若手から偉い人まで！　テレワークで重宝されるサイボウズの分報はいかにして社内に浸透したのか？

新しい共有ツールを導入するコツ

翠（以下、翠）：ここまで雑談についての話をしてきました。「（ウチでは）誰もやってくれなさそう」「やってみたいんだけど、なかなか誰も始めてくれなさそう」みたいなコメントがTwitterでも見られますね。

まずは自分のチームの周りとか、簡単なところから始めてみるのはどうでしょうか。

こちらは（大槻とは）別のマネージャーの「自分の息子が仕事中に話しかけて来る」っていう投稿で、読んだ側からしても「かわいい～」って癒される話なのですが、こういった緩い話から始めてみたら、なんとなくイメージも湧きやすくなって、いいかなって思ったり。

大槻幸夫（以下、大槻）：これ、すごくいいですよね。もしお子さんが熱を出して「今日ちょっと行けません」ってなっても「たくみ君大丈夫？」みたいな感じでね。

翠：そうなんです。（日頃から様子を）知ってる子だと受け取り方も変わってきますよね。実際には会ったことがないのに”知ってる子”になる。

大槻：そうそう。心配できちゃう。

翠：でもやっぱり、「突然、分報を始めてください！」って言われても、いきなり始めるのって難しいし、怖いと思うんですよね。めちゃめちゃ書き込んで、「あいつめっちゃ書き込んでる」ってマネージャーに怒られるんじゃないかみたいな感じで。

大槻：確かに。「仕事してんのか！」みたいな（笑）。

翠：逆に、マネージャーから始めるというのがいいと思うんです。

マネージャーが分報を実施して生まれた効果

翠：サイボウズは、なぜか怒濤のマネージャー分報ブームが来ておりまして。

大槻：テレワークでとうとう来ましたね。

翠：テレワークで来ました。

大槻：重鎮が動きましたからね。

翠：うちの本部長とか、今まで一切書き込みしなかったマネージャーとかが。

大槻：一切やってなかったんですよね！　今もあそこでつぶやいてますからね（笑）。

翠：はい。今も会場の後ろでつぶやかれてます。

大槻：今やマーケティング本部で1番つぶやいてます。

翠：私は入社してからもう2年目になりますけれど、今まで本部長とお話したのは数回だけで。「すみません、押印お願いします！」みたいな時にしか話したことがなくて。仕事も人となりも、なんとなくしか知らなかったのですが、分報によって「あぁ、こういう仕事を本部長って普段やっているんだな」とか、「こんな人なんだな」というのがわかって。

あと、オフィスだとタイミングがつかめなくてなかなか話しかけづらいんですけど、分報だったら暇なときに見てくれたらいいな、くらいで（気軽に）返信してみたりとか。

大槻：あぁ、その気軽さがありますね。

翠：あと、いろんなマネージャーのくだらない話も見れるのがまたおもしろいところで。

私が「スマホにWi-Fiが出ない」ってつぶやいたら、突然「高いところで振ってください」って言われたり。

大槻：ガラケーかっていう（笑）。

翠：本当ですよね（笑）。クールなマネージャーが今まで分報をやったことがないのに、突然「餃子でやけどしました」ってつぶやいてたり。

大槻：これはちょっと意外でかわいい一面が（笑）。

翠：意外とかわいい一面を見れてびっくりしましたね。ちょっとコワモテだけど、お茶目な一面もあるんだ、ちょっと話しかけてみようかな、と思ったり。

若手が相談しやすい上司の特徴

翠：あとはやっぱり、自己開示してくださっている方のほうが相談がしやすいですね。私自身の話になっちゃうんですけど、憧れるマネージャーという感じの人よりも、身近なマネージャーのほうが相談がしやすい。

やっぱり相談って知ってる人にしちゃうので。こうやって分報を通して『知ってる人』になってもらうのは、すごくいいかなと思います。執行役員とか本部長も雲の上の人じゃないんだよ、と。

大槻：いやぁ、そうですね。

翠：これは東京のCybozu Daysで、弊社のサイボウズ商店のキャラクターのぶっぱんだちゃんと本部長が一緒に写真を撮っているということで。「あれ実はこの人、怖そう……じゃない！」みたいな。

大槻：すごいですね。肩書きの重苦しさが一気に消えましたね。

翠：話をしてみたくなりますよね。マネージャー側からもあまり直接の交流がない人に雰囲気を知ってもらえる機会になるし、こちら側としても助けを求める先ができるのは助かりますね。

大槻：マネージャーとしてもうれしいですからね。やっぱり（都合が）悪い情報とかも気軽に言ってほしいので。気軽に言いやすい、言ってもらいやすいのはすごくいいですね。

分報で自己開示する時に大切になること

翠：分報で特に大切なことは、「どんなことが書き込まれても否定をしないこと」かなと思ってます。

例えば、「お昼ご飯何食べました？」とか「なんかちょっと眠い」とかを書き込まれたら、「そういうことを書くんじゃない！」って言うんじゃなくて、自由にやらせる。書き込まない人にわざわざ「何か書き込め！」って言うのも、ちょっと違う。

自由にやらせてあげたら、このご時世、若者はみんなSNSをやっておりますので書きたくなっちゃう。もちろんマネージャー世代もFacebookのように使っていただければ、書き込みたくなるはずなので、みんなでワイワイできるのがいいかなと思います。

大槻：これすごい大事ですよね。たぶん昭和のおじさん世代は若い人の気持ちがわかんなくなってるんで、「なるほど」「書く場所を作ったら書いちゃう人がいるんだ」と思われるんじゃないでしょうか。

翠：はい。絶対書きたい人が出てきますから（笑）。絶対1人はいますから。

大槻：いますよね、必ず。それを何も言わずに、温かく見守る。

翠：はい。そしてこれは、大槻さんの書き込みですけど、マネージャーが弱音を吐いちゃうことによって、こっちとしても、「あぁ弱音を吐いてもいいんだ」と思えるようになる。これも大事です。すごかったですね。「鬱の入り口にいたかもしれません」みたいな。

大槻：そうですね。今年テレワークになって、緊急事態宣言で外に出れずにというところで、20年間会社に朝行くというルーティンで生きてきたので、途端に調子が崩れてちょっと鬱っぽくなってしまいまして。

翠：ぜんぜんわからなかったんですよね。ちょっと上の空だなと思ってたくらいだったので、「え！？そうだったの？」ってびっくりしましたね。

大槻：なるほど。これ社内のkintoneに書いた時に、「あ、もしかして俺もそうかも」って人が何人かいらっしゃって。本当に共有してよかったなって思いましたね。

翠：あと、これは実際にコロナ期から分報を始めたチームのお話なんですけど、始めた頃はみんなが固かったり、「何を書いたらいいんだろう」「自己開示するのはなかなか難しい」ってところがあったそうです。

でも、少しずつ始めていくことによって、みんなが慣れていって。事務的な連絡って、やっぱりちょっと冷たいイメージになっちゃったりとか、言葉の行き違いでなんとなく嫌な気持ちができたりとかするんですけど、そこがすごく柔らかくなったという話を聞いて、すごくいいなって思いました。

大槻：いいですね。

テレワーク移行後にコメント数が5倍になった分報

翠：さて、ここまで分報を書く側の話をしてきました。

大槻：盛りだくさんでしたね。

翠：一方で、この問題もけっこう大きいかなと思います。情報の海。

大槻：逆にね。

翠：みんなが書き込むと、もうワーワーですよ。みなさんメールを思い出してください。みんなから一斉にメールが送られてきたら、開かないでタイトルだけ見て消したりって感じになっちゃうのではないでしょうか。

実際、サイボウズ社内もテレワークになってからコメントが5倍になったって話があって。

大槻：すごいですね。もともと多かったはずですけどね。

翠：はい。でもびっくりしました。数字で見ると「えっ、そんなに！」と。大槻さんはどうですか？　5倍になったイメージってありますか？　

大槻：いや、僕自身はあんまりないですね。だからこのデータを見てすごいびっくりしたんですけれども。

翠：「じゃあ本当に5倍になったのか？」というところで、ちょっと計算をしてみたんですけど。これは私の先月の分報ですが、まさかの1ヶ月で532回、1日平均32回。15分に1回書き込んでいました。

これ、メールとか電話だったら大変なことになっていますよね。大槻さんのメールボックスが私・私・私みたいになっちゃうっていう（笑）。

大槻：すぐにフォルダー分けますよ。振り分けルール作って、後で見よって（笑）。

翠：で、見れなくなっていったり。日報とかもそうですよね。長いから後で読もうと思っていると……。

大槻：1ヶ月経つね（笑）。

翠：「どこまで読んだっけ？」みたいな。分報が盛んになる前、1ヶ月前の日報に突然「いいね！」されたりとかして、「あっ、今ごろ読んだな!?」ってことが時々あったんですけど（笑）。

大槻：やべ（笑）。

分報の情報は一期一会

大槻：これはkintoneの場合ですけれども、けっこうUIに助けられるところが多くて。

正直ここまで分報とかをやり始めると、もう情報は一期一会だなって割り切ったほうがいいかなと思ってます。必要な情報はメンション（宛先指定）というかたちで、別途わかりやすく送れるので。

分報は基本的に、どこにも宛先を指定せずに書き溜める感じなので、気が向いた時や、会議が終わった休憩時間とかにぱっと眺められるんですね。

そうするとkintoneの場合、タイル状にバーッて斜め読みができるので、その中でおもしろそうなところとか、自分のメンバーの分報を見るとか。そのくらいの感覚でいます。「1個1個すべて確認するぞ！」と思うと見れなくなるんで。

翠：あぁ、なるほど。

大槻：斜め読みがすごく大事かなーって思います。

翠：そうですね。全部読まなきゃって思うと、どこかで諦めちゃうけど、ちょっと時間がある時にさっと読めばいいよってなったら、続けられそう。

大槻：リアルオフィスでも（みんなの行動を1つ1つ）ずっと見てるわけではないじゃないですか（笑）

翠：そうですね！　普段から情報って取捨選択していますよね。新聞とか雑誌とかも、「最初っから最後まで絶対に全部読む！」ってこともないでしょうし。

大槻：1個1個を精査するよりも、ぱーっと見ていくという。

翠：いかに情報と触れ合うかって感じですよね。

大槻：若い人は得意そうですよね。

翠：そうですね。「情報の斜め読みのコツってどうしたらいい？」みたいなのも、分報で若手に聞いていただくのもいいかもしれません。

大槻：確かに（笑）。

困った時に誰かが助けてくれる場所を

翠：これは私的に大事だと思うところなんですけど。例えばさっき分報って斜め読みをすることになっちゃうんで、「助けてほしいのに分報で拾われなかった」みたいなことが起こっちゃうと思うんです。

そこで、これは私が入社してすぐの頃に作ったヘルプというスレッドです。分報とは別の場所でやっていたんですけども、「絶対に助けてほしいことはここに書く」というルールにしていました。時間がない時もここだけは見てくれ！と。

大槻：これも「誰に聞いたらいいかわからないことを聞ける」のがおもしろいですよね。宛先なし。メールとか電話、Web会議って宛先があるじゃないですか。つなぐ特定の相手がいるわけで。

でも誰につなぐわけでもなく「わかんないです」ってつぶやいたら、誰かが見つけて拾ってくれるっていう。これが本当に新しいですよね。おもしろい。

翠：「大槻さん以外でも解決できること」もけっこうあるじゃないですか。

大槻：確かに。

翠：誰かに助けてほしいけど、誰でもいいっていう。例えば「プリンターの設定とかは、わかる人どなたかに助けてほしいだけであって、別にマネージャーじゃなくていいです」みたいな感じですね。

逆に、私も別のチームの新人のヘルプスレッドを見れば、「マネージャーはなかなか拾えないようだから、今のうちに私が拾っておいてあげよう」みたいな感じで助けられる。

実際、「プリンターはこうしたらいいよ」とか、「申請はこうやるんだよ～」みたいな感じで助けてあげたりもしてました。

ポイントは「業務寄りの内容」を「上司から始める」こと

翠：さて、時間も迫ってきたので、まとめに入ろうかなと思います。

今日、何回か出てきた話ですが、テレワーク時代の共有ツールに求められることは、「情報共有」というキレイな報告書よりも、「状況共有」というラフな感じがよさそうだよねと。粗い情報でもたくさん出していく。

また、マネージャーはメールや電話でメンバーを日々監視するかたちではなく、メンバーが自分から書きたくなるような場所をツールで作ってあげて、そこを神の視点みたいな感じであたたかく見ていただくといいのかなと。

大槻：この感覚ですよね。これが伝わるかどうか難しいですけども。

翠：あとは、ぜひヘルプスレッド等からスタートして、「とにかくここを見てればいいんだな」とか「ここでは絶対助けてあげるから気軽に書き込んでね」みたいな感じにしてみるとか。

大槻：まずはちょっと業務寄りな使い方ですね。

翠：そうですね。そこにちょっとずつ雑談を混ぜていく。かつマネージャーの方は、ぜひ自ら率先して始めていただきたいと思います。

若手がはじめるのはなかなか厳しいので、「週末何したか」とか「こんなテレビ見た」とか。そういう感じで書き込んでいただくところから始めていただけたらと思います。

多様な個性を重視することで一体感が生まれてくる

翠：最後に、大槻さんからマネージャーとして言っておきたいことをいただこうかと思います。

大槻：そうですね。サイボウズの製品はもちろん業務ツールなので、情報共有が便利になるツールではあるんですけれども、今日お話してきたように、今はテレワークという新たな状況が出てきました。

このテレワークはコロナが終わったら終わりではなくて、もう働き方改革という流れの中で、ずっと続くものなんですね。なぜなら人口もどんどん減っていて、働く人が減っているから。違う場所で違う時間でいろんな人たちと働くために必要なツールが、今求められてると思ってます。

なので、情報共有だけじゃなくて、存在共有というかたちで、その人自身を知れる。サイボウズでは「100人100通りの働き方」をテーマにしていますが、多様な個性を重視することで、離れていてもチームとしての一体感が生まれてくるのかなと思っています。

仕事のやり取りだけではなくて、その人のいろんな情報を共有できる。そんな場になっていきたいなぁ、というビジョンを持ってサイボウズ製品を提供しておりますので、テレワークをご検討いただく際には、サイボウズ製品をぜひ使ってみていただけるといいかなと思います。

先ほどあったとおり、いきなり雑談を始めることは厳しいので、まずは業務ツールとして、メールやスケジュールの共有から入っていただきつつ、ちょっとずつ雑談へ。そして、そこではぜひマネージャーからトライしていただくといいのかなと思っています。

翠：そうですね。ちょっと冒頭のお願いに戻りまして。（視聴者の皆さんは）『自分の会社で真似できそうなところ』は見つかりましたでしょうか？

翠：とはいえ、何から始めたらいいのか、と悩まれるかと思いまして、「こんなところからトライしてみては？」というものをご準備させていただきました。今お持ちの社内ツールでもいいので、「こんなイベントに参加してみたよ」みたいな簡単な共有だったり、メンバーが自由にしゃべれるスペースを作ってあげて、そこで書き込んでもらうとかですね。

「そういう自由なことは難しいかも……」ってときは、「ここはヘルプスレッドとして使ってちょうだい」みたいな感じで作っていただいたりとか。

このあたり、サイボウズ製品はとっても便利になっておりますので、ぜひご検討いただければ。

対面が好きな人を変えていく方法

翠：あと5分になってしまったのですが、質問コーナーに移って行けたらと思います。質問けっこういただいているようで、ありがとうございます。大槻さん的に何かご興味ある質問はありますか？　

大槻：そうですね。「上司の『やっぱり対面だよね～』が正直きついです」とか。これ、大変ですよね。対面大好き上司（笑）。

翠：ありますねぇ～。でも、大槻さんは出社けっこうお好きな方ですもんね。強制はされたことないですけど（笑）

大槻：そうですね。やっぱりこういう人たちをなんとかするのは、めちゃくちゃ大変なんですよね。だから後回しにしたほうがいいかなと思っていて。

その人たちは置いておいて、分報は一旦ポジティブな人たちだけで始めちゃう。そこで会話をしていくと、いいことがきっと生まれるんですよ。知らない部署の情報を持ってきてくれて、すごく仕事に役立ったとか。

翠：上司の「え、どこで聞いたの？」を狙うって感じですかね。

大槻：「こんなことをやってましたよ」みたいに仕事面でいいことが出てくると、そういう反対派の人たちも「何それ」ってなってくるんですよね。

自分の仕事に役立たないと聞く耳を持たないんですけど、ちょっとでも仕事が絡んでくると、興味を持ち始めるのが昭和のおじさんなので。まず伝えたいのは「無理をしない」、「こういう人たちの心を動かすのはそもそも難しい」と（笑）。

翠：なるほど。とりあえず近場の人からスタートして興味を持たせるのはいい方法かも。

大槻：何かしら成果を生むのが大事かなと思いますね。

翠：なるほど。

サイボウズ本部長が社内SNSを始めるまで……

翠：私は「状況共有として、自分の不安とかネガティブをぶちまける方はどうしたらいいですか？」という質問を取り上げたいです。これはありがちですよね。

大槻：まぁ、マネージャーからしたらありがたいですけどね。ぜんぜん（笑）。

翠：なるほど。言われないよりかは……という感じですかね。

大槻：そうですね。そこから1on1で話を聞いたりとかですね。

基調講演でもありましたけど、大事なのは受け止める力ですよね。だから、（その人がネガティブなことをぶちまけるかどうかではなく）周りで見ている人たちが動揺しないとかのほうが大事で。そこはやっぱり難しさがありますよね。

翠：なるほど。

あと大槻さん、「（大槻さんは）分報に抵抗ありませんでしたか？」と質問が来てますね。

大槻：これがですね……実は私自身はそんなに抵抗なくて。

翠：めちゃめちゃSNS使われる方ですもんね。

大槻：Twitterも始まった頃からやっていて。＠yukioっていうすごいシンプルなIDを持ってるんですけど。

翠：青野さんも＠aonoですからね。Twitter黎明期に始められてた。すごいっすね。

大槻：IT好きだったんで。なので違和感はなかったんですけど、むしろサイボウズ社内で怒られたほうですね。「何やってるんだ大槻」っていう感じで（笑）。

翠：「お前書き込みすぎだろ」みたいな。

大槻：なのですみません。参考にならないかもしれないですけど。それで言うと、Twitterがもう随分と普及した今になって、ようやく先ほどの本部長が分報を始めるという。

翠：あ、そうですね。

大槻：これぐらい時間がかかる（笑）。でも、コロナの今はチャンスですよ。

翠：いいですね。「今こそ！」という感じで引っ張ってくるとか。

たくさんの情報に溺れないために

翠：「部署ごとに1スレッドですか？　そうでない場合はスレッドが乱立しそう」という質問も来ていますが、どうでしょう？

大槻：なるほど。細かい使い方の話ですね。サイボウズの場合は、部署ごとにkintoneのスペースを作るのが基本ですね。

例えば、マーケ本部の分報スペースを作って、分報の中に個人個人がスレッドを立てるんですよね。大槻のスレッド、翠のスレッドみたいに。

翠：そこ（自分のスレッド）に書き込みを連ねていく感じでやってますね。

大槻：暗黙のルールみたいな感じで。サイボウズ社内はそんなに荒れていないですね。

翠：そうですね。あとはkintoneでやるとスレッドごとに「フォローする・しない」を選べるので、あまりに頻繁に更新される方だけをフォロー外したりもできますね。私はちょっと前まで先輩に外されてたんですよ。更新が多すぎるという理由で（笑）。

大槻：でしょうね（笑）。

翠：「最近戻した」と聞いたんですけども、逆にそういう感じで自分でコントロールできるといいのかなと思いました。

さて、申し訳ないのですが、お時間が来てしまいました。たくさんご質問いただいたのですが、お答えするのはここまでとさせていただければと思います。

改めまして、本日は本セッションにご参加いただき誠にありがとうございました。みなさまがすてきな分報ライフを始めていただけたらなと思います！　ありがとうございました。

大槻：ありがとうございました。