「カメラとマイクを常にオン」で、出社を再現するのはもう終わり　リモートワークで「状況把握の質」を高めるツール活用術

「全員出社」の頃のマネジメントは、もう通用しない

吉原寿樹氏（以下、吉原）：みなさん、こんにちは。「全員出社の頃のマネジメントはもう通用しない!?　『リモートありきのマネジメント』を一緒に考えよう」のセッションを始めてまいりたいと思います。よろしくお願いいたします。

伊藤優香氏（以下、伊藤）：よろしくお願いいたします。

吉原：まずはじめにお知らせです。本セッションもご感想のツイートは大歓迎でございます。公式ハッシュタグ「#CybozuDays」もつけてツイートいただけますと幸いです。

また、本セッションの最後には質疑応答を予定しております。時間の都合上、すべての質問にお答えすることは保証できないんですが、時間の許す限りいくつかお答えできればと考えております。

それでは、まずは本日お話しさせていただく2人の自己紹介をします。私は、サイボウズビジネスマーケティング本部・コーポレートブランディング部副部長を務めております、吉原と申します。よろしくお願いいたします。

（会場拍手）

ありがとうございます。サイボウズでは6年目になったんですが、マネージャーに関しては1年目なんです。なので、良いのか悪いのかわからないんですが、リモートありきのマネジメントしか経験はありません。今日はそういうポジションでお話ししていければと思います。よろしくお願いいたします。

ビジネスパーソンの2人に1人がハイブリッドワークを希望

吉原：それでは、伊藤さんも自己紹介をよろしくお願いいたします。

伊藤：みなさま、今日はどうぞよろしくお願いいたします。私は、人事本部の中の環境デザイン部という部門で部長・マネジメントの役割を担っております。いわゆる総務職だと思っていただければ間違いないです。

4年ほど前にサイボウズに転職をしてまいりまして、その前から通算では5年ほど、コロナ前の時代のマネジメントも知っているマネージャーとして、今日はお話しさせていただきます。よろしくお願いいたします。

吉原：よろしくお願いいたします。

（会場拍手）

吉原：今回のセッションタイトルには「全員出社の頃のマネジメントはもう通用しない!?」と、ちょっと刺激的な言葉が並んでいたかと思います（笑）。まずはこれがどういうことなのか、みなさんと一緒に確認していければと思います。

テレワークに関する調査データは各社さんから出ておりますが、あちらこちらでだいたいよく似た結果が見られるのかなと思っております。

例えばこの調査は、「ビジネスパーソンの2人に1人は、オフィス出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークをしたいと考えている」という結果でございました。

テレワークに対する管理職の本音

吉原：コロナ禍で多くのビジネスパーソンの方たちが一度はテレワークを経験されて、希望に関して言えば、これからもテレワークを取り入れていきたい。だけど、最初の緊急事態宣言の時のようにずっとテレワークもつらい。

「コロナ前のように週5で出社するのではなく、テレワークも組み合わせて出社もちょこっとする感じでやりたいよね」という声が、標準的になっているということなんですね。

とはいえ私たちマネージャー・管理職の立場からすると、なかなかこれを手放しで喜ぶことはできないのが現状かなと思っております（笑）。

これは管理職の方にアンケートをとった調査結果だったんですが、「在宅勤務でチームのパフォーマンス低下を感じる理由は何ですか？」と聞いて、1位が「チーム内コミュニケーションが低下する」でした。2位が「業務状況の把握が困難」、3位が「各人への十分な個別指導が困難」といった結果になっておりました。

みなさんが今日ここにいらっしゃっているということは、きっとテレワークありきのマネジメントになにかしら課題感を持たれている、もしくは必要性を感じられているからだと思います。

どうでしょうか。「わかるな、共感するな」というものが、きっとあるんじゃないでしょうか。伊藤さんも「わかるな」というものはありそうですか？

伊藤：わかりますね。やっぱり、メンバーの顔を見られない影響は小さくはないんじゃないかなと思います。

吉原：ありがとうございます。きっと、みなさんもそんな感じなのかなと思います。

出社時は、意識せずともコンディションが把握できた

吉原：じゃあ、テレワークありきのマネジメントがなぜ難しかったのかを考えるために、逆に全メンバーが出社していた時にはどういうマネジメント、あるいはどういうコミュニケーションをとっていたのかを次に考えていきたいと思います。

今回は4つに整理してまいりました。まず1つ目はチームメンバーが働く様子を目で確認できたことが大きいのかなと思っております。

（スライド左側の）このイラストは露骨すぎる感じはするんですが、例えばこうやって頭を抱えているメンバーがいたら、少なくとも「何か困っているのかな？」「疲れているのかな？」という推測はできたと思うんですね。

ここまでわかりやすくなくても、メンバーがしていることや見ている画面を見れば、「今はこういう仕事をやってるんだな」ということも、なんとなく理解できたかなと思います。つまり、意識せずともタスクの進捗やメンバーのコンディションがわかりやすかったというのが、ポイントとして1つあったのかなと思います。

また、目だけじゃなくて、耳で聞けたことも非常に大きいですよね。盗み聞きじゃないですが（笑）、例えばメンバーとメンバーが話し合っている様子を聞けば、「あの仕事はそういう状況なんだ」「実はトラブってるのかな？」みたいに、なんとなく察することができたと思うんですね。

大抵は何気ない会話なんだけれども、たまに重要な会話が混じっている。それが聞こえていたというのも、非常に大きいところかなと思っております。

マネージャーの様子が把握できる、というメリットも

吉原：また逆に、メンバーからもマネージャーの状況をなんとなく把握してもらえたことも大きかったんじゃないかなと思います。

例えば、キーボードを叩いてカタカタとマネージャーの方が仕事をしている様子を見て、「〇〇部長、あの件で忙しいのかな」「前に相談したあの件、ちゃんと対応してくれてるんだな」というのは、別にわざわざ伝えなくてもなんとなく伝わっていた部分があったかなと思います。

つまりそれは、メンバーから見た時のマネージャーに対する信頼度とか、連携度が上がるきっかけになっていたのかなと思います。

また、「飲みニケーション」のような精神的な距離が近いコミュニケーションができていたことも大きいですよね。本音を話しやすい場が簡単に作れていたというのも、非常に大きいところだったのかなと思います。

伊藤さん、このあたりも「まぁそうだよね」という感じなんでしょうか。

伊藤：そうですね。特に「マネージャーの状況をなんとなく把握してもらえる」というのに頼ってた部分も確かにあったかなと思いますね。

吉原：そうですよね。わざわざ伝えはしてこなかった、という感じですよね。

出社時の「あの感覚」の再現は、リモートでは難しい

吉原：「全員出社していた頃はこういう良さがあったよね」というのがわかったのであれば、今度は「リモートでそれをそのまま再現しましょう」と最初は考えたくなるんですが、みなさん、ちょっと想像してみてください。

なんとなく目で見えていた、なんとなく聞こえていた。この状況を再現するために、Web会議をカメラ・マイクONで1日中つなぎっぱなしにしますか？

やってみたらきっとこれは苦痛だと思いますし、苦痛な上にたぶん何かが違うと思うんですよね。「やりたかったことはこれじゃなかった」ってなると思うんです。

じゃあ、飲みニケーションをリモートでやりますか？　リモート飲み会はもちろん楽しいので、それはそれでけっこう良い部分もあるとは思うんです。とはいえ、もともとやりたかった「あの感覚」の再現は、なかなかできないなというのもわかると思います。

つまり、同じ結果を目指すのはいいんですが、やり方はこれから変えていく必要があるよねというのが、私たちが至っている結論なんですね。

スケジュールを共有し、各メンバーの進捗を把握

吉原：というわけで、いよいよ本題らしい本題に入ってきます。リモートありき、すなわち「オンラインありきの」と言い換えてもいいと思うんですが、オンラインありきのマネジメントを一緒に考えようということで、話を進めていければと思います。

まずは目で見えていた部分ですね。タスクの進捗やメンバーのコンディションの把握はどうしていますか？　例として、私たちがどうしているのかをいくつかお話ししていければと思います。

どうしているかを2人で話し合ってみたんですが、洗い出してみた結果がこちらです。だいたい6つほど並べてみたんですが、上から2つは簡単に言えば「会議で把握する」「1on1やチームの会議で確認しましょう」というものです。

3つ目が「スケジュールを見る」、4つ目が「TODO管理アプリを見る」、5つ目が「分報」、6つ目が「コンディションSurvey」という項目が並んでおります。時間の都合もありますので、濃い黒色になってるものを中心にお話ししていければと思います。

まずは「スケジュールを見れば最近の活動がわかる」というものなんですが、私のチームメンバーの実際のスケジュールをスクリーンショットで持ってきました。

サイボウズの場合は、「Garoon」というグループウェアのスケジュールの共有機能を使って、基本的には全社に各メンバーの予定が公開されています。なので、「あの人は今日どういう会議に参加するのかな？」とか、会議の名前や参加者名、各会議に関するコメントのやり取りを見にいこうと思えば見にいけます。

このへんは本当に人それぞれなんですが、（スライドに映っている）このメンバーの場合はその日やろうと思っているタスクについても、けっこうこまめに入力してくれています。

たかがスケジュール、されどスケジュール

吉原：こういう情報を見にいこうと思えば見にいけるだけでも、「最近メンバーがどういう仕事してくれてるのかな？」「その仕事は順調なのかな？」というのが、けっこうわかります。

たかがスケジュールなんですが、されどスケジュールだなと、このコロナ禍を経てあらためて思っております。「スケジュールの共有がまだできていない」という方がいらっしゃれば、まずはこのあたりを押さえていただけるといいんじゃないかなと思っております。

伊藤さんも、メンバーのスケジュールをご覧になることはありますか？

伊藤：はい、見ます。サイボウズの場合は、スケジュールを見て空いている時間があれば、スッと勝手にスケジュールを登録していいという文化です。

たまにメンバーから「ご相談」というタイトルでスケジュールが登録されるんですが、「何の件だろう？」と、ちょっとドキッとします（笑）。

そういう時に、そのメンバーが最近何をしているのかスケジュールを見にいって、「なるほど。こういう文脈だとこの件かな」というふうに、事前に当たりをつけられるのはすごく助かってます。

吉原：なるほど。じゃあ、必要なタイミングで予定を見にいくことはあるんですね。

伊藤：そうですね。あとは、「最近ちょっと残業が続いてるけど、日中はどんな感じかな？」というのも見にいきますね。

吉原：なるほど。ということは、やはり予定で見える部分はけっこう大きいということですよね。ありがとうございます。

進捗ミーティング代わりにTODO管理アプリを活用

吉原：続きましてはTODO管理アプリというものなんですが、これは伊藤さんのチームのものですよね。ご説明いただけますか。

伊藤：はい。先ほど私は総務部門だと申し上げたんですが、オフィスメンテナンスなんかのTODOが数多く発生してまいります。私が直接担当はしていないんですが、チームメンバーが担当を役割分担して、TODOとしてkintoneで管理をしています。

それをチーム全体で見られるようにしていまして、（スライド）左側のところに「やったこと」「事実」が並んでいます。右側にはコメントのやり取りができるところがありまして、「こういう理由でこうしようと思うんだけど、どうだろう？」という相談がなされている画面です。

例えば週1回の進捗ミーティングをされている方もいらっしゃると思うんですが、そういった場で「あれってどうなった？」と、いちいち聞くことなく、画面をサッと見にいけば進捗を把握できるのはすごく良いメリットかなと思ってます。

吉原：なるほど、ありがとうございます。左側は、いわゆる報告書でもよく書かれるような、仕事の進捗報告みたいな感じだと思います。

右側のコメント欄にある、本当のコミュニケーションらしいコミュニケーションの記録を見にいけば、その行間と言いますか、その経緯になった理由はなぜなのかがわかるということですよね。

伊藤：そうですね。

吉原：こういう行間がわかることは、チームの今の状況をより把握するのにすごく大事かなと感じますね。

オンライン上で社員の“顔色”を知るための取り組み

吉原：この項目については最後なんですが、私のチームでは「コンディションSurvey」という取り組みを一部でやっております。コンディションSurveyというもの自体は、全社でやっているセルフケアと呼ばれる取り組みのためのものですね。

もともとの始まりとしては、各メンバーが自身の体調や心の調子を記入して、自己管理するためのkintoneアプリですが、登録のたびに特定の人に通知する使い方もできるんですね。

なので、なかなか体調が安定しづらいといった事情のある人については、「実は今日、体調が悪いんです」「ちょっと心の調子が悪い」というのを報告してもらうようにしています。

イメージとして、全員出社していた頃であれば、通勤してきた時に顔色を見て「なんか今日は調子が悪いのかな？」と、想像しやすかった部分もあると思います。

これをあえてオンライン上で、まずは文字で1日1回伝えていただけるだけで、メンバーの状況を把握できるか・できないかがけっこう変わってくるなというのも、実際にやってみて思うところです。

というわけで、この部分のまとめに入ります。今お話ししたことをまとめてしまえば、「スケジュール」「タスク」「コンディション」と、当たり前というか基本的な情報のように聞こえるんですけれども。

だからこそ、こういう情報をオンラインやリモートでちゃんと共有できているかどうかが、リモートでメンバーの状況を把握することにものすごく大きく影響してきます。

「よくよく考えるとまだできていないな」ということがもしあれば、ぜひあらためて見直していただけるといいんじゃないかなということで、ご紹介させていただきました。

1on1の会話はクローズドになりがち

吉原：では続きまして、今度は目じゃなくて「耳」ですね。メンバー同士の会話が聞こえる仕組みをどうするか、というところについて進めていければと思います。

これは2つ挙げております。まずは「ほかのメンバー同士の1on1を把握できる」というものなんですが、これは伊藤さんのチームの取り組みですよね。

伊藤：はい、そうですね。組織の体制として、環境デザイン部という部の中にいくつかチームがありまして、チームリーダーとチームメンバーで1on1を定期的にしている場合があります。

みなさまも1on1をされることがあるかもしれないんですが、その場で会話が閉じてしまって、誰にも共有されていない、2人の間だけの情報になってしまうことがよくあるんじゃないかなと思います。そういった状況を作ってしまうと、悩みを受け止めるリーダーもちょっと困惑したり、不安だったりすることもあります。

どんなことを話しているのか、という情報をkintoneのアプリに登録してもらって、部長はそれを見ることができます。もちろん、事前にメンバーも知った上で登録をしています。

なので、ふだんはオフィスで聞こえていたような一対一の会話が、こういう情報として確認できるのはすごく良い点だなと思います。

吉原：なるほど。

日報よりも気軽につぶやける「分報」とは？

吉原：コロナ禍でリモートが増えて、1on1をやり始めた会社さんも多いんじゃないかなという気がしているんですが、密に話せるぶん密室になってしまうリスクもあるということですよね。

伊藤：そうですね。

吉原：密に話せるという利点は生かしたままで、密室になってしまうリスクを回避するための取り組みとしてすごく良さそうですね。

伊藤：でも、いちいち報告が来るのではなくて、気になった時に見にいける距離感のほうがいいんじゃないかなとは思ってます。

吉原：確かに。全部を全部共有されても、必ずしも必要じゃないことも多いですもんね。ありがとうございます。

今のは、いわゆる1on1や会議のログを共有してもらえるというものだったんですが、もう1つすごくおすすめの取り組みが「分報」です。コロナ禍になってから、サイボウズ社内ではこの1～2年ぐらいすごく流行ってきました。

分報が何なのかをご説明いたしますと、一言で言えば社内SNS、社内Twitterのようなものだと思ってください。

みなさんの会社でも、日報はけっこう身近な取り組みとしてあるんじゃないかなと思うんですが、基本は日報って1日1回ですよね。

分報は文字通り、別に分単位じゃなくてもいいんですが、少なくとも日報よりは細かい粒度・頻度で、今やっている仕事やそれに対する思い・感情、あるいは勤怠を書く人もいれば、仕事に直接関係しないプライベートのことを書く人もいます。本当に自由に、ポツポツとその場その場でつぶやけるものになっています。

業務に関することだけでなく、プライベートな書き込みも

吉原：実際に左側が私のチームのメンバーの分報です。（スライド）一番上の書き込みは……たぶんその日の芸能人の方のお誕生日を書くところから始まっています。

「8時29分」って上のほうに書いてあると思うんですが、少なくとも「この時間に出勤したんだな」ということは、ここから把握できます（笑）。

上から2つ目は、きっとプライベートで「家でテレビを見られなかった」という話だと思いますけれども（笑）。こういったもので、なんとなくその日のテンションが感じられたりします。上から3つ目以降は、基本的に業務のことを書いてくれています。

こんな感じで、分報はその日のコンディションとか、今やっていることがわかるようなものなんですが、右側は伊藤さんのチームメンバー同士の分報の様子ですよね。

伊藤：そうですね。これは、オフィスの家具の入れ替えをしようという時に、ほぼ決定していた家具の現物を見に行ってみたところ、ちょっとイメージと違って再検討が必要だというやり取りです。

実際に家具を見に行った佐藤というメンバーが、「再検討が必要かも」とつぶやいたところ、同じチームの世永というメンバーが「そうなんだ。考えなきゃいけないですね」というコミュニケーションがされているものです。

私も直接現物を見に行ってはいないんですが、メンバー同士で検討を進めていったり、気づいたことを共有している様子がこうやって確認できて、とても助かっています。

「メンバー同士の会話が聞こえる仕組み」をどう作るか

吉原：全員が出社していた頃でイメージすると、おそらく佐藤さんという方が外出で家具を見に行かれていて、そこからオフィスに帰ってきましたと。

佐藤さんが帰ってきた流れで、近くに座っていた世永さんとこういう会話をしているのが、伊藤さんもパソコンをいじってるふりをしてなんとなく聞こえてる、みたいな。たぶん、それが再現されてるような感じですよね。

伊藤：まさにそうですね。「このあと、家具の見積もりの相談がくるかな？」という心の準備ができるようなイメージですね。

吉原：なるほど、まさにメンバー同士の会話が聞こえる仕組みですよね。ありがとうございます。

というわけで、この「メンバー同士の会話が聞こえる仕組みをどう作るか」なんですが、ポイントとしては「その会話に直接参加していなくても覗きにいける仕組み」。まずはこの仕組みが作れるかどうかが非常にポイントになってきます。

これをオンライン上で作れさえすれば、「なんとなく聞こえる」という感覚を再現できるのかなと思います。

Eメールで社内のやり取りをしてしまっていると、例えばメンバーAさんとメンバーBさんの会話がマネージャーもなんとなく聞こえる、という状況を作れないんですね。宛先に入っている人じゃないと文面を覗きにいけないというのが、良くも悪くもEメールの特徴ですので。

「宛先に入っていなくても見にいける」というITツールを使っていただくと、この「なんとなく聞こえる仕組み」が再現できるかなと思いますので、ぜひこのあたりも押さえて、今後使うツールも検討いただくといいのかなと思っております。