時間やリソースが足りなくて手順書が作れない…　マニュアル作成が進まない4つの理由と解決策

動画マニュアル作成支援市場でシェアNo.1の「Teachme Biz」

木本俊光氏：今日は、マニュアル作成を進めていくという話とAIが主なトピックです。そもそも弊社は、マニュアルに関しては動画マニュアル作成支援市場でシェアナンバー1の「Teachme Biz（ティーチミー・ビズ）」というクラウド製品を提供しております。



業種問わず、たくさんの方に使われています。（弊社はクラウド製品の提供だけでなく）たくさんの企業をご支援する中で得た知見を踏まえて、マニュアルを作る人を養成する、3日間のマニュアリスト養成という講義・ワークショップも提供しています。



この講義は3日間あるので、ちょっと1時間では収まりきらないですけど（笑）。今日お届けすると良いかなと思っている情報をピックアップして、いくつかご紹介したりもしたいと思っています。

AIに関しても、先月（2024年6月27日に）正式にリリースした「Teachme AI」というサービスがあります。このAIがどう使われるのかも、今日はお話ししたいと思っております。



私の紹介が遅れましたが、今はAI Business Connectorという肩書きです。実は去年はこのようなセミナーで話すことがあまりなくてですね。

一昨年は実際にマニュアルを使っているお客さまや有識者の方を招いて、みなさまの（Teachme Bizやマニュアルの）使い方を届けたり、専門家から知見をうかがうようなイベントの責任者をしていました。その中で、メディアにも出られている著名な方や専門家の方の聞き手を務めたりしていました。



今日は、（AI製品の）ビジネスの責任者としての知見も交えながら、実際のお客さまのマニュアル運用の声や「実際AIってどう使うの？」「本当に効果あるの？」といった話も含めてお届けできればと思っております。

10人でやっていた仕事を6人でこなす時代へ

今日の流れを紹介します。マニュアル作成の課題を前半に扱います。みなさまは弊社のツールを使われているかどうかに関係なく、マニュアル（作成）をもっと進めていきたいという思いを持たれてるのかなと思うので、いくつか持ち帰れるものをお届けできればなというのが1つです。

もう1つは、AIはどう役立つのかとか、実際にAIの機能の画面もいくつかお見せするので「これだったら使えそうかな」といったところも、少し判断できるようなシーンも後半にお届けしたいと思っております。これが私としてのゴールです。



まとめると、まずはマニュアル作成が進まない背景や解決方法をお伝えし、次にAIとマニュアルの関わりや、具体的な（AI機能の）操作画面も含めてご紹介して、最後に質疑応答ですね。今は「はじめに」という前段の話をお届けしている状況です。

ということで今日のテーマの背景に触れさせてください。まず弊社は創業以来ずっと、日本の生産年齢人口の変化のグラフを大事に見ています。日本の労働人口はもう4割減るのが確実と言われています。



このグラフ自体は見たことのある方もいらっしゃるかもしれませんが、今までから4割減ということを言い換えると、10人でやっていた仕事を6人でこなさなきゃいけないんですね。

もちろん6人になったので「6人分でいいよ」と言ってくれる会社があれば、ちょっとお声掛けいただきたいんですけど（笑）。そんなことはなく、6人でも生産性は今まで以上を目指さなきゃいけない。

つまり生産性を高めなきゃいけない流れは確実にくる中で、こういう背景がある場合は、今まで一緒に働いてない人とも働かなきゃいけないということもあると思います。

みなさまもやっている仕事の種類が増えてたりしませんか？　私も日に日に仕事の幅は広がっているんですが（笑）、一人ひとりに求められるスキルが多様化していくという変化を感じられている人もいるはずです。

業務効率化とマニュアルの重要性

入ってくる人もスキルも多様化していく中で、一つひとつOJTでしっかりベタ付きで教えるのはなかなか難しい。そんな時に、マニュアルは1つの有効な手段かなと思っています。



もちろん、人がまったく関わらなくていいわけではないんですが、きちんと伝わるようなマニュアルがあれば、やはり自分だけで（自律的に）学べる要素が増えます。

最初に学んだことは、なかなか1回（聞くだけ、1回見る）だけでは習得しきれないところもあります。その時にマニュアルがあると、必要なタイミングで復習できるんですね。そういう素材があるだけで、実は心理的にも安全になったりします。



もう1つ、マニュアルでちゃんと業務が見える化されていると、業務を効率化したり生産性向上を目指す時に便利です。「今はこういう業務の進め方なんですね」という作業標準が可視化されているかどうかで、（業務改善のやりやすさが）大きく変わってくるので。業務プロセスを見直す機会としても、マニュアルというのは今後、より重要性が高まると思っています。

（ここでAIの影響にも触れます。）実は先月公開された、総務省の情報通信白書の最新版の中に、「業務で生成AIってどう使われるの？　どういう効果があるの？」という話が載っています。



一番上にあったのは「業務効率化や人員不足の解消につながる」。これは各国に聞いてるんですけど、パッと見ると青だけに注目したくなるんですが、実は緑までがポジティブな回答（「どちらかというと使えると思う」）です。

（青と緑を見ると日本でさえ）もう7割5分以上、「これは絶対に業務効率化に使えるぞ」と注目されている分野なんです。

マニュアル作成が進まない主な4つの理由

（ここからは、マニュアル作成が進まない背景について話します。）今回の参加者はマニュアル作成に困っている方、もっと（効率良く）進めたいという方がたくさんいらっしゃるということで、弊社が支援してきた経験の中で、マニュアル作成が進まない大きな4つの理由を紹介します。



講座では6つ紹介してるんですけど、特にここはけっこうみなさまが思い当たるだろうなというところや、おそらくこのあたりを聞きたいだろうというところをピックアップしました。

まずは4つのうち1つ目が、「時間やリソースの不足」です。忙しくて作る時間がとれない。マニュアルはけっこう作るのに時間かかったりします。

実はこの作る時間って、「何のマニュアルを作ろう」というふうに、考えたり企画する時間（も必要）で、マニュアルについて考える機会も含めて、なかなか時間がとれないことが大きな原因かなと思います。

また、時間があっても進まないこともあります。「マニュアルの必要性が十分に認識されていない」というのが2つ目ですね。時間はあるんですけど、「マニュアルって本当にいるんだっけ？」みたいな。

特に自分自身が使わない人もそうなんですけど、例えば新人さんや異動してきた人などの「マニュアルを使って学んでいる人」と接していない人は、マニュアルに助けられている人が近くにいないので、より必要性を感じなかったりします。

（そして3つ目。）必要性を感じていてもなかなか（制作が）進まない時は、「モチベーションが欠如する」ということもあります。実際に作ってみても、マニュアルが役立ってるかわからないと、なかなか次の作成につながらないんですよね。

まずは必要だと思って作ってみたんだけど、次が続かないというのが、次が作られない理由になったりしますね。

4つ目は、やる気があっても進まない時があります。この背景にあるのは「スキル不足」です。実はいざマニュアルを作ってみようとすると、なかなかうまく作れないというスキル不足が作成のハードルになったりするんですね。

最大の課題は、マニュアル作りの「時間やリソース」

このあたりは、みなさまもけっこうあるんじゃないかなと思っています。せっかくみなさまに同じ時間に集まっていただいているので、みなさまの周りもしくはご自身は、1から4のどれが当てはまりますかね。

もしくは1から4以外も含めて当てはまるものがあれば、どれが自社に当てはまりそうかとか。みなさまが今マニュアル作成を進めたいというチームや場所はどこで止まっていそうかというのを、回答していただいてもいいですか。

いいですね、今までのセミナーよりもむちゃくちゃ回答が集まるのが速いです（笑）。ありがとうございます。1、2、3……3（モチベーション欠如）がいつもより多い。でもやはり1（時間やリソース不足）が一番多いですね。

ほかでも聞いたことがあるんですけど、1（時間やリソース不足）が一番多くて。2（必要性の認識不足）より3（モチベーション欠如）か。今日はなんだか3が目立つ気がします。4（スキル不足）もけっこう出るんですけど。ありがとうございます。

みなさまが今から聞く時も「1が多いんだな」とか「3とか4とかもいつもより多いんだな」みたいなのを踏まえた上で聞いていただければと思っています。まだまだ書いていただいて大丈夫ですよ。とはいえ次にいきますね。

4つの課題とそれぞれの対策例

「じゃあどうするのか」という話が気になるところかと思うので、それぞれに対しての対策例をお話していきます。1個目、時間やリソース不足に関しては「組み込みと分割」と言っています。1個1個出しますか。

2つ目、必要性を認識してくれないというのは、やはり「価値を可視化して啓蒙していく」というようなこと。

3つ目のモチベーションは、「動機づけしたり評価に組み込む」ことは有効かなというところですね。

4つ目のスキル不足に関してはちょっと直球なんですけど「スキルの育成を支援する」と。これだと簡単すぎるので、少し実例なども含めて、1個1個解説していきたいと思っております。

時間やリソース対策で有効なのは「業務への組み込みや分割」

1個目は大人気……大人気じゃないですね（笑）。よく共感いただく、時間やリソースがないというところですね。企画する時間も含めて「ない」というところに対しては、やはり業務へ組み込むのが一番強制力も効くかな、というところです。


マニュアル作成と業務を別のものとして扱うと、業務が終わったらマニュアルを作るというふうになるので。やはり「マニュアル作成も業務ですよ」とちゃんとリストアップしていくことは、すごく初歩的ですけど大事です。

そうすると優先順位を上げやすいですし、その結果として、マニュアル作成の時間を押さえられる。スケジュールを押さえる、カレンダーに入れる。できれば1人だけじゃなくてほかの人と一緒に入れると、業務に組み込みやすいです。

それだけで強制的に業務時間として確保できる状態になるので、直球なんですけど効果的かなと思っています。

もう1つですね、意外とマニュアル作成は時間がかかるという話も踏まえてなんですけど、作成時間自体を分割するのも効果的です。

例えば「何のマニュアルを作るのかな」と考えるタスクと、そのあとに「どういう素材が必要かな」「どういう構成にするかな」「どういうフォーマットにするかな」というふうに、マニュアル作成と一言で言っても、意外と実は細かいタスクがあるんですね。

そういうものを細かく分けて、「今日はこれだけしよう」というのをやっていくのが1つの解決法です。「マニュアルを作る」というのは実は大きすぎて、なかなかその時間を確保できないので、分割するのが効果的かなというのが1つです。

もう1つは、小さく分割したらよりやりやすいんですけど、分けるとチームメンバーと協力して進めやすいです。これはけっこうおすすめです。チームメンバーと分けると「これをやらないと次の人が進まない」となるので、細かく分けてバトンリレーできると、すごく進みやすくなります。

ものによってはその人しか詳しい業務を知らないというのもあると思うんですけど、こういうことができると、より（時間を）確保して進みやすくなったりします。

これは本当にいろんな人がお悩みなので、いろいろ解決法はあるんですけど。あとでもう少しこれにも絡むような解決法も紹介するので、ぜひぜひ楽しみにしていただきながら2つ目の理由にも進んでいきます。

「マニュアルを作る必要あるの？」への対応策

「必要性が認識されない」という話もあるかなと思っています。時間は一応あるんだけど「作る必要あるの？」みたいな。口ではそうは言わないんですけどね（笑）。そういうところの一歩目は、価値を可視化するのが重要です。



「マニュアルが揃っていないことによって生じる問題や非効率は何ですか？」とトップの方が言ってもいいですし、みなさまが思うことを言うのでもいいです。

「これが（マニュアルの）価値です」と、ちゃんとあらためて言う。一番やりやすいのは、実は新入社員とか異動直後の方（の声を集めること）です。マニュアルに一番助けられている、もしくはマニュアルがなくて困っている人にアンケートを取るのは、すごく有効だったりします。

アンケートで聞く時に「マニュアルがなくて困ってますか？」という聞き方もありますし、「仕事がわからなくて困ったこととか、先輩に質問しにくくて困ったことはありますか？」という聞き方もすると、実は答えてくれやすくなったりしますね。「それは実はマニュアルで解決できるよ」と示していくのが1個。

もう1個は可視化するだけではなくて、「こういうところで困ってる人がいる」「こういうことがあるともっと早く立ち上がるよ」と社内でしっかりお話しする。

次に、啓蒙する話で意外と見逃しがちな点が、マニュアルに必要以上にネガティブな印象を持っている人がブレーキになっていたりします。「マニュアル人間」とメディアがよく取り上げたり、なんとなくネガティブな感じで「マニュアル人間」と聞いたりするじゃないですか。

でもみなさま、マニュアル人間って出会ったことありますかね？　私はないんですけど（笑）。なんとなくマニュアル人間ってイメージできるんですよ。そんなにたくさんいなくないですか？　私（の周りには）1人もいないんですけど。

なので「必要以上にネガティブに思ってないですか？」「本当にそういう人いますか？」というところから、ネガティブな印象をほぐしていくほうが有効な場合もあったりします。

このあたりはセットですね。もし抵抗勢力が少人数で強い場合は、下のアプローチをしてみるのもおもしろいかもしれません。「マニュアルが揃ってないとか、マニュアルがない困りごとのほうが実は大きいですよね。じゃあ作りましょう」というふうに進めていくのも1つの手です。

モチベーション対策には、作成者へのフィードバックを

3つ目はモチベーションですね。なかなか続かない。マニュアルを作ってくれる人はやはりチーム思い、事業思い、組織思いの人が多かったりします。ただ作ったあとでフィードバックがないと、「（苦労して）作って良かったのか？」と（感じられてしまい、意欲がなく）なっていくんですね。


そうすると、「作り続けるのは、やっぱりしんどいな」となるので、マニュアル作成者に対して「マニュアルがあったおかげでこんなことできたよ」「こういうところで使ってるよ」とフィードバックしてあげることは、地道なんですけど大事です。

特に「業務改善もできましたよ」「これもっとこういうふうにできたよ」というふうな話はさらに作成の意義につながるので、こういうことはすごく大事です。

さらに個別のフィードバックだけじゃなくて、マニュアルを作ったこと自体に対して仕組みとして表彰したり、評価に反映させたりですとか。

評価まではいかなくても、個々人のスキルとして「マニュアルが作れる」っていうことはスキルアップになるので、成長目標として位置づける。こういうことをしていくことで、作ってくれた人に作り続けてもらうことにつなげられます。

スキル不足対策として学習機会を増やしていく

最後に4つ目ですね。スキルが足りないところに関しては、スキル育成を支援するのと、情報（共有）・学習機会を作るというところになっております。



いざやろうとするとなかなか作れないという人は、社内にマニュアルがまったくないことはないと思うので、効率よくわかりやすいマニュアルを作れる人に「どういうふうに考えて作ってるんですか？」ということを話してもらったり。

場合によっては、弊社が経験者や専門家として行っている、こうしたワークショップなどを受けていただくという直球の解決方法もあります。

そのほか、どういうマニュアルが正しいか、良いマニュアルかということを提供するだけでも違います。優れたマニュアルの事例を収集して参考にできるよう、「こういうマニュアルが良い例ですよ」と共有するのも1つあるかなと思っています。

もう1つですね。流されないように、こういうマニュアルの知見を残しておく場所を作るのも効果的かなと思っております。

同時に複数の課題を解消した実例も

1個1個を個別に解決する方法をお伝えしたんですけど、私たちのお客さまの話の中で総合的に解決するような策もいくつか聞いているので、それも紹介したいと思っています。

1つ目は、定期的にマニュアル作成会を開くこと。実は私もやったことがあって、すごく良いなと思ってます。やはり時間を継続的に確保することはすごく大事です。


集中する時間を作るという趣旨なんですけど、作成会中に作り切るのも1つのコツだったりします。「これやっておいてね」と宿題を渡して、次に作ってこられなかったら、なにかしら理由をつけて参加したくなくなったりするんですね。

この時間中に作り切るということで、「この時間は集中してやろうね」「目標持ってやろうね」とすると少しずつでも進んでいくので、こういう場は重要です。

そこで何かうまい事例が出た時に「うまく作ったね」というふうに、実はスキル交換が行われたりするので、定期的に作ってくれる人たちと場を作るのは、地味なんですけどすごく効果的だったりします。

ワークショップ参加やコンテストも有効

もう1つ、もっと組織立って（マニュアル作成を）進めたい時には本当におすすめなんですけど、ワークショップをするのはすごく効果的かなと思っています。


この会社さんがまず何をしたかというと、最初は業務の洗い出しですね。業務を可視化する。「今、何の業務をやってますか」と聞くんです。その中からマニュアルにできることとか、人に渡したほうがいいことを整理していくところから始めました。

そのあとでマニュアルの意義や、何が役立つと思うかといったことの可視化、意見合わせを2段階目でします。「あの部署の人がこういうふうに役立つと言ってる」みたいな話って、けっこう共通意識として心に残るんですね。

そのあとで「重要性もわかったね、どういう業務をやればいいかもわかったね。あとはうまく作ろう」という、スキルを学ぶ3段階でやってます。

最後も「こういうふうに作ればいいのか」ということを部門横断で知っている状態になると、どんどん作成スキルがチームで上がっていくので、すごく良い取り組みかなと。

こんなに人を集めるのは大変と思うかもしれないんですけど、もしみなさまが数ヶ月とか、下手したら数年単位で「マニュアルを作ってほしいな」と思い続けて時間が過ぎているだけだとすると……。

しっかり時間を押さえて、少し会場費などもかかったりもするかもしれないんですけど、ガッと投資して。2日、3日でみんなが前向きに進めるようになる投資としては、ワークショップはすごく良いなと思っております。

ほかにはマニュアルコンテストですね。私がイベントの時に聞いた会社さんでもしてたんですけど、「マニュアル作成1人1本」というノルマだけを与えてるとなかなか進まなかった。


そういう中で賞金つきのコンテストをすると、会社としても「これは業務だ」と明示できるし、「社長もGoしてるんだからマニュアルは大事なんだよ」というメッセージにもなるということで。

「2回目」「再び開催」と書いてるんですけど、1回どころか何回も定期的に刺激を届けていく企画としては、すごく良いかなと思っています。

ここまででも役立っていたらうれしいなと思ってるんですけど、この4つ（の課題）には、これらの対策が効果的です。実際に（Teachme Bizの）お客さまも使っているものだったりするので、ぜひ使っていただければと思っています。

ITやAIで、4つの課題を解決しやすくする

前半は、今マニュアルの作成が進まない理由と対策を、自分たちでより良く改善していくという話をしました。やはりITやAIはより負担を下げたり、成功確率を上げるような機能を果たしてくれます。

具体的には、時間がかかるのであれば、作成時間自体を短くしようとか。価値が十分わかってない、なかなか接点がない人に対しては、たくさんマニュアルができればとか、触れる機会・触れる場所を増やせばもっと重要性に気づくようになったり。2番だけ少し間接的なんですけど。

3番は（作ったマニュアルを）「使ってるよ」ということが、やはりデジタルのほうがわかりやすいです。4番のスキル不足は、みんながマニュアルをうまく作れるスキルをつけるっていうのは、やはり時間もかかったりします。

「もっと簡単に、この専門ツールを使えばできますよ」というふうにすると、スキル不足で進まない可能性をより低くできるかなと思っています。

というふうに口では言えるんですけど、「本当にそうか？」や「どんなふうにやるの？」という話をこの後ちょっと感じていただければと。後半はAIの話に入っていきます。