“マニュアル作成が進まない問題”をAIで解決　管理者の負担も軽減できる、先進AIツール活用法

多くの生成AIユーザーが業務効率化を実感

木本俊光氏：ここでAIとマニュアルの相性と関わりを、少しお話しします。「生成AIが業務効率化に役立つよ」という話はさっき（前編で）しましたが、まず「どれくらい役立つの？」という話です。

ある調査によると、マニュアルに限らず、生成AIを使っている人の半分以上が少なくとも週に5時間は時間を節約できていると感じているそうです。1日あたりに換算すると1時間、月に直すと20時間くらいは削減できる計算になります。

もう1つちょっと違う観点で、効果があるだけじゃなくて、生成AIはより使い始めやすく広げやすいという、浸透の速さがポイントだったりします。

（今まで）「自前でシステムを組む」という話だと、数年かかってもなかなか全社に浸透しないこともあるんですが、（利用）効果だけじゃなくて、それぐらい（普及の）スピードも速いのが生成AIの特徴です。

なので今日お越しいただいた方には、できるだけ早く使う側に回っていただきたいなと、個人的に思っています。

議事録やメールよりも、AI活用が向いている業務とは

じゃあマニュアルはどうなのかという話を少しすると、さっきの総務省の調査の中に「こんな業務に使われてるよ」「こんな業務で効果が出てるよ」という話が10種類ぐらい出てます。

（ここで最初に紹介されている用途は）議事録やメールなんですけど、あと9個ぐらいある中で一番効果が出ているのが、実は「社内向けヘルプデスク（マニュアルも含む）」ですね。これが（議事録やメールよりも）効果が出ていますと。



ピンクまでは「もうみんな使ってるよ」というところで、青は「もう効果が出てるよ」というところなんですね。アメリカ・中国のほうがやはり早いんですけど、7割、6割ぐらいはもう効果が出ているというふうに、実はすごく相性の良い分野です。

私もAIのサービスをリリースするまでに250社ぐらい体験いただいて、数十社単位でお話を聞かせていただいたんですけど。具体的にどういうふうに役立つのかでいくと、やはり「作成負担が減る」「マニュアルの質を底上げする」「クオリティが低いものが少なくなる」という感じですね。

あとは管理者もいるので「マニュアルをチェックするのが楽になるよ」というお話を聞いたり。ひいては、みんなで作成するプロジェクトが速くなっていくのが大きなポイントだと言う方もいます。

「これだけ簡単に作れるんだったら、今まで作っていなかった業務のマニュアルも作れるようになる」と。活用範囲が拡大していくことも、気づきとしてあったみたいです。

これは生成AIの特徴ではあるんですけど、人力でやるとすごく時間がかかるものに対してAIが省力化してくれて、結果的に人がかける時間がすごく短くなる。結果、右のようなメリットが出てくるというふうになってます。



ただAIは人間のようには作業しないんですね。AIでこれだけ効果が出るのは、AIが特殊な動き方をするからでもあります。

スタディスト社「Teachme Biz」の5つのAIの機能

今日はせっかくなので「この分野のAIだったら、こういう考え方でやると効果が出るんですよ」「こういう考え方でマニュアル作成の進め方が変わるんですよ」というお話を、お持ち帰りいただければと思っております。

具体的には、現在（2024年7月時点）弊社が出しているAI機能は、細かく分けると5個あります。「動画マニュアル自動生成」と「自動字幕生成」と「ステップ概要を作る」「ドラフト生成」「校正・要約」という機能ですね。



このうちいくつか紹介するんですけど、大きく分けると2つです。動画系のAIを「ビデオPro」、そしてテキスト系のAIを「テキストPro」と言っています。ちょっと種類が違うので、今日はこの2つに分けてご紹介したいと思っています。

左側がわかりやすいので、まず動画からご覧いただければと思います。まずは現場作業を伝える時の素材になるような動画を見ていただいた上で、AIがどういうふうに動くのかをご覧いただきます。じゃあ再生しますね。

【映像再生】

ナレーター：まず壁側にセメントを多めに塗ります。次に壁の余りも使いながら、床にもセメントを塗っていきます。セメントの上にメッシュシートを乗せ、押し付けながらメッシュの隙間にセメントを入れていきます。最後に角が浮かないように、コテの端を使って押さえながら埋め込んでいきましょう。



【再生終了】

素人目で見ると心もとない気もするんですけど、メッシュシートみたいなものを入れると、より良い効果があったりするらしいです。最後ちょっとだけ切ったんですけど、そんなに難しくない作業のように見えます。

実際の作業をAIでどうマニュアル化するか

（しかし一度思い返してみてください。）「この作業のポイントが何個あったか」「どんな順番で進むかをあらためて説明しろ」「マニュアル化しろ」というと、実はけっこう時間がかかったり「あれ？　どうだったっけ」と思う部分もありませんか？

これを効果的にマニュアル化していくプロセスをお見せしたいと思います。この実際の画面を再生すると、「動画から作成」を押して、さっきの動画ファイルを選びます。



タイトルを入れて「実行」を押すとAIが作ってくれます。ちょっと待つだけなんですが、さっきの1分ちょっとぐらいの作業が、数十秒ぐらいでもう出てきますね。

こんな感じです。右側にパパッと、手順ごとに切られたものが出てきます。ちょっと1個1個再生してみます。

【映像再生】

ナレーター：まず壁側にセメントを多めに塗ります。次に壁の余りも使いながら、床にもセメントを塗っていきます。

【再生終了】

一つひとつの作業ごとにAIが自動で中身を判別

こんなふうに、（一つひとつの）作業ごとにAIが自動で中身を判別して切ってくれるんですね。そして右上の「確定」を押すと、ここでもう1回処理が入ります。この間に字幕が入っていたのに気づかれた方もいるかもしれないんですけど、字幕や説明文がガガっと入って。

これも20秒ぐらいで出てくるんですが、こんなふうに説明文も含めて一気にできて、「マニュアル作成」というボタンを押すと、編集画面に入っていきます。


※実際のデモ画面を動画で見ることができます

実はこれで完成ではなくて、少し専門用語などを調整しなきゃいけない部分もあるので、ちょっと画面を切り替えます。

実際にさっきのマニュアルの編集画面に移ったものがこれなんですけど、例えばこの「動画を編集」というのを押して、あとは字幕が本当に合っているかという確認は人間がします。

「字幕」という左側にあるボタンを押すと、もうさっきの字幕が入っています。業界の方だったら気づくかもしれないんですけど、「小手」は剣道の小手ですね。

実は難しい漢字なんですけど、（新人でも）読めるようにカタカナに変えておきましょう。「確定」を押して右上の「マニュアルに反映」と押せば、これで動画付き字幕が更新されます。

この間に「文章アシスト」というボタンを押して、コテ（の1単語）ぐらいなら手で変えればいいんですけど、「字幕から生成」というボタンを押すと、今の字幕を変えたものをベースにこんなふうに説明文も変えてくれます。つまり人は字幕だけを修正すれば、説明文も含めて反映してくれます。

外国語のマニュアル解説にも対応

ちょっと完成品を見てみましょう。「プレビュー」の下のボタンを押します。そうするとこんな感じですね。表紙はまだ入れてないんですけど、手順ごとに分けられた（短尺動画の）マニュアルが出てきます。さっき少し再生したように1つ1手順ぐらいで動画が分かれています。



もうこのマニュアルを見たら（作業が）できそうですよね。実はこういうふうに（動画が短く）切れていると、例えば右上の「Language」ボタンを押してベトナム語に切り替えれば、（働く人の）母国語で各手順の要点を理解できるようにもなるんですね。

みなさまも（逆の立場を想像してみてほしいです。）ベトナム語の動画を1分ぐらい見せられて、（再生後に）「要するにこうです」と（日本語で）説明されて、理解できるでしょうか。理解できる人もいるかも知れないですが、（作業を）10秒ずつ（区切って）ポイントごとに母国語で解説があるほうが、やはり覚えやすいですよね。

YouTubeとかでも、気になるやってみたい作業動画で、自分の探してるところを特定するのってめっちゃ大変じゃないですか。こういうふうにちゃんと作業ごとに分けていると「ここだここだ」と、すごく早く見返せるんですね。

実は（この短尺区切り）、管理者の目線でも便利なんです。なぜなら作業は、変わるからです。道具ややり方が変わった時に、まるまる動画1本だと、全部を撮り直さなきゃいけないんですが、（手順ごとに）分かれていると、そこだけ変えるようなこともやりやすいんですね。

ということで、実はサクっと作ったんですけど、作るだけじゃなくて見る人も管理する側も工数がすごく削減できる。AIがそんなフォーマットを作ってくれるようになっています。

実は、弊社の「Teachme Biz」のサービスを開始した10年以上前に、「動画マニュアルだけのサービスにはしない」と、判断して作ってるんですね。

（動画だからこそのメリットはありますが）動画マニュアル（の編集・管理）には継続的に時間がとられすぎてしまう（と結局、使われなくなってくるんです）。（なので去年までは）「（動画は）注意して（使って）くださいね」と言っていたんですが。

（今回のように）AIを使って（動画の加工が）効率化できるのであれば（動画資産を）ようやく効率よく加工・活用できるようになったと、思い直すようになりました。

人がやると時間がかかる作業はAIにお任せ

話を戻します。動画マニュアルを編集する時は、まず動画の要点を理解しなきゃ進められないんですね。その上でこの要点に編集を入れていかなきゃいけないんですが、AIがまずはほぼ完成品を作ってくれるので、それを確認して調整するというふうに作り方が変わっていきます。



もうちょっと細かく言うと、作業動画を撮るところから、今までは動画を何度も確認して理解します。場合によっては動画が長すぎると分割します。中身を踏まえて字幕や編集内容が何かを決めます。

その上でこの言葉を何秒に入れようと打ったりして、地道に編集を加えていくんですね。見出しや社内向けの説明文を書いて、新人さんや外国人の方など人によって表現を変えて、最終調整して完成する。

数分の動画でもマニュアル化するのに、数時間かかるのは珍しいことじゃありません。そこに対して今の技術を使えば、作業動画を撮って半自動生成ができる。

字幕やシーンの部分や、切り方も手で微調整はできるんですけど、こういう調整は人間がします。その上でさっきみたいに概要を更新したり、表現を更新することもAIが手伝ってくれます。

最後の調整はやはり人間ですが、人間がやるとすごく時間がかかるところをAIがガガっとやってくれます。

小売業や製造業などのマニュアル作成工数が93％減

例えば、小売企業のレジ操作のマニュアル。実際のお客さまの作業でやってみたんですけど、慣れている人でも動画だと1時間42分かかって、（しかもこの間）ずっと忙しいんですね。タイムアタックしてる（ような状態な）ので（笑）。

これがAIを使うと7分でもう完成品ができる。工数が93パーセント減りました。さらにAIがほぼやってくれるので、作業者に関わらずマニュアルの質が安定するのも良いポイントです。



実はこのAIサービスは、リリースした（2024年6月）時は「8割減」と言ってたんですよ。でも実際にリリースしたあと、私も製造業3社ぐらいのお客さまの作業を（正式版のAIでマニュアル作成）したんですけど、平均して同じように93パーセント減で作れました。

私も個人的にゲームの使い方みたいなマニュアルも作ったんですけど、1分半ぐらいの作業で終わりました。4分で完成して、しかもタイピング1つもせずにけっこう質が高いものを作れています。

次に、これだけ速いと何が良いか。時間が確保できるのはストレートに良いんですけど、実はこれくらい簡単にポチっとできると、ベテランによる教育も（マニュアル化できます）。

今までベテランがなかなかマニュアルを作ってくれないことに悩んでいる方も多かったんです。でも、（ベテランの方は）新人に教えるのはけっこうやってくれたりするんですよ。

いつもどおり教育してる場面を撮らせてもらって、AIにマニュアルを作成してもらえれば、作成のスキル自体は（あまりなくても）作業が簡単になるので、専門用語さえ知っていればちょこちょこっと調整して完成します。




場合によっては新人や教えてもらった側で、用語ぐらいは知っている人が仕上げることができるかなと思っています。

人間の役割はAIへのフィードバック

テキスト系の話も1つしたいと思っています。テキスト系は、ナントカGPTとか使っている方はもしかしたら馴染みがある部分もあるかもしれません。さっきの作成の画面で「文章から作成」を押すと、「何のマニュアルを作りますか？」と出てきます。



「何を」「誰のために」「どのように」「何のために」とを書いたら叩き台が出てきます。こういうのも最初から入っているので「こういうものを入れるんだ」とわかりやすくなっています。

実は最初は入力欄のテキストが入ってなかったんですけど、そうするとすごくシンプルに書かれてしまってですね。「提案を依頼」と押すと、これだけで右みたいなアウトプット出てくると、（最初は）「AIすごい」となるんですけど……。

よくよく見てみると「うちの業務には合ってないな」となってしまうんです。なので、こんなふうに誰でも必要な情報が入れられるように調整しました。

例えば「経費精算する方法」を入れると、こんなこともできます。画像例も描いてね、と入れて「提案を依頼」を押すと……。マニュアルを作る時に画像があるとわかりやすいんですけど、画像を探すのも考えるのも大変なので。

「手順の中にこういう画像を入れたらいいんじゃないか」と提案してくれて、「マニュアル作成」を押せばさっきの編集画面で、調整したり素材を入れていけば完成と。



これも同じように毎回ゼロから考えてマニュアルを作らなきゃいけなかったのを、AIを使うとAIがまず叩き台を出してくれるので、赤ペン先生のように確認や調整をしていく。

ちょっと言い方は雑ですけど、フィードバックやダメ出しをするほうが楽なんですね。やることは楽になったけどちゃんと最後は（自分で）確認してね、というやり方に変わっていくイメージです。

ターゲットや商材別の構成案も作成

テキスト系は細かく分けるとこんなふうに、今までだと作業全体を想像して、素材を集めてなきゃいけなかったのが、作業の構成を作ってくれます。素材だけ集めれば、書き方の調整もAIがやってくれます。



作り方としては「何を」が具体的な作業です。マニュアルの題名になるものに、「誰のために」みたいな話を入れます。（マニュアルを）見る人ですね。「どうなったらうれしいか」。自分でできるのもそうですし、もしかしたらミスがなくなるかもしれない。

最後は「どのように」。何か社内の条件があれば、そういうものを書いて入れれば叩き台ができると。ちょっと難しそうに見えるんですけど、マニュアルを作っているチームは、社内のすべての人に対して（マニュアルを）作ることは（あまり）なくて、特定の人たちに向けて作ることが多いと思います。



そこを絞ってあとは具体的な作業を追加していけば、叩き台をボンボン作ってくれます。例えば、小売店舗だったらわかりやすいなと思ったので小売業の例にしてるんですけど、条件は今回勝手に設定しました。

「ポイントカードをレジで勧める方法を教えてください」というふうにして「提案を依頼」と押すと「主婦層にはこういうふうにお声掛けしたほうがいいですよ」というのが出てきます。

これはこれで便利なんですけど、この条件さえ固めておけば、例えば（ポイントカードを）桃に変えただけで「桃だったらこういうふうに声掛けましょう」とか。

塩分タブレットにすると「こういうふうに声掛けましょう」。実は主婦層のあと、塩分タブレットだったらビジネスマン向けになったりするんですよ。実はそういう提案をしてくれたり。

マニュアル作成だけでなく管理者の負担も軽減

あとは製造業の方であれば、朝会でみなさんに「こういうことに気をつけてくださいね」と言ったりするかなと思います。そういうものも、この青い部分に昨日起きたトラブルを書くと。



トラブルを話すだけだと興味を持ってくれないので「余談も入れてね」とを書いて依頼をすると、プレス機器の場合は、例えば上のほうに事故の話があって、ステップ7ぐらいに「重大事故ってこんな影響があるんですよ」という余談を入れてくれたり。

これがフォークリフトの事故だったら、最初はちゃんと気をつけなきゃいけない話があって、6～7ぐらいに重機の歴史。私はフォークリフトの歴史を話せないんですけど（笑）、（話せないなら2つ目の余談の）「安全第一の企業文化みたいな話をするといいですよ」と。

最終的には、人間が決めればいいので「歴史は無理だな」と切ってもいいんですよね。ただこういう素案を出してくれるだけでもすごく助かるというのが、使い方の1つです。

また、最近だとダイバーシティ対応が必要な時に、「漢字にルビを入れましょう」ということもやってくれます。「提案を依頼」を押すと、漢字のあとにひらがなを入れてくれます。人がやろうと思ったら意外としんどいですよね。こういうこともやってくれたりします。



今までは作るところでしたが、それに加えて管理するほうも楽になるのが、こういう校正です。左はちょっと細かいんですけど、よく見ると間違いがたくさんある文章も、ボタン1つで右側（の正しい文章）にしてくれたり。

あとは、間違ってないんですけど読みにくい文章がありますよね。これはせんべいの話が5行ぐらいで書かれていて、すごく長いですし、漢字が多くて2文しかない。

それを1クリックで漢字をひらいて（かなに直して）くれたり、文章を切ってくれたり、やさしい日本語に変えてくれたりします。実はいろんな書き換えがあるんですが、ちょっと割愛します。

AIを使えば数十秒から1分でマニュアルが作れる

こういうことをすることで、今まで一つひとつマニュアルのイメージを想像してゼロから仕上げていくところを、まずは作業名と条件さえ決めればドラフトを作ってくれるので、あとは叩いていけばいいとか。



これをチームでやってるとすると、各部署に作り方を教えてそれぞれに作ってもらっていたのが、ドラフトを渡して素材を集めてもらう、というような変化になる。

管理者の場合は、今まで全部自分でチェックして、難しい文章も読んでいたのが、「まずはボタンを押して」ということもできたりする。その結果、作成を加速したり、作成が同時に進んだり、品質自体が底上げされやすくなってきます。

ちょっと長々と話したんですが、まとめにいきます。最後に話したドラフトに関しては、人が作ると全体を把握して、スキルも使いながら作っていく。難しい仕事だったら、そのぶん時間がかかるんですけど。

AIにお願いすれば、定めたフォーマットで、作業によらず1分から数十秒で出てくるという作り方になります。

動画に関しても、要点を理解して地道に作らなきゃいけなかったのが、クリックしたものを待つ、できた部分にダメ出しするようなかたちで、10分でできる。右を前提で組織で作るのか、真ん中を前提で作るのかで、組織としての作成スピードが大きく変わるかなと思っています。



もともとマニュアルの話でした。マニュアル作成にはこれだけのお悩みがあって、AIやITを使うとより楽になりそうなイメージがついたでしょうか（笑）。ついたらうれしいなと思ってるんですけど、いかがだったでしょう。AI、役立ちそうですかね。

「こういうふうにAI使うこともあるんだ」「こういうふうにするとマニュアル課題が解決するんだ」というものを、1つでも多く持って帰っていただければ、私としてはお話をみなさまにお届けできてよかったなと思います。

“マニュアル作成が進まない問題”をAIがバックアップ

最後にアンケートや質疑応答をしたいんですけど。今日は作成をどうやって進めるかという話をしました。やはりAIはむちゃくちゃ役立ちますが、一方で作成後にちゃんと伝わるフォーマットになっているか。必要な時に届けられるか。

そこの話は、もともとこの「Teachme Biz」全体が備えています。さっきの計測するというところも、マニュアルを継続的に運用していくためのプラットフォームの中に、今回「Teachme AI」がより強力なものを（提供しています）。



やはり（マニュアルを）作らないと始まらないので、そこはより強力にしていくみたいなかたちでAIができています。詳しく聞きたい方は、別のセミナーや商談などでもお話しできればと思っております。

ということで今日の私のお届けしたい話は以上になっておりますので、みなさまアンケートにご回答いただければと思っております。

AIで効率的に検索する時に意識すべきことは？

残り7分ぐらいあるので、質問と回答に答えていこうと思います。今からでもぜひご質問いただければと思っております。1個1個答え始めますね。「見逃したかもしれないのですが、テキストはマニュアル作成者が入力していますか？」。はい、そうです。マニュアル作成者が入力します。

「作成した手順書を、RAGを活用したAIで効率的に検索することを考えた場合、作成上意識すべきことやTipsがあれば教えてください。特に動画・画像のようにAIが読みづらい要素を含むものを気にしています」。

RAGを活用したAIでは、今の弊社のシステムではないんですけど、作成上で意識すべきことでいくと……RAG（注：欲しい情報を検索して抽出し、その内容をもとに生成AIに回答を生成させる技術）をご存知ない方もいらっしゃるかもしれないんですけど。

やはり見られる方にちゃんと見えるかどうか、ちゃんと使えるべきところに使いやすいかどうか。後工程を意識したアウトプットになるように、生成物のフォーマットを決めていくことは、まず重要かなと思っています。

動画・画像のようにAIが読みづらい要素を含むものに関しては、特定の各社さんのルールに合わせてちゃんとAIが動いてくれるように、RAGのプログラムをどれだけ教育するのかが大事かなと思っています。

弊社の動画マニュアルに関しては、RAGではないんですけど、そこを意識してちゃんと動画みたいな扱いにくいものを手順ごとにカットする方法は、一部特許も取って研究している部分です。

「テキストAIでドラフトに対して素材を提供してくれる（ということですか？）」……素材というのは画像や動画のことを言っています。AIが「こういう動画とか画像を入れるとわかりやすいですよ」とAIが教えてくれます。

実際の社内のシステムの画面や現場の写真などの素材は人間が集めてくることになるので、その画像や動画を素材と申し上げておりました。

ベテランの技をマニュアル化する時の工夫

「ベテランの方の場合、自分の存在価値を確保したいがためにマニュアル作成することを嫌がることもあるのではないか、と思います。そういう方に対して作成を促す方法はありますでしょうか」ですね（笑）。

これはどこまで頑固というか、抵抗されるかにもよるんですけど。（いくつかの解決策は）最初のほうにお話した（マニュアル作成を進める）手法も活用できるかなと思っています。とはいえ、「マニュアルを完成させるところに協力するのが業務ですよ」と伝えてしまう、という方法もありますし。

やはり「これだけ新しい人の声があるんだったら」という話も、交渉素材になったりするかなと思っております。

もう1個は、こういうふうにAIを使って最近おもしろかったのが、けっこうしっかりした良いカメラで「作業シーンを撮らせてください」と言うと、逆にテンションが上がるベテランの方とかいるんですよね（笑）。そういうガジェットを見せると、テンションが上がって協力してくれたりもします。

「完成したマニュアルはどのように公開・共有されますか」。完成したマニュアルは「Teachme Biz」というプラットフォーム内で共有したり、公開されるかたちになります。

「複数の人が作ったマニュアルを集約する場合、レベル感を揃える必要が出てきています。インデックスを揃える以外にポイントが何かありましたら教えてください」。

1つは作り方。共通で何個かありますね。まずはみんなで同じ作り方のレクチャーを聞くというものがあるんですけど、その中身としては、例えば見出しの書き方や、体言止めではなくて用言で書くような書き方、テキストのルールを決めておく、ということがあります。

あとは、丸や矢印といったアイコンやマークの入れ方や、色はこういうふうに揃えましょうというものを揃えておくのは良いかなと思っています。（マニュアルの文章自体が）長くなりすぎないこともすごく重要だったりしますね。いくつかそういうポイントがあるので、特に「バラつくのは嫌だ」ということに関してはルール化するのがおすすめです。

もうそろそろ時間になりますね。いかがだったでしょうか。役立つ部分があればうれしいなと思っております。

司会者：ありがとうございます、ちょうどお時間になりましたね。みなさまお忙しいところご参加いただきまして、誠にありがとうございました。

みなさまにお役立ていただけるようなセミナーを開催してまいりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。本日はご参加のほどありがとうございました。