5営業日がかりの資料作成から社員を解放　経営と現場の目線合わせができる「PDACA」サイクルの回し方 [2/2]

5営業日がかりの資料作成を自動化、「PDACA」サイクルへ

大野：続いて、導入事例2つ目。社員たちの資料作りからの解放です。コロナも終盤になり、主軸のブライダルなどを立て直す時期が来ました。そのためには新商品など新たなアクションが必要でした。

しかし、社員たちは日常業務で手いっぱいでした。社員数が激減し、休業もあり、社員たちに余力はありませんでした。重点課題に取り組むためには、今の仕事のやり方を抜本的に見直す必要がありました。

当社の業務フローを見直す際、横軸にPDCAサイクルを使って整理しました。既存の基幹システムは結婚式などのイベント管理が目的なので、登録する情報は料理の種類、列席の人数など「Do」に関する情報ばかりです。
「Do」以外の「Plan」「Check」に関する情報はほぼ手作業で集計していました。これが大変でした。ある店長に聞けば、月例会議で使う資料を5営業日かけて作っていました。私はその資料を5分程度しか見ていませんでした。

「社員たちの資料作りの負担を減らしたい」と私は考えました。そこで基幹システム、会計システム、人事労務システムをkintoneで吸い上げ、他のアプリと「krewData」で結合しました。簡単に資料の自動作成ができました。役員会データなど、多数の帳票を自動で集計しています。

例えば、社員の目標を管理するKPI管理アプリ。PDCAに当てはめてご紹介します。当社では個人別・部門別に4つの目標を設定しています。受注、原価、重点課題への取り組みなどです。達成した場合、成果報酬手当として毎月支給しています。

実績は、複数のアプリからkrewDataで自動集計し、「krewDashboard」でマネージャーがチェックします。そして、個人別の達成状況を人事考課アプリに関連レコードで集計し、社員との考課面談で利用することで、社員みんなの次の「Action」へつなげていきます。

「Check」のダッシュボード画面がこちらです。KPI項目ごとに「Do」の結果を「krew Sheet」で表示しています。このように経営に関する指標はkintoneでいつでも確認できるようになりました。

これらの取り組みの結果、社員たちを資料作りから解放することができました。社員たちは生み出した時間で重点課題に取り組むことができました。また、私と社員たちはアプリの同じ情報を見ることで目線が一致し、戦略・戦術の議論の質も向上しました。
私がアプリ作りで意識することは、現場の「Do」で役に立ち、管理者の「Check」、そして社長の私が常に考えている次の「Action」でも役に立つアプリにすることです。

今ではアプリ作りも重要な業務の1つです。私はPDCAに「App」を加え、「PD『A』CA」として業務フローを考えるようになりました。

社長のトップダウンに潜む課題、「hive」を機に社員が主役へ

大野：導入事例、3つ目。kintone運用上の問題です。私はこれまでトップダウンで現場の課題を解決し、500個以上のアプリを作ってきました。kintone運用に問題はないはずでしたが、社員たちの気持ちはぜんぜん違いました。
「社長にお願いしづらい」「アプリを作ってほしい。直してほしい。だけど社長は忙しそう」。トップダウンのデメリットです。みんなは私に依頼することをちゅうちょし、改善活動がおろそかになりがちでした。

当社にはkintoneの人材育成が必要でした。しかし、この状況は2025年5月に登壇した「kintone hive sendai」で大きく前進します。hive sendaiに応援に来てくれた社員たちの、kintoneに対する姿勢が変わりました。

このきっかけは、一緒に登壇した5組のみなさんの発表です。現場の方が中心となり、経営陣を巻き込み、自分たちの手でkintoneを推進している他社事例を目の当たりにしました。

発表を聴いた社員たちは、「私たちは社長に任せきりでいいのか？」と感じ取ってくれました。

こちらが、社員たちが自発的に提出してくれたhive sendaiの報告書です。「kintoneの推進役になりたい」「他社事例にあったプラグインを使ってみたい」など、kintoneに対する主体性が生まれました。とてもうれしかったです。私はみんなの学びを後押ししました。

その時に作ったのが「アプリの作り方アプリ」。設定画面を見るアプリで、どのようにフィールドを設置すればよいのか。実際の使用例、Tips、私がつまずいた点などを示しています。

また、「kintone AIラボ」を利用し、プラグインの使い方を検索できるようにしました。画面のようにナレッジアプリを作り、私のメモを記載し、提供会社の公式資料も添付しています。このように、私が持っているkintoneの知識と知恵をみんなに共有しました。

hiveをきっかけに、社員たちは前に進んでくれました。hive前、3年弱で作ったアプリ550個のうち、社員が作ったアプリは19個。hive後、4ヶ月で120個のアプリを社員たちが作ってくれました。

会社ナレッジアプリや健康診断管理アプリなどができました。私の作ったアプリも更新してくれています。みんなが作るアプリのおかげで現場目線の情報がより一層私に届くようになりました。

kintoneは暗いトンネルを照らす“ともしび”だった

大野：まとめです。コロナを乗り越えるためにkintoneを導入しました。まず、すべての事業を見える化するためにもう1つの基幹システムを作りました。

kintoneのおかげで私の経営意思決定と会社のアクションが格段に速くなりました。そして社員みんなのがんばりのおかげで、各事業で利益を伸ばすこともできました。

また、社員たちを資料作りから解放するために経営指標を自動集計させました。私と社員たちはアプリで目線を合わせ、戦略・戦術の議論の質も向上しました。今ではアプリ作りも重要な業務の1つです。「PDACA」です。

そして、社員たちの意識はhiveをきっかけに大きく向上しました。会社が進化するためにはトップが引き上げる力と、現場が押し上げる力、この両方が大切だとあらためて学びました。

最後に、コロナ禍は出口の見えない暗いトンネルの中にいるようでした。その時にkintoneを導入しました。社員のみんなが毎日登録してくれるレコードは、私にとってのともしびでした。その明かりは日々歩んできた軌跡であり、そしてプラグインにより暗いトンネルの出口へと向かう道しるべになってくれました。

「コロナの時、会社を辞めないでよかった」。いつの日か社員のみんなにそう言ってもらえるよう、私はこれからもみんなを守っていきます。それが私の使命であり、またコロナ禍を支えてくれたみんなへの恩返しだと思っています。

悲惨なコロナ禍は落ち着きを取り戻しました。しかしダメージは大きかった。当社の復活はまだ道半ばです。私はこれからもリーダーシップを発揮し、kintoneで課題を解決し、そして当社をもっと強くしていきたいです。

以上が社長である私と、社員の成長と、それを支えてくれるkintoneとのお話です。ご清聴ありがとうございました。

（会場拍手）

プラグインの情報収集はイベントで直接メーカーと話すこと

沖沙保里氏（以下、沖）：大野さん、ありがとうございました。大野さんの社員思いの優しさが伝わるプレゼンだったかなと思います。ご来場いただいた中には、きっとコロナ禍で苦しまれた方もたくさんいらっしゃったかと思いますので、勇気をもらえたり胸を打つものがあった方もいらっしゃったのではないでしょうか。

さて、発表を聞かせていただきまして、krewシリーズなどのプラグインを巧みに使われている印象でした。どんなふうにプラグインの情報収集をされて、今のかたちになったんでしょうか？

大野：はい。いろいろ試させていただいて、いろんな各社のプラグインを試用している中で、こういったイベントに来る機会があって、直接プラグインのメーカーの方とお話ししたことが導入のきっかけとなりました。だから、イベントに出ることってすごく大切だなと今日も来て思っています。

沖：ありがとうございます。弊社や他でやっているイベントを活用していただいて、情報収集してくださったんですね。やはり足を運んで情報収集していただいたということで、ありがとうございます。私からのご質問は以上となります。

それでは以上となります。イヤタカ、大野さんでした！　ありがとうございました！