乱立する業務改善ツール、社内プラットフォームは“生きた化石”…　創業50年企業を変えたkintone全社導入の舞台裏 [2/2]

便利すぎて逆に孤立、熱意の40P超の提案書で経営陣へ殴り込み

小田：しかし導入から1年後、設備部だけ独自進化してしまいましたので、なんと便利になりすぎて逆に孤立します。設備部だけでkintone言語が毎日行き交っています。これはちょっと悲しいですね。

どうにかできないでしょうか。プロサスでもっとkintoneを活用できたらいいのにな……いや、業務改善、kintoneでできるんじゃないか？　そう思い立ちまして私、古巣の販売部の業務をちょっと見に行ってみることにします。どれどれ。

黒田：この書類はね、もう伝統的に手書きなのよ。

小田：えっ、まだ書類を手書きしてるのですか？　ちょっと昭和レトロすぎないか？

黒田：いろんなツールを経由しないと仕事が進まないんですよ。

小田：便利にしようとしすぎて業務改善ツールが逆に乱立しております。

黒田：大事な情報はプラットフォームにおいてあるんですよ。

小田：ヤバい、15年以上前から使っているんですか？　ちょっと古臭すぎませんか？　

さらにプロセスの基幹システムを軸に、問い合わせから処理完了まで、これだけページを開いていることがわかりました。開くページがちょっと多すぎます。

これはもうkintoneでどうにかするしかありません。「目指せ全社導入」ということで、私、小田は提案書を作ります。kintoneのおかげで設備部はなんて便利になったんだろうなと思いながら、作った提案書がこちら。なんと熱意がこもりすぎて40ページ以上の提案書が完成しました。
これを持って私、経営陣へ殴り込みをします。お願いします。

黒田：「古いプラットフォーム、あれどうにかできないかな？」「営業部の顧客管理もやりたいところだったんですよね」「基幹システムからマスタデータをkintoneに移せなかったら意味ないんじゃない？」。

小田：そう言われると思いました。これkintoneなら全部できるんですね。しかももう準備できています。設備部ですでに使っているんですよ。どうですか？

黒田：「ふぅん……」。

小田：ドキドキ……。

黒田：「kintone、いいじゃん！」

小田：「えっ、いいんですか？　やった！」ということでkintone全社導入が決定しました。

年間110万円のコストカットも実現、kintoneが会社のプラットフォームに

小田：各部署にkintone協力者を立てまして、期間を1ヶ月設けて浸透期間をスタートさせました。

黒田：kintoneを浸トーーーン！

小田：私、小田、がんばります。こんな感じで「kintone、便利ですよ」というレクチャー会を協力者に実施しまして、その中で部署ごとのスペースとかアプリを作ってもらうことにしました。

うまくいく部署ばかりではないんですよね、やっぱり。「うちの部署での運用方法がわからない」とか「アプリの作り方がわかりません」、そういった方に向けて「kintoneのことなら小田にいつでも頼ってください」という環境を作りましたところ、無事kintoneの浸透化が完了しました。

黒田：小田トーンが浸トーーーン！

小田：ではプロサスがkintoneを全社導入したことでどうなったのか、ちょっとご紹介させてください。

黒田：手書きの伝統が残っています。

小田：先ほどの手書きの書類。こんなもの、もういりませんね。廃止しまして、申請フォーム、手書きの書類のもの、全部kintoneに落とし込んでペーパーレスに成功しましたよ。

黒田：小田トーン、Wonderful！

小田：はい、続いて。

黒田：大事な情報がプラットフォームに残ったままです。

小田：「平成初期のホームページかな？」と思わせるような古臭いプラットフォーム、こんなものも廃止です。kintoneのポータル画面にプロサスのプラットフォームを全部落とし込むことに成功しました。しかもスマホからも綺麗に見ることができますよ。

黒田：小田トーン、Beautiful！

小田：はい、綺麗になりましたね。で、先ほどのこのごちゃごちゃの画面、覚えていますかね？　よく見ると有料の6ツールを使っていることがわかりましたので、これをkintoneのアプリに落とし込みましたところ、なんと年間110万円もコストカットすることができました。

黒田：小田トーンで整トーーーン！

小田：違います、kintoneで整トーン！　できたんですね。無事kintoneはプロサスのプラットフォームとなり得たのでした。

ワンクリックで未来の予定を作成、標準機能で時短とミス防止

小田：最後にお土産を出させてください。「くりかえしPlus」と「アプリアクション」をご紹介いたします。

黒田：この点検、毎年点検になった。よし、来年分も再来年分もコピーだ！

小田：こんな感じで来年分の予定のレコードを作る必要なんてないです。このボタンを押してみてください。これを押すとこんな感じで、なんとワンクリックで未来の予定のレコードを自動で作ってくれるという、めちゃくちゃ便利なものになります。続いて……。

黒田：よし、帰ってきた。報告書を作るぞ。住所や物件名をコピーだ、コピーだ！

小田：こんな感じで報告書作成アプリにコピペする必要なんてないです。このボタンを押すとこんな感じで、必要な情報をアプリ間でコピーしてくれるというめちゃ便利なものになっています。これで時短とミス防止に貢献することができました。

黒田：これ導入大変だし、費用もかかるんでしょ？

小田：って思うじゃないですか。そんなことございません。くりかえしPlusは試用版がありますし、アプリアクションに関してはkintoneの標準機能になっています。ボタンを設置することでワンクリックで使えるめちゃくちゃ便利なものになっていますので、めっちゃ導入簡単です。

黒田：小田トーン、すごいよ！

小田：はい、kintoneがすごいんですね。ということでお土産でした。

黒田：タイトルを改めまして、「プロサスのボウサイズにサイボウズのkintoneを浸トーンさせたら」……。

小田：「会社全体がkintoneで整トーンできた話」、お送りさせていただきました。株式会社プロサスの小田と。

黒田：kintone、浸トーン、小田トーン！　でお馴染みの黒田でした。

小田：ご清聴ありがとうございました。

黒田：ありがとうございました。

（会場拍手）

全社拡大の秘訣は「諦めず根気強く、元気にやること」

沖沙保里氏（以下、沖）：小田さん、黒田さん、ありがとうございました！　小田トーンのご紹介、ありがとうございました。トップバッターとして緊張されたかと思いますが、盛り上げていただきました。スライドの中のイラストも小田さんが全部手描きされたということで、オリジナルの素敵なスライドでご紹介ありがとうございました。

では、ここで私から1つご質問させていただきます。今回全社プレゼンをされて、全社に見事拡大されたということで。けっこう全社拡大に悩まれているお客さまも多いかなと思うんですが、何かアドバイスであったりとか、こういった「気をつけたほうがいいよ」というポイントがあれば教えていただけますでしょうか。

小田：1つはみなさんに寄り添って、導入側、広げる側が諦めず根気強く、元気にやることだと思います（笑）。間違いないです。

沖：ありがとうございます。1社で留まっているというお客さまもすごく多いとおうかがいしておりますので、ぜひ参考に気合をもって全社プレゼンに臨んでいっていただければと思います。それでは私からのご質問は以上となります。プロサス、小田さん・黒田さんでした。ありがとうございました！

小田・黒田：ありがとうございました。