しました。

伊佐:立場に合わせて、使う言葉を変えていかないといけないということで、ご苦労がありましたね。今、働き方はどんな感じなんですか?

倉元:kintoneを入力してから、コメントを使うことが増えたので、報告などのそういったものは、なるべく事務所にいなくても電話でできたり、アプリを見てもらったりとかしています。

伊佐:なるほど。多くの情報がすでに共有できている状態なので、報告も短いし、場所も選ばないということで、良いですね。では結局、情報共有の密度は高まっているということですね?

倉元:そうだと思いますが、さらにこれから、まだまだ。

伊佐:これから、あと何年計画ぐらいで変えていくんですか?

倉元:3年以内には、僕のBIスペシャリストの構造をしっかり全部網羅してやりたいと思っています。

伊佐:なるほど、すばらしいです。応援してますので、ぜひ、これからもよろしくお願いします。ありがとうございました。

倉元:ありがとうございました。

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