現場で活躍する人たちを「見える化」で支援

俣江幸治氏(以下、俣江):株式会社ワイズマンの俣江と申します。よろしくお願いいたします。

今日は「現場で活躍する人たちを『見える化』で支援する情報活用基盤への取り組み」ということで30分ほどお話しさせていただきたいと思います。

まずはじめに、私どもワイズマンという会社と私のご紹介をさせていただきたいと思います。

会社名は株式会社ワイズマンと申します。岩手県盛岡市の盛岡駅の近くにある会社です。ちょうど盛岡は先週すごい雪で、ほとんど1週間降り続きました。今、真っ白です。異例の早さでスキー場もオープンしました。そんな盛岡市になります。

設立は1983年、今年で34年の会社になります。事業内容としましては、介護・福祉向け、病院様向け、それと地方自体様向けのコンピュータシステム、おもにパッケージシステムの開発・販売・サポートを行っている会社でございます。盛岡に本社を置いておりまして、全国に14支店展開している会社でございます。社員数は430名おります。

『寄り添う人を支えたい』ということで、「医療と介護・福祉、そして地域全体がつながりあう、理想的な地域包括ケアの実現へ」ということで事業を展開しております。

私どもの会社には3つの製品がありまして、1つは医療です。電子カルテをはじめとする、主に病院様にお使いいただくためのパッケージシステムを開発しております。電子カルテにつきましては、全国で240件以上の導入実績がございます。

次は、介護・福祉です。介護・福祉は、居宅介護支援サービス、居宅サービス、施設サービス等の介護事業者様向けのパッケージシステムを開発しております。おかげさまで27年連続業界トップシェアということで、導入実績は4万件以上ございます。

最後、「MeLL+(メルタス)」という製品です。これは医療と介護をシームレスにつなぐためのサービスになります。最近「MeLL+family」というものをリリースしました。これは事業者様と利用者のご家族様をつなぐためのサービスをリリースしております。

MotionBoard歴は約3年

次に私のご紹介です。俣江と申します。50歳になったばかりです。所属は管理本部の情報システム部に所属しておりまして、業務内容は、社内の情報インフラ・情報システムの構築・運用をしております。

趣味は釣り、スノーボード、ゴルフということで、とくに釣りに春からハマってしまいまして、春から最近まで家族みんなで釣り三昧の生活をしておりました。

最近の関心事は、3つございます。1つ目はMotionBoard。今回ウイングアークさんのフォーラムですので、MotionBoardの新機能ということで、11月18日にクラウド版の最新版が出ましたので、そのアップデートをこれから行います。

そして、Salesforceの新機能ということで、最近行われましたDreamforceというイベントの中でいろいろな新機能が発表されましたので、今その情報を収集している段階です。

2つ目は、AIですね。とくにWatsonについていろいろ進めております。社内のいろいろな業務をこのWatsonを使ってなにか支援できないかということを研究しているところであります。

最後にヒラメ&イカということで、これは釣りのターゲットなんですけど、なかなか私に釣られるヒラメ・イカがいませんで、今、来年に向けて、その釣り方を目下勉強しているところでございます。

MotionBoard歴は約3年ということで、だいたいひととおりの機能は使えるようになったかなという状況でございます。

本日のテーマでございます。今回ウイングアークフォーラムのテーマが「会社、働く人を、データの力でエンパワーする」ということでしたので、私のほうでは「MotionBoardを使って、現場で活躍する人たちを『見える化』で支援」ということでお話を進めてまいりたいと思います。

本日のアジェンダです。まず「Why?『見える化』」ということで、なぜ見える化をやろうと思ったかという話をしたいと思います。次にどういう状態、姿ということか。どういう要件を満たしたものを作りたいと思ったかというお話をします。

次に、せっかくMotionBoardですので、事例の紹介ということで8つほど持ってまいりました。その事例をご紹介したいと思います。最後に、ポイント、効果、今後の取り組みということでまとめてまいりたいと思っております。

なぜ見える化をするのか?

まず、なぜ見える化したいと思ったかというと、当社では10年ほど前からBIツールを導入しておりました。データベースを整備しまして、BIのライセンスも加えまして、かなりの投資をしてそれだけの準備をしたんですが、実態を見るとほとんど利用されていないという状況でした。

ほんの一部の人がデータを抽出するためにたまに使っているような寂しいシステムで、当然、見える化なんてできていないという状況でした。

ちょうどCRMをSalesforceに入れ替えるという時期がありまして、そのときに「今度こそ見える化を成功させよう」ということで、改めてなぜ見える化するのかということをまとめました。

1点目は生産性の向上です。例えば営業の月次レポートを例にとりますと、担当は期日が来たら営業の自分の案件の状況を取りまとめて、それを上司に報告します。上司はその各担当からの状況を取りまとめて、それを本社に送る。

それを本社では、各現場からの状況をすべてまとめて月次レポートとして作り上げるといったことをやっておりました。毎月多くの時間を割いてこういう作業をやっていたわけです。

これを見える化しておけば、一番最初に作るときはパワーがかかりますけど、一度作ってしまえば次からはレポートを開くだけでそのときの状況が見えるということもあって、時間短縮ですとか、あとはやはり人間が作業するとミスが起きますので、そういったミスの抑制にもつながるということで、生産性の向上につながるのではないかと考えました。

次に課題の早期発見ということで、先ほどの月次レポートを例にとりますと、月に一度です。それで状況を把握することができる。年でいえば12回ですね。これを見える化しておけば、いつでも「今」を見ることができます。必要なときにいつでも見ることができるので、業務上の課題を早期に発見することにつながると考えました。

そして、意識付けです。この見える化をなんのためにやるかというと、人に気づきを与えるためです。先ほどの業務の課題を発見するのも気づきなんですけれども、その気づきを与えるということで人は必要な行動を取るようになっていく。そういったことにもつながるのではないかと考えていました。

例えば、各個人の営業の話でいえば、将来の案件が自分の目標に達していないと早めに気づけば、例えばローラー活動をする、テレコールする、といったことを早めに動いて案件確保に努めることにつなげられるのではないかと考えたわけです。

最後がシステムの活用促進ということで、情報をシステムに登録する。ちゃんと登録するまでにはなかなか時間がかかるんですけれども、その情報を登録することで、システムがデータを集約して自分で把握することができる。そういったフィードバックを与えてあげると、その情報を登録するメリットが生まれて、システムの活用促進につながると考えました。

見える化の要件を整理

見える化のメリットを確認したところで、見える化の要件をもう1回整理し直しました。具体的に動き出すためにいったん要件を整理しました。

まず、目指した姿は、こうあってほしいという願いになります。社員一人ひとりが、なにかを感じ、なにかに気づき、必要なアクションを考え、具体的に動くことができる。そんな情報活用基盤を作りたいと思い立ったのがこの見える化の始まりです。

要件については、まずシステム面です。

まずクラウドサービスであることを優先して採用を考えておりました。当社では全面的なクラウド移行を進めておりまして、クラウドを利用することで、安定した情報インフラ・情報システムを手に入れることができますし、常に最新の状態でシステムを利用することができる。

加えて、素早く簡単に、要は申込みだけすればすぐにシステムが利用できて、現場に提供できるということでクラウドを採用しておりました。

BIも可能であればクラウドがいいなと考えておりました。データはクラウド、具体的にはSalesforceなんですけれども、そのデータも扱える。あとはオンプレミスのシステムも残ることがわかっていましたので、オンプレミスのデータも扱えるといったものを探しておりました。

また「必要な人が作って、必要な人が参照する」という状況を作りたかったので、価格もリーズナブルなものがいいと考えておりました。

次、データです。従来は夜間バッチでデータをデータウェアハウスというところに貯めて、そのデータを参照ということで公開していたわけですけれども、そうするとデータが1日遅れなんですね。データが1日遅れるということは、データのミスがあって直したくてもその場で直せないという状況が起きていまして、それが非常に現場から不満をもらっていました。

また、そのデータをモデル化してある意味わかりやすく提供していたわけですけれども、それがいろいろなデータ活用ニーズに対応できていないという状況がありました。

そこで、データについてはできるだけ今のデータをそのまま扱えるようにしたいということ、もう1つはデータをテーブル構造のまま公開して、多少使う側のハードルは上がるんですけど、それは慣れでカバーすることにして、いろいろなデータ活用ニーズに対応できるようにしたいと思っておりました。

次にデータ活用についてです。最終的にはやはり現場部門でしっかり使えるBIツールということで、現場の担当者でも使いこなせるわかりやすさと操作性、あとは多様なニーズに応えられる機能性ですね。これらのバランスを意識して探しておりました。

あとは、現場の担当者がサクッと作ってサクッと共有できるものを探しておりました。どうしても情報システム部門だけでは現場にフィットしたものをすぐに提供するということは難しい状況がありましたので、できるだけ現場の者が作って進められるものがいいなと思っておりました。

とは言っても、いきなりBIのツールを揃えて、データを揃えて、「じゃあこれで見える化進めてください」と言ってやってもおそらくうまくいかないだろうなと思っておりましたので、まずは情報システム部門で主導して進めようと考えておりました。

現場からアイデアをもらってまずは作ってみる。実際のものを目の前にするといろいろとニーズが出てくるんですね。それを巻き取りながら現場を巻き込んで短時間で完成する。そのように進められるといいなと考えておりました。

MotionBoardの活用事例

そこでいくつかのBIシステムを選定しまして、どういうものが今お話ししたような要件を一番満たせるかということを考えた結果、ウイングアーク様のMotionBoardに決めたというわけです。

いろいろな要件を検討して決めたんですけど、一番のポイントはウイングアークさんの人柄の良さですね。

あとは、渋谷で「試練の11番勝負(ウイングアーク主催のセミナー)」、今もやっているかどうかわかりませんけど、私がちょうど行った頃の11番勝負「晩秋編」というところで、島澤様のご自宅の電力事情を見える化したものがありまして、それを見て「これだ!」と思ったのが一番のポイントです。きっとあのデモがなければ今ここに立っていなかったのかもしれません。

今日はMotionBoardの事例ですので、MotionBoardの事例を8つご紹介します。できるだけお見せするということで進めたいと思います。

できるだけお見せするといっても、数字まですべてお見せするわけには……お見せすると私、会社に帰れなくなりますので、ぎりぎりまで隠して持ってまいりました。たぶん薄目しても見えないと思いますので、これで進めたいと思います。

(会場笑)

まずは売上予実です。この上のほうが、支店ごとの売上の予算と実績が並んでおります。これは商談案件から拾ってきているので、予測も含めて、そういったデータになっています。

下がグラフで表示しているものになります。下のグラフのほうは、実績は商談の確度に合わせて、Aからあるんですけれども、それごとに積み上げグラフになっている、そういったグラフになります。これを店舗ごとに提供して実際に活用しているというものです。

これは営業が案件を登録するだけでこのグラフができあがるということで、これがシステムの活用にもつながっているということです。

今まで、前にお話ししたように、営業の月次レポートをいろいろ作っておりましたけれども、これができてからはかなり時間短縮と正確さが向上しました。あとはいつでも「今」が見えますので、営業課題の早期発見につながっているということになります。