めんどくさい範囲の再指定が不要に　知らないと損、エクセルの「テーブル機能」

エクセルのメンテナンスを楽にする「テーブル機能」

おさ氏：どうも、みなさんこんにちは。「おさとエクセル」のおさです。VLOOKUP関数シリーズ第7弾までやってまいりました。今日のテーマは「テーブル機能」というものを用いて、VLOOKUP関数のメンテナンスを楽にしちゃおうぜ、と言うのがテーマです。

実は、Excelの関数とか数式は一度設定しておしまい、というわけにはいかないんですね。例えばどこからかデータを参照してきたりすると、そこのデータの参照元のデータが増えていたり減っていたりするだけで数式をいじってあげないとダメとか。

そんな感じで面倒臭いことがいっぱいあるんですね。ただし、この動画を見るとテーブル機能というすごく便利なものがあるということがわかるので、それを設定するだけでメンテナンスがだいぶ楽になります。

ですので、今日も一緒に勉強していきましょう。よろしくお願いします。

実際にワークシートで見ていきましょう

では、こちらのワークシートをご覧ください。テーブル機能の便利さをVLOOKUP関数のなかでみなさんに体感していただきます。

今日、具体的に使う例としましては、一番最初の頃にやっていた商品名とか、仕入値とか。お寿司のネタでシリーズを1、2、3の時にやってましたね。これを用いてテーブル機能を見ていきます。

具体的にはまぐろが1200円、はまちが1400円で仕入れられますよ、みたいなリストがあったとして。例えばここに、まぐろの値段をVLOOKUP関数で引っ張ってきたいという例を最初の頃、勉強していました。1回、それを見てみますね。ここを選択して2列目の完全一致でまぐろの値段は1200円ですよ。

仮に、ここ（B3商品名）をはまちに変えた場合も1400円ですよ、と。

「VLOOKUP関数、便利ですね」ってことを学んできました。

範囲が変わるとエラーになってしまう

しかし、このような範囲指定の方法だとデータが増えた時、あるいは減った時に、再度メンテナンスをしなければならない状態になってしまいます。

具体的には、ここに「うに　1600円」というデータが追加されたとしましょう。

ここ（B3商品名）を「うに」に変えても、エラーが発生してしまうんですね。

なぜなら、範囲指定を間違えているからです。「まぐろ」「はまち」だけが選択されて、「うに」は選択されていないですね。

こういう時に、VLOOKUP関数で後々どんなことをしなければならないかと言うと、ここの範囲を右下につまんで延ばす。こういう面倒臭い作業が発生してきてしまいます。

これ、面倒臭いですよね。毎日毎日、更新されてるデータファイルだったら大変ですね。

テーブル機能の設定方法

そこで、テーブルという機能をこちらの表に設定していきます。どこでもいいんですけど、まぐろのところを選んだ状態でこちら「テーブルタブ」の「テーブルスタイル」ですね。

いっぱいスタイルがあるんですが、自分が好きなものをクリックしてみて下さい。例えばオレンジ色のこれに設定してみました。

今、ワンクリックで、こういったボタンとか、あるいはオレンジ色のフォーマットを勝手に設定してくれました。

今日は、テーブル機能のなかでも便利な機能を1つ見ていきます。VLOOKUP関数のなかでどんな便利さが発揮されるかというと、例えば、今、範囲指定が「E3:F5」になっています。

これを1回消して、もう一度ここ（E3:F5の範囲）を設定してあげます。すると「テーブル3」という言葉が返されましたね。

実はこれ中身をファンクションキー、F9で見てみると、配列が設定されています。

配列についてはまだ勉強していないので、詳しいことは知らなくていいんですが、ここには「"まぐろ",1200」「"はまち",1400」「"うに",1600」と出ています。先ほど範囲指定したところが、きちんと選択されたという状態を、これで表しています。ここで、Enterを押してあげるともちろん、うにが1600円ですよというかたちでVLOOKUP関数が値を引っ張ってきます。

新しいデータが追加されても自動で対応

ここまでは先ほどと同様なんですが、今、E6のセルに新しいデータが追加されたと仮定しましょう。例えば、「サーモン」にしましょう。サーモンは、キロ当たり2000円ですよというデータが追加されたとします。

そうすると、今ここ見てわかると思うんですけども、オレンジ色の罫線が示されてますね。かつ右下に「ここまでがデータレコードですよ」とわかる矢印とかサインがあります。

ここで商品名を「サーモン」と打ち変えてあげると、先ほどはエラーが出てきてしまったんですが、今回は「2000円」というかたちで返ってきます。

データが増えた時にもテーブルを設定しておくと、メンテナンスを一切しなくてよくなるというのがテーブル機能の便利な点の1つです。

このほかにも、集計を自動的にしてくれて、合計値を勝手に算出してくれるとか。

平均を勝手に算出してくれるとか。

いろんな機能が組み込まれているんですが、今日はVLOOKUP関数の範囲指定を行う時にテーブル機能をあらかじめ設定しておくことで、メンテナンスの必要性がなくなるということを覚えておきましょう。以上です。どうも、ありがとうございました。

データベースとして使う時にテーブル機能は便利

はい、みなさん、どうもお疲れ様でした。今日は、テーブル機能を用いてVLOOKUP関数のメンテナンスを楽にしようぜ、というテーマでお送りしてきました。

テーブル機能については詳しいことを見なかったんですけど、今回のケースを見てわかるように表計算ソフトとしてのExcelを、データベースソフトとしてのExcelとして扱う時にテーブル機能を設定すると便利になります。

今、言ったことがどういうことかと言うと、例えば、今日やった表だと商品名とか、仕入値とかのようにしっかりとした見出しがあって、その下にデータレコードがある場合。「まぐろが1200円」「はまちが1400円」とかね。

1行1件の法則で組み合わせていったデータベースをExcel上で扱う時にテーブル機能を設定しておくと便利になるということです。

こういったかたちで、VLOOKUP関数はほかの機能とか関数と組み合わせていくとより便利に、より効率的に、より生産的に使えるようになっていきます。まだ、このシリーズ続きますがまた来週も楽しみにしていて下さい。ではでは。