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グループウェアでタスク管理 ユーザー企業が語る「Garoon」活用の秘訣

グループウェアでタスク管理 ユーザー企業が語る「Garoon」活用の秘訣

ITmedia エンタープライズで人気の情シス交流会「俺たちの情シス」がCybozu Days 2017 Tokyoで出張開催。サイボウズが提供するグループウェア「Garoon(ガルーン)」を利用しているユーザーが登壇し、活用のコツや失敗談などを語りました。

(提供:サイボウズ株式会社)

シリーズ
Cybozu Days > Cybozu Days 2017 Tokyo > 俺たちの Garoon 2017 ー ユーザー企業にきく 活用の成功談と失敗談 ー
2017年11月8日のログ
スピーカー
アイティメディア メディア事業本部 テクノロジー局 編集統括 ITmedia エンタープライズ編集部 池田憲弘 氏
アイティメディア 管理本部 総務部 情報システム担当 石野博之 氏
サイボウズ ビジネスマーケティング本部 Garoon ビジネスプロダクトマネージャー 池田陽介 氏
株式会社エヌ・ティ・エス 古川真也 氏
東ソー情報システム株式会社 石川賢太郎 氏
東洋大学 情報システム科 藤原喜仁 氏

日能研でのGaroon活用事例

池田憲弘氏(以下、池田憲) みなさんこんにちは、アイティメディアエンタープライズ編集部の池田と申します。こちらはアイティメディアの情報システム担当している、石野です。普段は我々2人の司会で「俺たちの情シス」という情シスの方の勉強会をやっているのですが、今回はその出張版ということで、Garoonユーザーさん向けに「俺たちのGaroon」ということで開催させていただくことになりました。 基本的にはメディアの立場でみなさんが聞きたいと思うようなネタをサイボウズさんに振っていきたいと思っています。よろしくお願いします。 池田陽介氏(以下、池田陽) サイボウズの池田と申します。Garoonのビジネスプロダクトマネージャーをしています。お手柔らかにお願いします。よろしくお願いいたします。 7W5A2037 池田憲 サイボウズの池田さん、先ほどの基調講演にも登壇されてましたね。お聞きになった方はわかるかもしれませんが、基調講演で声を張り上げすぎて、ちょっと声がつぶれてます? 大丈夫ですか? 池田陽 大丈夫です。 池田憲 のどに優しくいきたいと思います。 早速ですけれども、今日のメニューです。本日は3人にGaroon(ガルーン)の事例についてお話いただけるということで、1人目は、エヌ・ティ・エスの古川さん。2人目は東ソー情報システムの石川さん。最後に東洋大学の藤原さん。 ここまで来てお話いただけるなんて、ありがたいユーザーさんですね。そのあと、Garoonのこれからのお話をして、時間が余ったらいろいろとQ&Aも挟んでいこうかなと思っております。 僕らが長々と喋っていてもあれですし、早速エヌ・ティ・エスの古川さんに登場していただいて、お話しいただければと思います。では古川さん、よろしくお願いします。 (会場拍手) 古川真也氏(以下、古川) ご紹介にあずかりました、古川と申します。よろしくお願いいたします。本日は貴重な経験をさせていただきましてありがとうございます。ライトニングトークをはじめたいと思います。 7W5A2035 まず会社の紹介をさせていただきます。エヌ・ティ・エスという会社名、みなさんご存知ないと思うんですが。こちらに書いてあります通り、小学生のための中学受験塾「日能研」のテスト採点やシステム全般の運用、保守などをしています。 みなさん、日能研はご存知でしょうか? お手元のマル、バツ札を挙げていただいてもよろしいでしょうか?  (会場挙手) ありがとうございます! みなさんほとんどマルですね。ありがとうございます。 従業員は105名くらいです。ちょっとピンボケで申し訳ないんですが、これはテストの採点をしている最中の写真になっています。今はテストは紙ではなく、答案をスキャンしたあとに1問1問切り出してマルバツをつける、というやり方でやっています。 ちなみに、もともと日能研に通っていたという方はいらっしゃいますでしょうか? また、マルバツを挙げていただけますか? (会場挙手) ありがとうございます。通っていた方は(スライドを指して)こちらのバッグを使っていた方もいらっしゃると思います。実は、私も通っておりました。私の時代はリュック型ではなく肩提げでした。(スライドを指して)こちらもみなさんご存知だと思うんですが、電車のなかの広告でございます。「シカクいアタマをマルくする」というシリーズになっています。 こちらのシリーズ、昔は右下に答えが書いてあったんですけど、最近は「詳しくはホームページへ」となっております。

別のグループウェアからの切り替え

古川 ご紹介が遅れましたが、私、古川真也と申します。弊社のシステムサービス部システム課の課長をやらせていただいております。内容としては、日能研の情報システム部のすべての管理をしています。サーバや、もちろんGaroonも含めまして、すべて保守しております。システム関係でなにかあったら、一番最初に私のところに電話がかかってきます。 あと、プライベートはインドア派です。見た目がアウトドア派に見られがちなんですが、雨が降ってしまうともう家から1歩も出ないことがほとんどです。 本題に入らせていただきます。Garoonの導入状況になります。弊社はパッケージ版を使っています。バージョンは、4.2.6。この間4.6が出たと思うんですが、今月中にアップデートを考えています。今その検証をしているところです。 2016年4月から実稼働として1年半、使用しています。ユーザー数は1,650人です。一番使っているのはスペース機能とメッセージ機能。弊社はバージョン4.2から使っていますが、スペースをかなり使っています。 続いて、導入の経緯になります。2004年から、グループウェアを使用していました。WSS(Work Stage Solution)というグループウェアを使っていました。 11年間そのグループウェアを使ったんですが、ハードウェアの老朽化やIE8までしか使えなかったこともあって、「もうだめだね」という話になりました。 応答時間の遅延も問題でした。これがかなり遅くて、コメントをするのにひどいときは1分以上かかることもありました。そのような経緯からGaroonを導入し、仮稼働含めて2年ほど利用しています。 Garoonの良いところは先ほども言いましたが、よく使っているスペース、メッセージ、あとは通知一覧です。 通知一覧は私が会社に出社してGaroonにログインしたあとに、一番最初に見る場所です。未読の通知一覧を開いて、「なにがきてるかな?」といつも確認しています。 デザインが選べる点も良いですね。私はドラゴン。龍のやつにしています。たまにほかの人のGaroonを見ると「この人ってこんなの使うんだ」と意外に思う場面もあったりします。先ほどの基調講演でサイボウズ Officeでは好きな写真や画像をヘッダーに挿入できると聞きました。ぜひGaroonでも搭載してしていただきたい機能だなと思いました。お願いいたします。

Garoonで苦労したところ

古川 スペースは案件管理に使っています。案件ごとにディスカッションを1個1個立てて、何をするか、担当が誰か、スケジュールなどを共有します。どこまで進んでいるのか、ということをすべてコメントで書いて進めています。 例えば日能研の新規開校がある場合は新規開校用のディスカッションを立てます。まず私のほうでタスクの洗い出しや担当決めを行い各担当がディスカッションで進捗報告をします。
その案件が終わりましたら、ディスカッションタイトルに、月と「完」というフラグ追記します。Garoon4.6パッケージでもディスカッションのフォルダ機能がつきましたので、月別にまとめようかと考えています。
(スライドを指して)こちらは、日能研の教室でのスペースの使用方法です。首都圏では2月1日からが入試本番になりますが入試の解答作成をスペースで管理しています。入試問題を入手したあと、誰がどの問題を担当するか、どの問題をやったかやっていないかをスペースですべて管理しています。 メッセージ機能も使用しています。スペースは、かなりプロジェクト的なかたちがあるんですが、こちらはインスタントメッセージのような感じで使用しています。 メッセージには閲覧確認機能があるのがありがたいですね。メッセージで連絡したあとに電話したいと思ったときに、閲覧状況を見て、(メッセージを)読んだかどうかを確認してから、私は電話をしています。 次はGaroonで苦労したところです。これは現在進行形なんですが、先ほど1,650のユーザーと言いましたが、サイジングのほうでかなり苦労しています。スペースが想定以上に使われていました。どのくらいかと言うと、ユーザー数は1,600なのに、5,000ユーザーで使われるレベルの使用率でした。 マシンのスペックとしては1,600ユーザーで想定していましたのでかなり負荷がかかっておりまして、WebサーバのCPU使用率が100パーセントに達してしまうこともありました。一応そちらは、コア数を増やしたり、一番の問題だったDBのキャッシュメモリを増設などの対応をしました。今はかなり快適に動いている状態です。 あとは、Garoonのなかで動画共有をしています。別の共有のソリューションがありまして、そちらをリンクというかたちで繋げています。 最後にGaroonへの要望です。これは管理者の方じゃないとわかりにくいかもしれないんですが、組織のなかのユーザーの表示順がありますよね。あれをつけるのめんどくさくないですか? 新しく作るユーザーを「この人何番だったっけな」とコピーして、新しい人にペーストして、というふうにやっていると思います。あの作業をドラッグ&ドロップなどでできればもっといいなと思います。 それから、これもシステム管理のほうなのですが、ユーザーのアクセス権を設定するとき、既存のユーザーの設定をコピーして使えるといいなと思います。だいたい「この人と権限は一緒なんだよな」という人が必ずいるので。 以上になります。ご清聴ありがとうございました。 (会場拍手)

外とのコミュニケーションはなにでとる?

池田憲 こういうライトニングトークははじめてで、すごい緊張したという話を聞きました。 古川 はい。もう手がプルプルしてました。 池田憲 ははは(笑)。ありがとうございます。日能研はもちろん僕も知っています。僕自身はSAPIXだったんですけど……。 古川 いや、ぜんぜん大丈夫です。ぜひお子さんは日能研に(笑)。 池田憲 さて、なかなかおもしろいテーマがたくさんあったと個人的には思っています。 古川 ありがとうございます。 池田憲 とくにサイジングのあたりは「あちゃー」という感じでしたか? 古川 そうですね。かなり困ったところでした。ここ2~3ヶ月ぐらいちょうど、仮想サーバをどんどん変えてテストしている最中です。 池田憲 大変ですね。さて、ここで会場のお客さんにも聞いてみたいんですけど。まずGaroonを使っている人、マルを挙げていただけませんか? (会場挙手) だいたい6割ぐらい? 今日はここに野鳥の会とかいないので、数えられないのがあれですけれども。ちなみに、今のなかで、クラウドを使っている方はマル、オンプレの方はバツを上げていただけませんか? (会場挙手) 池田陽 思ったよりクラウドを使っている人が多いな、という印象ですかね。 池田憲 そうですね。 石野 サイジングの話を聞いたときに、もしかしたらクラウド版だったらこういう苦労はないのかもなと思ったんですけど。 古川 そうですね。弊社は少し閉鎖的でして、社内の情報を外部に出すのがちょっと苦手だというところがあります。それでオンプレミスを選んでいます。 池田陽 おそらく、グループウェアに限らず、ということですよね。 古川 そうですね。 石野 先ほど、社内の連絡はメッセージだけでやっているというお話でしたが、外とのコミュニケーションはどういうふうにやっているんですか? 古川 法人ごとに少し違うんですけど。弊社の場合は、ちょっと言いづらいんですがメールはデスクネッツでやっています。 (一同笑) まずデスクネッツを使っていて、そこにGaroonを入れたという感じなので。デスクネッツはうちの法人だけで使っています。 他の法人ではそれぞれ別のメーラーを使っています。 池田憲 びっくりしました。デスクネッツさんだったんだっていう。 古川 なかなかのレアケース。 池田陽 そうですよね、レアケースですよね。 池田憲 メール部分もGaroonに置き換わったりしないんですか?  古川 それも考えたんですけど、スペックが安定しないので。それがまだ難しいところです。 池田憲 スペックが安定しないんですって。 古川 それはでも弊社のせいですけど。 石野 メールは、けっこうリソース使いますからね。 古川 そうなんですよね。難しいところです。

Garoonのスペース機能の使い勝手

池田憲 やりとりとしては、社内のほうが多いんですか? 古川 圧倒的に社内ですね。 池田憲 スペースも、あんなふうに入試問題の解答を作っているんだなって、違った意味で驚きがあるんですけど(笑)。 古川 私も、2月に入試問題を取りに行ったりします。 池田憲 そうなんですか? 教職員だけじゃなくて? 古川 向こう(日能研)の職員さんだと足りないので……学校はいっぱいありますからね。 池田憲 大変ですね(笑)。ああいうかたちでスペースをまわしはじめたのはいつぐらいからなんですか? 古川 まだ1年半しか使っていないんですけど、去年からそういうふうに使おうということになりました。そこで大問題が起きまして。 池田憲 大問題。 古川 宛先が全社員になるんですよ。そうするとDBが動かなくなってしまいまして。それでサイジングをもう1度考えようという話になりました。 池田憲 ああ。 古川 今、それをやっている最中です。 池田憲 2月に合わせて再構築するんですね。 古川 はい。2月のそのときだけスペックアップ。 池田陽 ピークが2月の入試ですもんね。 古川 はい。それをちょうど今考えています。 池田憲 石野さん、スペース利用に関してなにかコメントありますか? 石野 去年同じイベントをやったとき、スペースは、まだこれから試してみるというユーザーさんが多かったので。そういう意味では、すごく先進的な取り組みをしているな、とは感じます。 古川 スペースネイティブと言ったらあれなんですけど、導入当初からある機能なので。 池田陽 そうですね。スペースはパッケージ版ではGaroon3.5から搭載された機能です。逆にそれ以前から使っている方はスペースの使い方に迷っている、という方もいます。 池田憲 スペースネイティブが、会場にどれだけいるか聞いてみましょうか。スペースを使っているという方は、高々とマルをあげていただけますでしょうか。 (会場の少数が挙手) これですよ。 池田陽 我々としてはぜひもっと使っていただきたいアプリケーションなんですけれども。 池田憲 そうですね。 石野 ただ、今日登壇いただくユーザーさんはスペースを活用されているんですよね。 池田陽 そうですね。 石野 活用度の高いユーザーや企業ほど、スペースを使っているというのが去年の結果でもありましたね。 池田憲 実際使い勝手はどうですか? 古川 情報共有しやすいですし、スペースの管理者権限などをつけなければ、ユーザーの追加も各自でできますし。そういうフレキシブルなところがいいと思います。ただ、権限を与えた結果、ユーザーが勝手にスペースを削除してしまうという事件もありまして。 池田憲 スペースまるごとですか……? 古川 スペースまるごと削除する、という。 池田憲 なんか……嫌だったんですかね、内容が。 古川 理由はわからないんですが、ログを見て、削除した人を確認して、事情聴取して。 池田憲 大丈夫だったんですか? 古川 その上司を呼び出して、みたいな。 池田憲 うわあ。 石野 せっかく試験会場に行って集めた問題が、なくなっていたとか……? 古川 「スペースがないんですけど」と言われて。調べてみると、なかった。「それはないですよ、削除されてますもん」という。 (一同笑) 池田憲 そんなことがあるんですね。

デザインに関する要望

石野 私、もう1つ聞いてみたいことがあって。後半でお話いただいていた、他のサービスとの連携についてです。今回は動画というお話だったんですけど。 古川 そうですね、動画共有もオンプレでやっています。 石野 スペース内に動画を張り付けているんですか? 古川 動画はポータルで共有しています。ポータルにアクセス権をかけて、法人ごとに見れる/見れないを管理しています。 池田陽 アクセス権の制御をポータルでやっているんですね。 古川 そうですね。 池田憲 どんな動画を載せているんですか?  古川 社内会議というか、全体会議とかあるじゃないですか。それをオンデマンドでも見られるように。全員を集めるのは大変なので。各教室に日能研の職員さんにオンデマンドで見てもらうために作っています。 池田憲 うちもイントラとかで流してますけど、誰も見ないんですよね。 石野 ちゃんと見てね。 池田憲 すみません(笑)。なるほど、そういう使い方があるんですね。池田さん、古川さんに聞いてみたいことはありますか? 池田陽 そうですね。今日は要望のなかでデザインの話があったんですけど。 古川 サイボウズOfficeのほうがアイコンがかわいくないですか? 池田憲 ははは(笑)。 池田陽 今日はちょうどうちのデザイナーも来ているので。そのあたりのご要望は届けたいと思っております。 池田憲 いいですね。どこにいるのかな? 河内山さん? もしよければ前に出てきていただいて。アイコンのかわいさのあたりについて、ちょっとお話いただけませんか? 池田陽 まったく予定をしていなかったことなんですけれども。先ほど名刺交換をしてしまったばかりに(笑)。 (河内山氏が登壇) 河内山氏(以下、河内山) すみません、突然。デザイン担当しております河内山と申します。よろしくお願いします。 (会場拍手) 河内山 ありがとうございます。 池田憲 あたたかい。 池田陽 あたたかいですね。 河内山 先ほど池田(陽)が基調講演でもご説明したのですが、Garoonでは今後新しいデザインのリリースを予定しています。新しいデザインになると、フラット系でもう少し親しみやすくて、見やすいアイコンになる予定です。なので、そちらを見てまた感想をいただければ。 古川 そうなんですね。あと、ドラゴンはあるんですけどタイガーがないのがちょっと……。作っていただけると嬉しいです。 (一同笑) 河内山 そうですね、動物系はわりと人気だという声も聞いているので、動物を増やすのは検討したいなと思いました。 古川 すごくいかついおっさんが白くまとかを使っていると「かわいいな」と思います。 池田陽 かわいいですね。 河内山 それは、若い女性社員ウケとか、そういう狙いがないですかね。 古川 あまりないと思うんですよね。実はそういう内面だと思います。かわいいおじさんだった……。 河内山 おじさんも、かわいいのが好きですもんね。わかりました。 池田陽 よろしくお願いいたします。ありがとうございます。 (河内山氏が降壇) 池田陽 デザインに関して言うと、けっこう悩みました。やはり、古いバージョンから使われている方だと、毎バージョンごとにアイコンが変わったり位置が変わると戸惑う方もいらっしゃるので。 池田憲 ありますよね。 池田陽 「デザインが変わらなくてホッとしました」「古臭いのが逆にいい」という声も聞くなかでどうしていったらいいのかというのは、ずっと悩んでおりまして。 池田憲 「俺はかわいいクマがいっぱいあるのが好きだ!」みたいな人がいるかもしれないですしね。なるほど。話が盛り上がったんですけど、そろそろ時間がきてしまったので次の方に移ろうと思います。ありがとうございました! 古川 ありがとうございます。 (会場拍手)

  
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