「もしかして無視されてる？」社内チャットで感じる不安　サイボウズ流の分報を活用した「状況共有」の極意

オフィスのような空気感が漂う「分報スペース」

翠氏（以下、翠）：これは私の上司がいつも言ってるんですが、マネージャーの方は忙しいと思うんですよね。10人とかをマネジメントされていると、それぞれを見る時間ってそんなに取れないと思うんですよ。でも、分報をメンバーがやってると、それをざっと見ることができるんですよね。

これはkintoneの通知欄なんですが、みんなが何をしてるか、今どんなことやってるのかを、一覧で会議中に見られるとか。

青野慶久氏（以下、青野）：これは翠さんの部署（の分報一覧）ですか？　あ、もうちょっと広いね。

翠：そうじゃない人も混ざってます。営業の方や開発の方もいたり。

青野：なるほど。オフィスを見渡して、「あの部署の人がこんなことをやってるんだ」ということを、なんとなく感じ取る。

翠：そんな感じです。文字だけだと、オフィスみたいにワイワイしてるんですよね。お昼明けとかはすごくスピードが早くて、みんな「帰ってきました」「お昼は何を食べました」って。

青野：なるほど。これを見ただけで、なんとなくの雑談なのか、ガチの仕事の話だとか、いろいろわかりますよね。この、金丸さんのつぶやきもおもしろいね。「これ、わかる人いますか？」って書いたら、わかってる人からパッとフォロー入るんでしょうね。

翠：これがおもしろいんですよね。私は金丸さんがやってる仕事はぜんぜんわからないんですが、「開発の方はこういうことをやってるんだな」という雰囲気が、ふんわりわかるのもおもしろいところです。

青野：なるほど、おもしろい。

ある社員とのランチミーティングの様子をWeb配信

翠：ここまで分報のお話をさせていただいたんですが、次のミーティングの話にいこうかなと思います。青野さんは「誰でも参加OK！　ランチミーティング」を頻繁にやられてますよね。

青野：もともとランチミーティングという制度を作っていたんです。私のスケジュールは全社公開してますから、お昼の時間が空いてたら、誰でも私と話したい人は押さえてくださいと。押さえてもらえたらお弁当を用意して、会議室で2人か3人かで話しながら、雑談でも仕事の話でもいいのでやりましょう、という制度だったんですよ。

でも、コロナで密なことができなくなっちゃって、これは困ったなと。せっかく社長と直接話す機会がなくなっちゃったので、オンラインでやりました。そうしたら申し込んできてくれる人がいたんですが、おもしろいことが起きまして。「私が青野さんとしゃべっているところを、みんなに見てもらってかまいません」という人が出てきたんですよ。

翠：公開で、40人も参加していて。

青野：Garoonの開発をされてる杉山さんが、「青野さんとランチミーティングをするんだけど、興味があったらみんな見ていいですよ」と言ってオープンにしたから、興味がありそうな人やGaroonチームの人、もしくは他の関係の人が集まってきて。別に、会話に参加しなくてもいいんですよね。ランチの時間なので聞くだけでいい。いろんな人と共有できる。

翠：実はこれはただ入るだけじゃなくて、実況スペースというのをkintone上に作っていて、参加しながら実況してる人がいるんですよね。ご飯を食べて、書き込んで。

青野：（笑）。聞きながら実況して、「青野さん、この質問に対してこんな回答しました」とか。

翠：杉山さんのランチミーティングではGaroonの話だけじゃなくて、杉山さんの副業の音楽の話とかもされていて。

青野：彼は複業でミュージシャンをしてますからね。

翠：参加している人たちが、いろんな話を拾って実況していました。私はこの会に参加してないんですが、実況を見て書いてあるのを見て「そんな話が出たんだ！」と、参加せずにわかるんです。

青野：おもしろい、裏でこんなことをされてたんですね。ある意味、これも拡散の1つでしょうね。これまでリアルにやっていたランチミーティングはすごく閉じたものだったんですが、こうやってオープンになって、いろんな人が40人参加できるようになった。さらに40人の中から拡散してくれるようになって、100人ぐらいがなんとなく見てる。そんなことができたんですね。

海外の社員も含めて、企業理念はみんなで議論して決める

翠：そうなんですよね。次に「企業理念について議論するスペース」のお話をしようと思います。これ、けっこう特殊だなと思っています。サイボウズの企業理念がありますが、私の認識だと、普通は企業理念って社長や経営戦略室の方たちが会議で決めて、掲げられるものなんですが、オープンに議論されている。

青野：そうなんですよ。企業理念は大事だから、みんなと議論したいなというのが、私の思いとしてあるわけです。それも日本橋のオフィスの会議室でやっていたんですが、「みんな参加してくれ」と言っても、時間が合わない人もいるし。

翠：そうですね。場所の制約という問題もありますね。

青野：最近だったら、アメリカのメンバーや中国のメンバー、ベトナムのメンバーとかがいるから、時間どころか言語が合わない。彼らにとっても、企業理念は一番大事な理念。

翠：そうなんですよね、全社で使ってるものなので。

青野：全社の理念なのに、日本語の、しかも東京のやつらだけで話してるのか？　となるので、オープンにやったらどうかという話があって。kintone上のスペースで、日本語・英語をちゃんぽんで翻訳を入れながら、みんなで議論できるようにしています。

翠：そうなんですよね。文字で書いてくださることによって、英語や他の言語のコメントもちゃんと翻訳ができるのは、すごく便利ですよね。

自立とは、必ずしも「自分で立つ」ことだけではない

翠：こちらは、サイボウズの「自立」というカルチャーの話ですね。「『自立』より『主体性』じゃね？」と、最初は独り言っぽく青野さんが書かれていたところに別の方が来て。

青野：今、自分で見て、企業理念をこのノリで書いていいのかなって思ってしまった（笑）。

翠：（笑）。まだ議論の段階なので、もちろんここから詰めていきます。

青野：分報だから許される感じね。

翠：そうですよね、分報的な使い方なので。

青野：（サイボウズのカルチャーには）「自立」というのが1個のキーワードで入ってるんです。でも、自立って自分で立つという言葉ですよね。でも別に、自分で立たなくてもチームワークでいいんじゃないかと。

そうすると本当に言いたかったことは、自分で立つことじゃなくて、自分から動く主体性のことを言ってんじゃないかって、ハッと神さまが下りてきました。それを思うままに書いてみたら、柴田（一帆）さんが書き込んでくれたんですね。

翠：開発の方ですね。

青野：「俺はもうわかっとるわ」というツッコミを入れてくれたやつですね。彼はめっちゃ努力家というか、読書家でいろんな本を読んでいて、チームワークの本も僕以上に読んでいて、いろんな知識をもって言ってくれるんですよね。開発メンバーの普通のプログラマーなんですが、企業理念の議論にも参加してくれるんですよね。

正直うるさい。それでもオープンスペースで議論し続ける理由

翠：ここまで青野さんがいろんなものを公開して書かれていて、正直みなさんも思うと思うんですが、横からのツッコミとか、公開中の「それってこうじゃないですか？」みたいな意見って、正直「うるさいなあ……」と思うことはありませんか？

青野：うん、思いますよ（笑）。

翠：そうですよね（笑）。それでも、オープンにされているのには理由はあるんですよね？

青野：さっき見ていただいたように、僕がすべてをわかってるわけじゃないんですよね。もちろん、自分も企業理念を必死に考えてますが、いろんなメンバーがいろんな知識を持ってくれているので、フィードバックしてくれる。

まさに、思いもよらない意見が手に入る。自分の中では思いつかなかったことを、こんなに簡単にみんなが出してくれるんだ、というぐらい集まってきます。

さらにもう1つおもしろいのは、こういう意見交換を重ねていくと、みんなの中で納得感が高まってくるんですよ。なんでその企業理念を選んだのか、その言葉を選んだのか。議論の過程をオープンにしてますから、「なるほどな。そういう理由があって、自立じゃなくて主体性という言葉に変えたんだね」ということも、みんなに伝わるわけです。

これがめっちゃ便利です。結局、企業理念なんて考えただけではしょうがなくて、一人ひとりの心の中で共感をもって受け止めてくれないと、意味がないわけですよ。「よし、明日から主体性をもってやろう。主体性が大事だな」と思ってもらって、初めて決めた意味があるんですよね。

だから、2つ目の「納得感を高める」というところが本当に重要なんです。（企業理念を）決めるよりも、みんなの心に火をつけるほうが遥かに難しい。これをオープンに議論することで両方が手に入るという、とてもいいメソッドだなと思ってやっています。

ささいな雑談に対しても、「詳しい人」が助言をくれる

翠：なるほど。これを参考に、どんなことがあったかを（事例を）持ってきました。こちらはもうサイボウズを退職したメンバーなんですが、許可が取れまして、今回みなさんにご紹介したいなと思っています。

青野：樋田（勇也）さんね。

翠：デザイナーのメンバーだったんですが、青野さんがつぶやかれたことに、もっと詳しい説明をしてくださるという。

青野：そうですね。WordPressというホームページ作成ツールについて、僕がいろいろ調べてたんですよね。そうしたら、樋田さんはデザインのチームだからめちゃくちゃ詳しくて、いろんな組織のことまで教えてくれました。

翠：「企業組織としても魅力的」と、青野さんが書かれています。

青野：おもしろいですね。

翠：オープンにやっているからこそ、詳しい方が来て解説をしてくださったり。

青野：そうですね。

翠：ちょっと仕事とは離れちゃうんですが、詳しい人が来た例で、「iPhone13どうする問題」が社内で出た時がありました。

青野：うわ、これすごいな。リアルやな。この前、新しいiPhoneが出たじゃないですか。2年経ったから買い換えようかなと思ったんですが、何が良くなったのかが正直よくわからないんですよね。

それでちょっとつぶやいてみたら、めっちゃ詳しい人がいた（笑）。「今回はスルーしていいです」と彼が言ったので、僕は「わかった」って、自信をもって来年に回そうと。Appleさんすいません……という、つぶやきでございます。

翠：オフィスの時はこういうことを気軽に相談できたりとか、「青野さんが悩んでるらしいよ」という声が聞こえていたと思うんですが、青野さんが書き込んでくれることによって、みんなが見て助けられるところがあったりします。

対面では意外と言いにくい「賛同意見」も気軽に発信

翠：青野さんが分報に書いていた、「『いいチームを増やそう』ではなく『いいチームを作れる個人を増やそう』が本質に近いかもしれません」という話に、山際さんというシステムコンサルタントの方が「同意します」って書かれていたりもしました。たぶん、企業理念の話だったと思うんですけれども。

青野：おお、すごい。これはありがたいですね。思いつきで書いたやつだと思うんですよ。でも「すごく同意です」って、心にふれたんですね。これを彼がつぶやいてくれたということは、たぶんSC（システムコンサルティング部）のメンバーにも伝わったんでしょうね。

翠：そうですね。SCの方たちにも広がりますし、同意してるかどうかって、わざわざ言いに行かないですよね。「それはちょっと」という反対意見は（意識的に表明することは）あると思うんですが、「いや、いいと思いますよ」とわざわざ言いに行くのもな……って思うと思うんです。引用して「僕も同意します」とわざわざ書いてくださるのは、すごい。

青野：いいですね、本当に納得感を高めてくれますよね。僕の言葉だけじゃなくて、彼の言葉が合わさることで、職種の近い人なんかは共感が増すんでしょうね。

翠：青野さんは分報を実験的に出されているとおっしゃっていて、みんなが興味あるかどうかをそこで見られていたり。

青野：そうなんですよ。今日、たくさん引用されてることがわかりましたので、またそれも意識しながら書こうかなと思います。

翠：そうですね。でも、横槍が入ると困るところもある、とのことだったんですが、オープンにやるフェーズとクローズドでやるフェーズを分けるのが大事ですね。

青野：そうですね。みんながワーッと書いているだけではアウトプットが出なくて、何も生産されませんからね。いろいろ聞いた上で自分なりに考えて、「こんなふうにしたらいいと思います」「こんなアイデアが生まれました」ということを書く。意見を収集するフェーズと集約するフェーズがあるのだと、僕の中ではイメージしています。

テレワークで減った会話の頻度を、分報によって補填

青野：ただ、ITを使う前までの社会では、収集と集約は時間がかかってたと思うんですよ。例えば、社内のいろんな人から意見を収集するのに1ヶ月かけて、それをまた1週間か2週間かけて集約していたと思うんです。今の感覚だと、意見収集が数時間ぐらい、分報を書いたら数時間後にはみんなの反応がわかる。

翠：いいねや感想がついたり、みんながリアルタイムで見て、リアルタイムで返してますからね。

青野：そう、リアルタイムでね。ひと言でもふた言でもみんなが書いてくれる。数時間で意見の収集ができて、そこから数十分でもう1回自分の意見も集約して、またそれを発信する。そうすれば、またその反応が数時間で戻ってくる。このぐらいのスピード感でやってる感じですよね。だからこれは、前後と言うよりは回転なんですよね。

翠：離れていても、オープンに書き込んで意見を収集して、青野さんが集約をしていくのを繰り返していける。

青野：それを数時間、数十分で、ものすごい高速で繰り返す。1日単位、1週間単位、1ヶ月単位とかとは違うんですよ。分報というツールがあるからこそ、数時間単位ぐらいの感覚で発信できる。これが個人的には、ものすごく心地良いですよね。

翠：しかも、テレワークでも会議の回数が限られていたり、偶然「ちょっとさ、意見ほしいんだけど」ということができない中でも、オンラインでオープンにやることによって、いろんなことができますね。

青野：そうなんですよ。これが、このコロナ禍で編み出した青野のテレワーク術ですね。

翠：社内でも、これでいろんなことがどんどん進んできてますからね。まだ出せないこともいっぱいありますが。

青野：そうそう。同時並行でいくつも走っている感じですよね。企業理念の話とか、事業戦略の話とか、製品開発の話とかが、数時間ぐらいでガーッと回っている。すごくおもしろい運営方法だと思いますよね。

翠：青野さんだけじゃなくて、社内全体がこういうサイクルで仕事してますもんね。

青野：そう、社内全体が。いろんな部署も同じようにやってますもんね。

「情報共有」だけでなく「状況共有」も

翠：まとめに入ろうかなと思うんですが、今回は3点出させていただきました。テレワークで失ったチーム感は、プロセス共有の喪失だった。それをテレワークでは、情報共有だけでなく、思ったことの発信をリアルタイムに伝えていくことによって、プロセスも一緒に共有する。

かつ、意見の収集と意見の集約を何度も繰り返して、どんどん意見を尖らせていくというか、シャープにしていく感じですよね。

青野：「状況共有」って、これは今回生み出した言葉ですか？

翠：そうです。実は上司がよく使っていて、パクってきたんです（笑）。

青野：うまいですね、初めて聞きました。情報を共有するだけだと、決まったことを共有する感じになるけど、状況という「今起きているプロセス」から共有すると、実はもっとたくさん声が集まったり、集約してまた返すことができたり、サイクルがどんどん回せる。それが、失ったチーム感を復活させる感じですよね。

翠：そうですね。離れると、情報だけは上がってくるとは思うんですが、気持ちや状況がわからないですよね。そういうところも合わせることによって、「青野さんはこんなにもこれに悩んで、がんばってるんだ。一緒にやらなきゃ」ということもわかったり。

お昼ごはんの詳細まで、細やかに報告するメリット

翠：青野さんからも、忙しい状況も共有していただくことによって、「レスポンスが遅くて、もしかして無視されてる？」ということがなくなったり。

青野：そっか、そっか。状況が共有されていれば、「青野さんは今日スケジュールいっぱいだから、どうせ返事が返ってくるの夜だわ」みたいな。

翠：そうなんです、遅くてもまあしょうがないかなと。「忘れられてるのかも？」と思ったりしても、「いいね！」を押していただくだけで、見てくださってることがわかったりします。

青野：なるほど。だから、みんなランチの情報とかも書くんですね。

翠：すごく書きますね。

青野：「なんで自分が食った昼飯の話を書いてんだよ」って、あれは状況共有なわけですね。

翠：そうなんです。「今日はごはんをしっかり食べてるんだな」とか。普通にオフィスにいた時にあった、「新しいレストランができてたよ」というような、直接的には業務に関係ないけれど相手を知ることができる細かいコミュニケーションを補っていくところもありました。

青野：なるほど。でも、ランチを書く勇気はないな。

翠：ぜひお願いします（笑）。

青野：恥ずかしいですよね、「何食いました」ってノリで、社長が書いてたら恥ずかしくないですか？　あっ、そうでもないですか？　1回チャレンジしてみようかな（笑）。

翠：ぜひ。たぶん、みんながいろいろ突っ込んでくるかもしれません。「もっと栄養とってください」とか。

青野：はい、わかりました（笑）。

kintoneなどを使用した、分報の作り方も公開

翠：これは宣伝になっちゃうんですが、プロセス共有にkintoneはとっても便利なので、ぜひお試しいただけたらと思います。情報共有も状況共有もどちらもできるところが強みとなっております。

最後に、今は青野さんにもすごく活用していただいてる分報なんですが、「分報ってなんだろう？」「テレワークに分報って、どういうところがいいの？」というコラムも掲載した新たなウェブサイトを立ち上げましたので、ぜひそちらもご覧ください。

今回のDaysに合わせて、「サイボウズ Office」「Garoon」「kintone」の3製品での分報の作り方について、10分ぐらいの動画も作らせていただいたので、ぜひ見て試していただければと思います。

青野：なるほど。kintoneに限らず、OfficeのユーザーさんもGaroonのユーザーさんも。

翠：そうなんですよ。実はOffice、Garoonでもできます。各製品担当のメンバーと一生懸命考えて、「これだったらやりやすいかも」とか、いろんな使いやすい使い方もご紹介させていただいてますので、ぜひ見ていただけたらと思います。

青野さん、けっこういろんなことをぶっちゃけていただいたりもしましたが、今回はどうでしたか？

青野：勉強になりました。

翠：本当ですか。ありがとうございます。

勇気を出して書き込めば、誰かが助けてくれることもある

青野：自分がなんとなくつぶやいているのを、こんなにたくさんの人が見て共感して、さらにコメントをつけて拡散してくれてるんだって。僕自身もなかなか気づけてなかったので、ありがたいと思っています。そのへんも意識しながら書けるようになると、またいいなと。あとはやっぱり、状況共有でしょうね。

翠：状況共有ですね。

青野：状況を書くのは、なかなか勇気がいるんですよ。

翠：青野さんも、最初はお仕事のことしか書かれていなかったんですが、だんだんいろんなことを書かれるようになってきて。

最初は「何をしてます」みたいな感じだったんですが、そこからのお花の話とかもして、だんだん青野さん自身が見えてくる。離れていても人となりが見えるのも、おもしろいところではあります。

青野：いやー、でも勇気がいる。まだ心の壁があるな（笑）。どうですか？　昭和世代的にいうと、プライベートなところを見られているようで、ちょっと照れくさいところもありますけどね。でも、あの花キューピッドは助けてもらいましたから。

翠：そうですね。そんないいこともあるので。

青野：公開するほうが、いいことがいっぱいありそうですね。

翠：ぜひ試していただけたらと思います。では、こちらで今回のセッションを終わらせていただきます。みなさま、ご清聴いただきありがとうございました。

青野：ありがとうございました。