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「ピンチはチャンス」を合言葉に–熊本地震を乗り越えた企業が語る、震災に学ぶべき教訓

「ピンチはチャンス」を合言葉に–熊本地震を乗り越えた企業が語る、震災に学ぶべき教訓

最新テクノロジーやデータを活用する企業が一堂に会し、先進的な取り組みを共有するカンファレンス「ウイングアークフォーラム2017」。10月25日に開催されたウイングアークフォーラム福岡では株式会社丸菱の竹下芳広氏が登壇し、「帳票作成から封入・封かんまで。 請求書発行プロセスの自動化による業務効率化」というテーマで講演。熊本地震で被災した経験から、企業として取り組むべきIT活用についても語りました。

(提供:ウイングアーク1st株式会社)

シリーズ
ウイングアークフォーラム > ウイングアークフォーラム2017 福岡 > 帳票作成から封入・封かんまで。 請求書発行プロセスの自動化による業務効率化
2017年10月25日のログ
スピーカー
株式会社丸菱 情報システム部 課長 竹下芳広 氏

「食品産業のパイプ役、繁栄の使徒」

竹下芳広氏(以下、竹下) どうもこんにちは。株式会社丸菱、情報システム部の竹下といいます。 今回、タイトルにしている「帳票作成から封入・封かんまで、請求書発行プロセスの自動化による業務効率化」ということですが、これにプラスして、今回は熊本ということで震災以降のITの取り組みに関しても、少しだけ発表させていただければと思っています。 まず最初に、弊社の会社案内から。本社所在地は熊本県上益城郡益城町宮園。住所だけ言ってもなかなかわかりづらいと思いますが、先の震災でよくテレビに出てきた益城町役場、そこから直線距離で約500メートルぐらいしか離れていない所です。 創業は1951年、今期で66期を迎えております。事業内容としましては、製菓・製パン、原材料、厨房機械、器具や設備、パッケージデザインの提案、店舗設計などを行っています。オープンから繫栄まで、お客さまと一緒に歩んでいきたいということで、「食品産業のパイプ役、繁栄の使徒」を企業理念として、幅広く意欲的に取り組んでおります。 営業拠点としましては、九州一円、山口、あとは関東ですね。それから海外拠点が中国、韓国、マレーシアの3拠点です。BtoBに関しては以上の拠点、それ以外にBtoCといたしまして、WHOLE SQUAREを熊本と福岡に約2店舗と、益城ファーマーズビレッジ・ファムは復興市場として期間限定でオープンしている店舗です。これ以外にも通販も、自社サイト、楽天をはじめ、3サイトオープンして運営しております。 続きまして、ウイングアークフォーラム福岡には、これだけの人数がいらっしゃっておりますので、弊社は福岡の博多区住吉のキャナルシティ博多の地下1階にWHOLE SQUARE FUKUOKAという店舗がございます。こちら、BtoBからBtoCまで幅広く原材料の販売を行っていると同時に、レストランやバール等もオープンしております。 ilovepdf_com-2 弊社のグループ会社で製造しているドライエージングビーフやチーズを、ワインなどとともに食事をすることも可能です。そして、写真に出ているのは、昨年、2016年ジャパンチーズアワードで金賞と銅賞を受けた時の画像になります。 加えて、先ほど紹介いたしました、益城ファーマーズビレッジですね。こちらは復興市場で、期間限定という条件付きで運営しており、コンテナハウスを2つつなげていまして、簡単なつくりではなく、きれいなレストランと地元の人が使えるようなお店を運営しております。 ローカルのテレビなどではかなり紹介されておりますが、なかなか福岡のほうには紹介する機会はないと思いますので、熊本においでになる時には、ぜひお寄りいただければと思います。 最後に、WHOLE SQUARE KUMAMOTO。こちらも熊本なのであまり大きくは出していなかったんですけども、本日、ノベルティとして出させていただいているお菓子があったかと思いますけども、あちらはこのWHOLE SQUARE KUMAMOTOのほうから用意して出させていただきました。 かなり「おいしい」という評判をいただきますので、今回、おいしいと思われた方は、WHOLE SQUARE FUKUOKAにも置いています。ぜひ足を運んでいただければと思います。

熊本地震当日の被害状況

それではさっそく、震災とITの取り組みということで発表させていただきます。 まずはどういう感じで被災してきたかというところの紹介をしていきたいと思います。2016年4月14日、これは今でこそ前震と言われておりますが、実際、私たちが被災した時は、これが本震だと思っていました。14日の夜の9時半ぐらいですね。 その時は自宅におり、まず震度7の地震がありまして、立て続けに震度6、その後も震度6強、5と続いたんですけども、その時は思ったよりも被害が軽微で、事務所もその後、夜から全員が入って片付けを進めていました。 そして、電気が通電した後、サーバも順調に復旧していましたし、自宅も棚から少し物が落ちた程度で、どこかちょっと落ち着いた雰囲気でした。この時は、コンビニ等もとくに問題もなく営業していまして、「震災」「震度7」と言われたわりには、そこまで被害がなかったかなあというのが率直な印象でした。 それで、そのまま片付けを進めていまして、2016年の4月15日、翌日の(夜の)11時頃には復旧の目途も立ちました。情報システム部も全員そこに揃っていたんですけども、みんなホッとしたような雰囲気で、少し談笑するような感じで復旧を進めていました。 パソコンや周辺機器もすべて正常に稼働し始めていましたし、うちはiシリーズのサーバを使用しているのですが、iシリーズも無事に立ち上がり、今、表に展示されているRISOさん(理想科学工業)のプリンタの確認をしようと思って、缶コーヒーでも飲みながら、プリンタに出力するのを待っているような状況でした。 そして、ちょうどそのタイミングで、2016年4月16日の(深夜の)1時25分頃、これが後に本震と言われるものですが、震災が起きることになります。 部屋の中に情シスのメンバーが全員いました。パーティションも倒れ、RISOさんのプリンタが入っている小さい部屋がありまして、自分はその部屋の中でちょうど震災に遭いました。 震度7と言われているんですけども、実は体感すると、とても前日の震度7のレベルではない。よく「机の下にもぐれ」って言われますけど、とても机の下にもぐるような行動は取れない、机を握っておくのが精一杯、ぐらいのレベルでした。 震災の日は深夜でしたので、真っ暗で補助灯だけがついている中で、みんなに「とりあえず貴重品と大事なものだけ持って逃げろ」という掛け声をかけながら、自分はパーティションを乗り越えながら外に出ました。 先ほども言いましたとおり、本震は震度7と言われてるんですけども、とてもそんな感じではありませんでした。その日だけでも震度5以上が約12回程度、震度5以下は無数に発生していました。実際、地震を知らせる携帯の非常の呼び出しがあるんですが、それがまったく役に立たなくて、地震が起こった後に携帯が鳴り出すということがずっと続いていた状態です。 ただ実際、地震が起こった直後、みんなで外に飛び出てなすすべもなく本社を見上げていたんですけども、その場で地面が波打つというか、初めて目の前で、車が揺れながら地面を動かしているのを見て、現実なのか何なのかわからなくなるような感じを受けていました。 当然ながら、せっかく1日かけて立ち上げて復旧したサーバ関連がすべて再停止しました。その中でも水濡れや破損がなかったのが、不幸中の幸いだったかなと思います。 サーバはその時点では本社の中にあったんですけども、ラックにすべて入っていたので、倒れることがありませんでした。あれが倒れていたら、なかなか復旧もままならなかったなと感じています。 その後、また停電・断水し、前日パソコンや周辺機器はすべて正常稼働していたんですけども、一部がやはり使用不能になりました。その後、すぐに自宅にも帰ったんですけども、自宅の被災も想像以上で、2日前にあった地震とは比べ物にならないような被害状況でした。弊社は益城にあるんですけども、社員はやはり益城の人間が多くて、安否確認がすぐにはできなかったということが1つの反省点でもあります。 そして、やはり紙資料が散乱して、一部が使用不能になっていました。取り出しをすることも不可能な状態でしたので、しばらくは業務にもかなり支障が出るような状況でした。 熊本は地震が来ないという変な安心感だとは思うんですけども、やはり事前の準備がなかなかできていなかったかなということは痛感しているところです。 そして、今回の震災を受けて、弊社でどのようなITの取り組みをしたかというのを、すべてではないんですけれども、一部だけご紹介したいと思います。

「ピンチはチャンス」震災を機にサーバを移す

一番最初は、とくに取り組みということではないんですけども、みんなが疲れているなか本社に出てきて復旧をしていきました。最初の会社案内に出しました通り、弊社は九州一円、関東、すべてが本社にあったサーバからデータを動かしていましたので、益城が止まっているということは、九州一円、関東まで止まってしまうということでした。 やはり情報システム部として、意地でも早期に立ち上げてやろうということで、みんな自宅が被災しているなか一丸となって、そしてお互いカバーしながら、ベンダーさまにもかなり協力をいただいてほぼ徹夜の作業で約2日ほどでサーバの復旧をさせることができました。 まだこの時点は、すべて益城の本社で自社運用していました。この間も余震はかなり続いてまして、震度5にはだいぶ慣れてきました。そのぐらいだと「震度5ぐらいかな」ということでみんな逃げなくなって、「こういうのがやっぱり震災では危ないんだろうな」と思いながら作業をしていたんですけども。この2日でサーバを立ち上げられたことが、この後もかなりみんなの力になれたかなと思っています。 次に、この3日で立ち上げたサーバですが、余震が続くなかこのまま本社に置いていくのはやはり危ないだろうということに。実は震災前からデータセンターに移したいと思っていたんですけども、なかなか行動に移すことができずにいました。 その理由としては、やはり費用がかかる。そして、とくにiシリーズを持っていましたので、本社で管理したほうがいろいろな意味で便利だと思っていました。実際、熊本の本社に情報システム部を置いて、システムを組める人間が揃っていますので、近くに置いておきたいといった理由で、やはりなかなか行動に移すことができませんでした。 ただ、今回は「ピンチはチャンス」という情報システム部内の合言葉で、当然、会社上層部の早期決断もあり、余震の続くなかデータセンターへ移すことが実現できました。 後の本社の復旧作業のところで、この決断が作業性をかなり上げることになりました。それはなぜかというと、弊社の本社が被災してプレハブで作業していたんですけども、プレハブに移ったりまたどこかに移ったりということが、けっこう頻繁に起こりまして、あのまま本社にサーバを置いてたら、その都度サーバを止めたりしないとけなかったかな、と。 なので、この決断を早くできてよかったなと思います。ただ、もう少し早くやっていればこういうこともなかったのかなという後悔もかなりありました。 次に、クラウドサービスの利用ということで、やはり今回の震災で紙媒体の弱さにあらためて気づかされました。資料として使えないもの、不明なものが存在しましたし、「これをクラウドにさえ預けていれば」とか、いろいろなことを後悔しました。 財務・総務・人事すべて、いろいろ苦労して、今でも見つからない資料があったりはするんですけど、すぐにそのあたりも対応しながら、現在では、数パターンで運用しています。このあたりのサービスは、ウイングアークさんでないものも使っているので、今回商品名は出していないんですけども。現在は社内ルールなどの検討も、並行して行っています。 クラウドは、以前からも使っていましたが、統一の社内ルールが徹底されていなくて、けっこうみんないろいろなものをクラウドに預けたりしていた経験があり、今回は、社内のルールを明確に決めて、検討を並行に行っていきたいと思っています。

事前の準備で傷を浅くすることはできたはず

あと3番目に、「社内のコミュニケーションツールの導入」としていますけれども、コミュニケーションツールの導入というよりは、震災時に連絡が取れないことへの対応。 やはり今回の震災時に一番強かったのは、電話よりもLINEなどのネットワーク系の連絡ツールでした。LINEは今回通じなかったことは一度もなかったので、LINEに通じるようなツールを今、部分的に稼働させています。将来的には、これを安否確認ツールとしても使用したり、全社連絡ツールとしても運用していきたいと考えております。 続いて、ネットワークの見直しと強化ですね。働き方の多様化にも対応していかないといけないということを同時に感じました。当たり前のことですが、なかなかこれが取り組みが進まなかった。 「パンデミック対策含め、テレワーク体制も検討」としていますけども、震災が起こった後、益城に住まれている方は会社に出てきたくても自宅の片付けや避難所で生活したりしていましたので、なかなか「仕事に出てこい」とは言えない部分がありました。 ただ、その人間がやっていた仕事を急に他の人間に引き継ぐということは不可能です。どうにかして出てきてもらわないといけなかったんですけども、その体制が今回は取れていませんでした。現在はネットワークの見直し含め、11月末には本社の改修が終わるんですが、それに向けてサーバの見直し等も終わっていますので、導入ができる予定で今進めている段階です。 あとは、最後に、今回の震災を受けて、情報システム部として反省しなければいけないと思った部分は、提案のスピードアップ。情報システム部内でも、今回のことで必要なものの提案の大切さというのを再認識できました。 実際、サーバのデータセンターへの移行、テレワークの体制も、本当は震災がなくても進められることでした。ただやはり、金額がかかるなどの理由でなかなか取り組みが進まなかったということは、情報システム部としても反省しないといけないところかなと思っています。 ですので、一大事に後悔しない、ピンチはチャンスの精神だということで、まだ震災の傷は……実際まだ本社に帰れば、益城は建物も建っていなくて、更地になってるところが多いんですけれども、事前の準備で傷を浅くすることは可能だと思います。 弊社は奇跡的にというか、機材が壊れていなかったり、ベンダーさまの協力があったり、通電が意外と早く来たり、いろいろラッキーな部分が重なって、2日でサーバが復旧できたとは思っているんです。ただ、事前の準備をもっとやっておけば、そこまで被害が大きくなることもなかったかなということで、やはり事前の準備をもっと、地震が起きてない平穏な時にやることで、もっと傷を浅くすることは可能だと思っています。 震災とITの取り組みの「最後に」ということで、いろいろやっていることはまだまだあるんですけれども、今回の発表が少しでもみなさまの今後の対応に役立てていただければと思って、少し発表の一部に加えさせていただきました。

以前までの帳票作成の流れ

では、お待たせしましたけども、今回のメインの題材である「帳票作成から封入・封かんまで」ということで、業務効率化のほうをさっそく発表させていただきたいと思います。 まずはじめに、こちらは導入する前の弊社のパターンです。 ilovepdf_com-6 これ以前は弊社の基幹システムから打ち出して請求書を作成していまして、これに切り替えたのは随分前になります。それからこちらに変わった時は「すごく良くなったね」とは言われてはいました。 実際、弊社が発行する請求書は月に約2,000通、だいたい3,500枚ぐらい。現状ではもっと増えています。流れとしては、iシリーズの基幹システムから請求データを作成いたしまして、請求データをAccessで帳票化してプリンターで印刷をしていました。 また、3,500枚と月末だけでもかなりの枚数を印刷しますので、請求書の印刷をしようとしたら故障したり、止まったり、けっこう印刷でも苦労していました。そして、この印刷した請求書に社判を押す機能というのをAccessにつけていなかったので、社印を手で押したり。 加えて、封かん機に枚数制限がありまして、枚数を超えると封かんできないということがありますので、封かん機で対応できない用紙を選択して、手作業で抜き出していました。枚数が多いものを最後にするということがなかなかできませんでしたので、いつも財務のほうで、封かんできない用紙だけを抜き取って横に置いておく作業を行っていました。 自動化できる部分は、右の封かんだけ行う機械なんですけども、そこに用紙と封筒をセットすると、まとまっている分に関しては封入・封かんまでして出してくれる。その後に、封かんNG分を手作業で折り込んで、封入・封かんをしていくという流れになっていました。 月末で件数が多い時は、一度の請求発行が1,500枚程度になるんですけども、従来の仕組みでは、封かん機を用いる分でも2人がかりで約4時間程度、そして手作業、自動で折り込めない業務分で約2~3時間程度を要していました。 ですので、財務がだいたい月末に請求書を発行すると、お昼ぐらいまでに請求データを作成するんですけど、その後やはり夜中ぐらいまでかかっているということが発生していました。

ウイングアークのSVFとプリンタの連携で効率化

今回、ウイングアークさんのSVFを入れて、RISOのプリンタとの連携によって、先ほどは6個ぐらい作業工程があったんですけども、現在は基幹システムから請求データを作成して、そのままSVFを経由して、封かん機で対応・非対応も自動仕分けをしています。 ilovepdf_com-8 対応・非対応自動仕分けというのは、RISOさんのプリンタにも封かんする枚数に制限がありまして、薄い紙を使っても5~6枚という制限があります。月に請求を出すお客さまがそれ以上いらっしゃいますので、そのお客さまに関しては、自動的に封かんをせずに紙だけを印刷するという流れにしています。 ここで、自動でSVF・RISOのシステムにより封かんまで完了という、2番、3番が連携してきます。ですので、作業工程的には6個から3個ぐらいに減りました。封かんNG分も別の作業で、折り込みや封かんは変わらないんですけども、ここまで来る工程が短くなりましたので、実際に時間的には4分の1から3分の1ぐらいまで削減することができました。 その削減を簡単にまとめまして、「想定以上の削減」ということで、現在の仕組みで作業時間が約3分の1程度、これは想定していた時間よりも短縮することができたんですけども、SVFで達成することができました。 あとは、RISOのプリンターって値引きをしていただけなくて、けっこう高いプリンタだったんですけども、印刷コストを4分の1に抑えることができました。 弊社はかなり印刷する枚数が多いので、4分の1程度に下がったのは、かなりプラスになりました。そのプラスも、そのままプラスにするのではなくて、請求フォームをつくり変えて、請求書をカラー化することによって、お客さまにも好評を得ています。 あとは、宛名以外の印刷ですね。会社ロゴなどは、封入・封かんするとくるっと紙を巻いて封かんをしてもらえるんですけども、裏側の白紙の部分も、SVFを利用していろいろな宣伝などに。弊社は展示会をやるんですけども、展示会の案内などを絵にすることが可能になっています。こちらも今、いろいろな展示会の時に差し替えたりしながら、使っています。 最後に、これが一番大きいのかなと思うんですけども、一気通貫したことでヒューマンエラー、システムエラーがほぼなくなりました。それまでは「請求書、間違って入れたかな?」みたいなことが、けっこうあったんですけども、今ではそれがほぼゼロになっています。

今後の拡張性について

それから、ご苦労やご協力をいただいたことは、本当にたくさんあります。最初、ウイングアークさんと理想科学工業さまに無茶ぶりしまして、「プリンタとウイングアークのSVFが連携しなかったら返品しますよ」ということを言っていたんですけども。こちらもうまく、RISOの方とウイングアークの方に本当に真剣にやっていただきまして、カットオーバーまでにはきれいに連携するところまでいきました。 データ転送がうまくいかないとか、ファーム作成方法の使い方の試行錯誤であったり、思った以上に作成に手間取ったということは、今となっては思い出レベルの感じかなと。 ただ、みなさんには安心していただきたいと思います。今回導入して思ったのは、ウイングアークさんには、こういう問題をすべて解決していただけると思います。実際、上の問題点もすべて解決していただきましたし、そのあたりは安心して使っていただけるのではないかと思います。 ただ、それに味をしめまして、弊社では今後の拡張性として、すでにDr.Sumの導入をしていまして、11月ぐらいからカットオーバーする予定で、今、設計を進めています。 ilovepdf_com-11 それから、SVFを入れて作業効率を上げたい、帳票管理をしたいとなると、どうしてもSPAがほしくなります。ここはウイングアークさんの商売が上手なところかなと思うんですけども。 (会場笑) 弊社も今、SPAに手を出したいなというところで、いつ稟議を上げるかということで進めている状態なんですけども、完全にウイングアークさんに囲い込まれていますので。 (会場笑) 次は電子帳票のソフトかなと思っているんですけども。今は電子帳票は他のところでやっていますので、そこはちょっとうまいこと逃げれたかなと思っています。 最後に、これはウイングアークさんに入れ込んでいただきまして、弊社もここに来てこのスライドがあることに気づいたぐらいなので、決してうちが宣伝したくて入れたわけではないんですけど。 ilovepdf_com-12 (※すでに上記イベントは終了しています) 福岡のWHOLE SQUAREで来月の16日、「ボジョレー・ヌーヴォーと日本の新酒」というイベントがございます。こちら、かなりの種類のワインを試飲することができます。 料理も6,000円と、料理の質、ワインの量を見れば、かなりお得なプランではないかなと思います。ご予約をいただかないとたぶんいっぱいになると思いますので、福岡ご在住の方いらっしゃいましたらぜひご予約いただいて、参加していただければなと思います。 震災であったり、去年からこの2年間、かなりいろいろなところで大変ではありました。ウイングアークさんであったり、いろいろなベンダーさん、そしてやはり福岡にいらっしゃる方たちからもいろいろな支援があって、弊社もここまで来られたと思います。 ここで学んだのは、ピンチをチャンスにどう捉えるか、対応するかが、その後を左右すると感じます。これからもがんばっていきたいと思いますので、みなさんからの支援をいろいろお願いいたします。ご清聴ありがとうございました。 (会場拍手)

  
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