乱立する業務改善ツール、社内プラットフォームは“生きた化石”…　創業50年企業を変えたkintone全社導入の舞台裏 [1/2]

「紙、昭和、属人的」50年の歴史を持つ老舗企業のアナログな実態

黒田章太氏（以下、黒田）：みなさん、こんにちは。

小田凪波氏（以下、小田）：こんにちは。

黒田：アワード1発目、やっていきましょう！　「kintoneがITなんて無理だと思っていたアナログ会社を変えたお話」をいたします、株式会社プロサスの……。

小田：小田と。

黒田：黒田です。よろしくお願いします。

小田：よろしくお願いします。

（会場拍手）

黒田：まずは会社紹介をさせてください。株式会社プロサスは、消防設備のプロフェッショナルです。みなさんの身近にもある消火器や避難口の誘導灯などの販売・点検・工事を手がけております。

会社の中身もちょっと紹介します。注文を受け付けるコールセンターを擁する販売部など、従業員は約50名が働いております。大きな会社ではありませんが、50年の歴史を持つ老舗の、消防設備一筋の企業でございます。
もし気になった方は、よかったら終わったあとにプロサスのホームページを検索してみてください。かっこいいホームページが出てきます。

ただ、かっこよさとは対照的に、実際のプロサスの中身は紙、昭和、属人的Excelといった、いかにもサイボウズさんが好きそうなアナログ中小企業だったんです。

そんなプロサスで働く職業の1つに消防設備士というものがあります。みなさんあまり馴染みがないと思いますので、少しご紹介させてください。

消防設備士はお住まいの住宅であったり、よく行く商業施設、こういった所の天井についている火災報知器をはじめとした、消防設備の点検や工事を行う人です。専門職で、国家資格を持った人たちです。

点検の場面、オフィスで見たことないですかね？　点検をしている人がまさに消防設備士でございます。日本の防災を担っている「ボウサイズ」とでも言いましょうか。

プロサスのボウサイズが集まる場所を設備部と言います。一時期プロサスの設備部はだいぶ縮小して、人もほとんどいない時期があったりしたんですが、今はだいぶ盛り上がってきまして、ボウサイズの仲間もお仕事も、ありがたいことに増えてまいりました。

仕事が増える過程でやはり事務作業も増えてまいります。点検の報告書、スケジュール管理、こういったところがさすがにボウサイズの手に余るようになってしまいました。そこで可憐な女性を1人、販売部から設備部に異動させることとなりました。この可憐な女性が設備部へ行って大変苦労します。そこから始まった物語をちょっとお話しさせていただきます。

20年もののExcelが乱立、関数を組んでも「よくわからない」

小田：ご紹介に預かりました私、小田は2021年、プロサスへ入社し販売部に配属となりました。その後、設備部に異動になりましたが、販売部でもたくさん電話を取ってがんばっていたので「設備部でもがんばるぞ」ということで、意気揚々と異動した先がこちら。

黒田：プロサスのボウサイズは「おじ」と「おだ」しかいない！

小田：……という所に放り込まれてしまいました。かつての設備部の業務がこちらですね。1ヶ月だけでこんなにExcelを開いて作業していることが判明しました。しかも20年以上現役で使っていることも判明します。

これを私が1ヶ月、全部1人で管理しないといけませんでした。毎月毎月スケジュール、売上報告、Excelを何往復すればいいんでしょうかという日々でした。

これはちょっと良くないぞということで「Excelが簡単に使えるように関数とか組んでみました。ちょっとやりやすくなったと思うんですよね。これで入力しといてもらっていいですか？」。

黒田：「なんか関数とかが入っていてよくわからなくなっちゃった……あ、消しちゃいました。ごめんなさい」。

小田：こんな感じで、使いこなせるわけがありませんでした。そんな中、部長からこんなことを言われます。

黒田：「案件管理はもうExcelを諦めて、タスク管理ツールでどうにかしたらいいんじゃない？」。

小田：と言われたんですけれども、Excelだとちょっとできないし、タスク管理ツールも設備部には向いていないんですよ。できればカレンダー形式で管理がしたいと思っていた時……。

黒田：小田に差す一筋の光、kintone！

小田：kintoneってなんか聞いたことがあるぞ、ということで私はサイボウズさんと打ち合わせをすることになります。

悩んでいることがたくさんあります。案件管理が複雑なので、カレンダー形式でやりたいんですよ。なんなら現場と社内のやり取りをその画面上で終わらせたいんですけど、物件、会社名……お客さん情報がたくさんあるので全部ひもづけたいんですよ。これって実現できませんかね？

黒田：kintoneならできます！

小田：えっ、できるんですか？　こんなのもう契約するしかございません。ということで2023年1月に、設備部メンバーだけkintoneを導入することになります。

ゲーム感覚でExcelをアプリ化、最強の「小田トーン」が爆誕

小田：さっそく誰でも使いやすい案件管理アプリを作ってみることにしました。簡単だったらいいなと作り始めたところ、なんとゲーム感覚で作れることがわかりました。

しかも、もともとあったExcelをそのままアプリ化できるだと……？　ということで先ほどのExcel、このままkintoneにINして出来上がったものがこちら。設備部用案件管理アプリが完成しました。

こちらの活用方法なんですけれども、作った案件管理アプリにカレンダーPlusっていうプラグインを導入しております。そうすることですごくやりたかったカレンダー形式での案件管理が、なんとできるようになったんですね。

黒田：小田さんが作ったkintone、これすごいよ！　小田トーンすごいよ！

小田：「小田トーンすごいよ」というワードが出ましたけれども、何がすごいんでしょうか。ちょっと見てみましょう。

黒田：この現場の資料をメールで送ってください。

小田：現場の資料、どこだ？　電話を取りながらの連携が大変だ。これ、あるあるじゃないでしょうか。それがkintoneだとこんな感じで、アプリ内にチャット機能がついているので、案件管理画面内でやり取りを完結でき、めちゃめちゃ便利になりました。

黒田：小田トーン、Nice！

小田：はい、続いて（笑）。

黒田：現場に持っていく資料が多すぎるんですよ。

小田：ヤバい、この資料を渡すのを忘れてた……こういうこと、ありませんかね。社内と現場とのやり取りがごちゃごちゃでお互い大変になっちゃうんですけれども。

こちらの添付ファイルをフィールドに設置することで、現場に持っていく資料・データを全部添付できます。そのおかげで、点検に持っていく必要がある書類をここに全部貼り付けて、ペーパーレス化することに成功しました。

黒田：小田トーン、Very good！

案件管理の可視化で売上は2倍に、事務作業は1人で完結

小田：荷物の軽減にもなりましたね。この案件管理アプリ、使っていくうちに情報がどんどん増えてきました。建物情報とかお客さん情報、全部のマスタアプリを作ることにしました。先ほどの案件管理アプリに作ったマスタアプリをひもづけたことで、画面上で全部必要な情報を見にいくことができるようになりました。

黒田：小田トーン、Great！

小田：さらにこのマスタアプリは、弊社の基幹システムからデータを出しているものになりますので、それを毎日CSVで書き出しまして、パワークエリで1つにまとめたものをもう一度kintoneにインポートしております。そうすることで無事、毎日必要なデータがブラッシュアップされている環境を作ることができました。

黒田：小田トーン、Excellent！

小田：さらにエクセレントなのが、コマンドプロンプトとタスクスケジューラを使って、なんと自動化に成功します。

黒田：小田トーン、Amaging！　天才かよ！

小田：これができるのも、外部からの連携ができるkintoneの強みを活かしたものになるんですね。案件管理アプリを使っていくうちに、設備部は部内での連携・共有ができるようになりまして、kintone化が無事完了しました。

さらになんと案件管理が可視化できるようになったので、こなせる案件はそのまま2倍になりまして、ありがたいことに売上も2倍となりました。2倍になったんですけれども、私、小田1人で十分事務業務をまかなうことができました。これも便利になったkintoneのおかげですね。なんてすごいんでしょうか、kintone。

黒田：なんてすごいんだ、小田トーン！