3週間かかる契約締結を1分で終わらせる　クラウドサインが実現した業務効率化とコスト削減

バックオフィス業務を効率化するメリットとは

別井貴志氏（以下、別井）：みなさん、こんにちは。今日のイベントも終盤に近づいてきましたけども、眠くないですか？　大丈夫ですか。バックオフィス業務っていうと地味なイメージがあると思うんですが、このセッションは元気にやっていきたいと思います。

（会場笑）

今回は「バックオフィス業務の無駄を徹底的に効率化する」という、どストレートなタイトルつけました。バックオフィス業務っていうと、契約書の作成とか締結までのやり取りとか経費の削減、勤怠管理などさまざま。さらに、どれも工数や手間がかかります。

限られた人材の中でさらにスケールアップを目指すときに、どう業務の効率化を図ったらいいのか。効率化するときも、具体的にどう進めたらいいのか。最終的には、バックオフィスの業務を効率化するとなんのメリットがあるのか。このセッションではそういったことを議論していきたいと思います。

それではさっそくですけれども、サービス提供会社である弁護士ドットコムの平さんのほうから……あっ、すいません、自分の自己紹介忘れてました（笑）。

（会場笑）

申し遅れましたが、私は朝日インタラクティブで編集を統括しております、CNET Japan編集長の別井と申します。

CNET Japanは「テクノロジービジネスの最新トレンドをオンラインで届ける」というメディアですけれども、テクノロジーがもう完全に当たり前になった今、さまざまな業界が、そのテクノロジーを活用してどう変革していくのか、変わっていくのか……ということについて追っております。

今1番力を入れてるのは「新規事業の作り方」。これもどストレートなんですけれども、特集を走らせてます。来年の2月までこれをやっていきます。ということで、ご興味があれば、ご覧いただければと思います。

ビジネスの加速とコスト削減を両立する

すいません、先走りましたが……弁護士ドットコムの平さんを紹介させていただきます。

平皓瑛氏（以下、平）：初めまして、弁護士ドットコムの平皓瑛と申します。どうぞよろしくお願いします。

まずは簡単な自己紹介なんですけれども、新卒で広告制作会社に入りまして、そのあと起業をいたしました。昨今「働き方改革」等々言われておりますが、働き方改革をしないと潰れる、という状況に身を置いていたんですね。バックオフィス業務はもちろん、さまざまな煩雑な業務を効率化する仕事をしていました。

弁護士ドットコムには昨年の10月にジョインしています。電子契約の「クラウドサイン」というサービスを普及させつつ、世の中の働き方の改革のためになにができるかを常々考えながら、事業を進めております。

平：さっそく紹介なんですけれども、本日ご案内する電子契約サービス、クラウドサインでございます。聞いたことあるっていう方、手を挙げてもらえますか……。

（会場挙手）

おー、なるほど！ありがとうございます！　あとでみなさんと握手したいと思います。

（会場笑）

ちょっと契約書締結にかかる時間を思い浮かべていただきたいんです。お互いに「じゃあこの内容でいきましょう」「進めましょう」「まずはNDAから」みたいなかたちで進めたあと、だいたい印刷してホッチキス止めて、製本して、署名して、お客さんに送って……。それで、2～3週間かかるころには若干温度感が下がってる、なんてことはよくあると思います。

我々はこういったものをなくしていきたいと思っております。クラウド上で契約書を簡単に締結することで、ビジネスを加速させるだけでなくて、それに関わるコスト削減でしたり、ビジネスの成長に役立てるサービスとしてご提供しております。

1分で契約締結できるクラウドサイン

平：我々のサービスは契約の締結から管理までがクラウド上で可能になるんですけれども、「この内容で進めていきましょう」とお互い内容に合意した契約書をPDFにしていただきまして、クラウドサイン上にアップロードいただきます。受信者はなんの登録も要らず、もちろんコスト負担もなしに契約書を確認することができて、オンライン上で締結ができる、というようなサービスとなっております。

お客様が「なぜクラウドサインを使っているのか」と申しますと、大きな理由としては「契約締結のスピード化」でございます。紙の場合どうしても1～2週間は物理的に移動時間が発生してしまうのですが、クラウドサインでは早いものですと1分以内で締結が完了するという部分にメリットを感じていただき、導入が進んでおります。

あと、コスト削減ですね。電子契約の場合は印紙が不要となりますので、「億の単位でのコスト削減ができた」という事例もあります。

また、情報のデジタル化を行うことによって、「あの契約どうなっていたっけ？」と過去に締結した契約書を営業さんが探したいときも、手元のパソコンですぐに探せます。契約締結の後も業務が捗るというのが理由の1つでございます。

誰が今こういったサービス使ってるのかですが、導入社数はおかげさまで25,000社を突破いたしました。スタートアップだけでなくて、数万人規模のレガシー系と呼ばれるような企業様から、セキュリティレベルが高い金融周りの会社様にもご利用いただいております。

「業務効率化はコストをかけて行うのがふつうでしょ」とよく言われるんですけれども、我々のサービスは月々1万円で、かつ郵送で送るより安く、1件100円で送れます。非常に安価に業務効率化を図れるようなサービスとなっております。

「良いことばっかり言ってるけど、本当に業務効率化を図れるの？」というところに関しましては、このあと松田様のほうにご紹介いただけるかと思いますので。よろしくお願いします。

自由な働き方と時間報酬のミスマッチ

別井：続いては、そのソリューションをどうして導入したのかという部分について、松田さんにバトンタッチしたいと思います。

松田光憲氏（以下、松田）：みなさん、こんにちは。松田と申します、よろしくお願いいたします。

まずは私も簡単に自己紹介からさせていただきます。私は今、3つの働き方をしています。1つはオズビジョンっていう会社でして、こちらは執行役員事業推進部長という役割です。事業推進部っていうのは、一般的な会社で言うところの管理部ですね。バックオフィス系の、人事とか総務とか法務とか、そういったことを全般的に担当しております。

2つ目がONDという会社で、こちらは社外取締役というロールなんですけれども、業務としては同じくバックオフィス系の管理をしております。

最後にフリーランスとして、上記とは別に、2社の組織とか人事の支援をやっています。

私はオズビジョンの執行役員なんですけども、業務委託契約です。昨年の3月に入社したんですが、その年の9月に辞めております。辞めた理由は、別にオズビジョンと仲悪くなったとかそういうのではなくて、「雇用契約の限界」みたいなものを感じたんですよね。働き方とかを自由にしたときに、時間に対して報酬をいただくってことがどうもしっくりこなくなりまして。

だから「日曜日は働いちゃいけません」とか、「深夜残業したら割増賃金つきます」とか、そうじゃなく自分で生産性の高まる働き方を選びたいな、っていうことで業務委託という選択肢をとりました。

趣味は仕事と子育てなんですけれども、本当に仕事は趣味で。子育て中も好き勝手に働いてるみたいな、そんな働き方をしています。

ティール組織に取り上げられた日本企業・第1号

まずオズビジョンの企業紹介をさせていただきます。

設立は2006年でして、今期13期目を迎えるような会社です。資本金3,000万円・従業員60名ということで、13年かけてるわりにはそんなに大きくない会社かな、とは思っています。関連会社としてはPolletという会社があります。

『ティール組織』っていう本が人事界隈で有名になってるかなと思うんですけれども、最近、日本で唯一取り上げられたということでちょっと注目を浴びていますね。

オズビジョンのサービスなんですが、「ハピタス」という広告メディアを運営しております。楽天さんとかヤフーさんとかを始めとした3,000社様のサービスを掲載させていただいているんですけれども、我々のサイトを経由してお買い物をしていただくと、ユーザーさんが楽天さんとかからいただいているポイントに加えて、我々のハピタスポイントというものを得ることができます。

そのポイントを使って本を買ったりとかもできますし、現金に換えたりとか、そういった使い道ができるようなサービスです。「ハピタスで買うとダブルでポイントもらえますよ」っていう、そんなサービスをメインで運営しております。

もう1つ私が関わっているONDという会社についてなんですけれども、前職ではてなという会社にいました。そちらもインターネットサービスの会社で、ブログとかブックマークといったサービスを運営している会社なんですけれども、創業者の近藤さんという方が新規事業として温めていたものを、事業譲渡するようなかたちで別会社として切り出してスタートした会社です。

ですので、創業時の登記をするところから一緒にやらせていただいておりまして、まだ従業員3名で正社員1名という小さい会社です。

ONDでは「物件ファン」というサービスを運営しています。「物件をたしなむ不動産エンターテインメント」と書いてるんですが、世の中に変わった物件とか、おもしろい物件っていろいろあると思うんですよね。そういったおもしろ情報を集めてユーザーさんみんなで楽しもう、というサービスをやっています。

クラウドサイン導入後の3つの効果

今回のクラウドサインというサービスなんですが、前職のはてな時代と、オズビジョンにONDとこれまでに3回利用させていただいています。なんで導入したかなんですが、まずONDのケースでいくと、そもそも設立時に全員リモートワークだったんですね。なので、物理的な拠点がない。だからこういったクラウドサービスを導入せざるを得ない状況だった、ということがあります。

2つ目のオズビジョンでは、リモートワークできる方を採用しようとしたんですよね。ターゲットとしていたのが、小さいお子さんがいる主婦の方とかで。ふつうに働くのは難しいけど、リモートだったら働けるような、そういう方とぜひご一緒したいなと思っていたところ、イタリアの方からエントリーがありました。「これ困ったな」っていうので、契約締結のときに致し方なく、というか（笑）。そういうかたちでスタートしたっていうのはあります。

導入後の効果なんですけれども、3点挙げさせていただきます。先ほどのクラウドサインさんの説明と丸かぶりで、すごいびっくりしたんですけれども（笑）。

1点目はまず、契約締結の時間労力の大幅削減。印刷とか製本とか捺印とか、本質的にやらなきゃいけない業務以外の部分ですごく労力あるな、と思ってものがなくなったというのが大きいですね。

2つ目は管理業務の効率化ですね。これも検索すれば1発でヒットするんで、いつでもすぐに見れますね、っていう。

3つ目ですが、これはちょっとせこい話なんですけれども、印紙税ってけっこうバカにならなくて。こういった細々としたものをコスト削減していく、みたいな。そんなメリットがあったかなと思っています。以上です。

別井：ありがとうございました。今回のイベントのお約束なので（笑）、ここでサービス提供企業さんにはご降壇いただこうと思います。みなさん、お二方に盛大な拍手をお願いします。

（会場拍手）