Excelへの多重入力、終わらない社内業務…　文系元営業社員が“全社員DX人材化”を実現できたワケ [2/2]

来場予約もアンケートも自動登録、情報の質も顧客対応も向上

柚田：もともとの業務の流れが、このように変わりました。お客さまがFormBridgeで来場予約をすると、その情報はkintoneに自動で登録されます。そしてお客さまが来場した後のアンケートもFormBridgeなので、その内容がkintoneに自動登録されます。

さらに、紙の時には難しかった必須の入力機能を付けることによって、集まる情報の質が格段に向上しました。さらにさらに、来場予約の自動返信メールにアンケートのURLを添付しています。これによってお客さまが来場前にアンケートに答えることができるようになりました。

このように変わった業務でしたが、さらにこう変わりました。お客さまがFormBridgeで来場予約をすると、その自動返信メールでアンケートのURLが届きます。そこでお客さまにアンケートに回答いただくと、予約情報と回答内容がkintoneに登録されます。

ですので、お客さまの情報を対応するスタッフが事前に把握できるようになり、質の高いサービスの提供に向け、しっかりと準備してお客さまの来場や商談に備えることができるようになりました。なによりも、これらすべての設定が社内で完結できています。

もともと解決したかった課題は3つありました。予約フォームの内製化、できました。二重入力もなくなりました。未記入項目がなくなり、事前に商談準備までできるようになりました。

Excelで作って印刷していた「週報・月報」をDX

柚田：次に、業績確認、週報・月報のDX事例についてです。これまではExcelで週報というシートを作成していました。週1回の販売会の後に実績を入力。そのExcelを上長に提出していました。上長は各現場から集まってきたExcelを印刷して週初めの会議に臨む。このような業務でした。

そのため、複雑な関数がよく壊れていたり、印刷の手間やコストがかかったり、資料の閲覧者に抜け漏れが発生していたり、情報ストックが属人的。このような課題がありました。

そこで私たちは「週報アプリ」というものを作成しました。ここでは週の実績を入力すると、そこから月別や商品別の累積が集計可能になります。

また、このデータを使って「グラフアプリ」というものを作成しました。ここでは週報アプリの情報を元にグラフ化することで、達成状況や見込み状況を一目で確認できるようになります。

もともとあったこちらの課題ですが、関数が壊れるリスクがなくなり、印刷の手間とコスト削減。関係者は誰でも見られる状態に。過去の振り返りも簡単になりました。これらすべて、ライブ改善で行いました。

江﨑：契約書の作成DXです。これまではExcelを作成し、それらを印刷、収入印紙も貼っていました。それが、「帳票作成アプリ」によってkintoneの契約情報を元に帳票が作成できるようになりました。

また、電子契約システムとも連携することによって、毎回書類を作成する手間を削減、コストを削減、業務工数の削減ができました。

アナログな人事・総務関連の申請をDXし、手間もコストも削減

江﨑：人事・総務関連の申請DXです。これまではExcelや紙、システムなどから申請をしておりました。そのため、「人事申請アプリ」を作成しました。複数のシステムに分散している申請書を1つのアプリに集約しています。

その結果、複数のシステムメンテナンスが不要に。アナログ業務も……電子契約にも対応。入り口がバラバラだったのも……探す手間を削減。（システム）コストを削減できました。これらもライブ改善で行ったことです。

導入後の会社の状態です。さまざまな部署で成功体験が積まれたことによって、全社員のDX意欲が向上しました。そこで私たちは「問合せアプリ」を作成しました。ここでは全社員から要望やアイデアが集まっています。

最初は基幹システムとして移行したkintoneでしたが、それに付随する業務もkintone化ができました。

文系社員でもできる、kintoneと生成AIのコラボ

江﨑：今後の展望です。今後はkintoneと生成AIのコラボを考えています。特に活用を進めているのがJavaScriptのカスタマイズです。例えばこのテーブルの項目、オレンジの枠を区分ごとに集計したいとなった時、標準機能では難しいですよね。

ただ、こういったJavaScriptコードによって解決ができます。「あれ、文系だったんじゃないの？」と思われた方。そうです。私たちはこのJavaScriptコードを書いたわけではありません。

私たちが書いたのは、この、プロンプトと呼ばれる日本語の指示文になります。

ここにはポイントがございます。「cybozu developer network」公式ドキュメントに準拠。「kintone JavaScript API」を適切に使用。このポイントを守ることによって文系でもできます。現在は設定を行っていますが、集計や予測も視野に入れています。

kintoneは専門知識は必要ありません。なぜなら私たちは、この下記の3つはできません。

大切なのは、コミュニケーションとアクションでライブ改善をすることです。

これによってDXができます。「DXができる！」と思われた方は拍手をお願いします！

（会場拍手）

以上をもちまして「文系元営業マンによる全社員まるごと“DX人財化”ストーリー」を終わります。ありがとうございました！

柚田：ありがとうございました！

（会場拍手）

社内の要望にその場で応える「ライブ改善」

沖沙保里氏（以下、沖）：柚田さん、江﨑さん、ありがとうございました！　ちなみに私も文系でございます（笑）。

江﨑：よかったです（笑）。

沖：ライブさながらの一体感（で会場）を巻き込んで、見事なパフォーマンスをありがとうございました。さて、ライブ改善という新しいキーワードが出てきたかと思うんですが、このアイデアはどこから生まれてきたんでしょうか？　何かヒントにされたものはあったんですか？

柚田：そうですね。今までは要望をヒアリングした後に、自分の席に戻って設定をやっていたんですけど、kintoneだと設定も簡単なので、もうその場でチャチャッとできちゃうのが強みかなと思って。

そうしていると、要望を出す人にも「kintoneだったらこういうことができるんだな」ということがちょっとずつ広まっていったので、そこが良かったなと思っています。

沖：ありがとうございます。試行錯誤した結果、「これならできる」というので形になったということなんですね。

柚田：はい。

沖：お名前もインパクトのあるネーミングを付けていただいてありがとうございます。では、私からのご質問は以上となります。大英産業、柚田さん、江﨑さんでした！　ありがとうございました！