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本当にオフィスに固定電話は必要か? 電話環境をクラウドへ移行するメリットを解説

本当にオフィスに固定電話は必要か? 電話環境をクラウドへ移行するメリットを解説

2016年11月1日、2日に開催された日本マイクロソフト主催のIT技術者向けのイベント「Microsoft Tech Summit」。セッション「企業内電話を Office 365 に統合!クラウドシフト潮流の中でいつまで PBX を使い続けますか?」では、クラウド化が進むなかでいまだにレガシー環境に取り残されている“企業内電話”にスポットをあて、Skypeを活用したより便利かつ効率的なコミュニケーション方法を提案しました。

(提供:日本マイクロソフト株式会社)

シリーズ
Microsoft Tech Summit > 企業内電話を Office 365 に統合!クラウドシフト潮流の中でいつまで PBX を使い続けますか?
2016年11月1日のログ
スピーカー
日本マイクロソフト株式会社 Cloud Productivity & Mobility 営業本部 テクニカル第3営業部 テクノロジーソリューションプロフェショナル 冨澤聡 氏

企業内の電話環境を見直すために

冨澤聡氏 本日は本セッションにお越しいただきまして誠にありがとうございます。本セッションはランチセッションということになりますので、私は多少緊張していますけど、みなさんはお弁当を食べながらリラックスしてお聞きいただければと思います。それでは、さっそく始めさせていただきます。 最初に自己紹介をさせていただきます。私、冨澤聡と申しまして、マイクロソフト社内ではふだん、Skype専門の技術のチームに属しております。日々営業と共に提案活動をしております。 私は経歴が多少変わっていまして、実は昔ゼネコンの下請け会社で現場監督をやっておりました。まさしくこのようなところで解体の現場に立ち会っておりました。職人さんと一緒に解体作業を行っておりました。 その後、あるご縁がありまして、建築からITの業界に転身したということになります。当時建築の業界からITの業界に転職するというのが、どうも非常に珍しかったらしくて、某有名転職雑誌から取材を受けて、当時記事になったことがあります。その後ITの業界に身を置いて、そこから16年間UCというものを担当してまいりました。 みなさんUCってご存知ですかね。Unified Communicationの略なんですけども、要は企業内で使う音声やチャット、ビデオ、Web会議。そういったものを統合したものをUnified Communication=UCと呼んでおります。自己紹介はこのあたりにさせていただいて、さっそく本題ということで、本日のアジェンダは大きく4点ございます。まず最初に本セッションのゴールをみなさんにお伝えして、その後に「企業内電話環境の今」ということで、とりあえず企業内では今どのような電話環境になっているかというものをお伝えします。 3点目に、2番目の内容を踏まえて、企業内の電話環境をクラウドに移行する理由やメリットというものをお伝えします。最後に既存の電話環境からどのようにクラウドの電話環境に移行していくかという部分を、ご説明させていただきたいと思います。 まず本セッションのゴールですね。1点目は、電話をなぜクラウドにシフトしなければならないか。この理由をご理解いただきたいと思います。2点目、Cloud PBXの概要をご理解いただく。すでにご存知の方はいらっしゃるかもしれないですけども、Cloud PBXというのはマイクロソフトが提供する、企業向けの音声電話サービスをCloud PBXと呼んでおります。 3点目はクラウド環境へ移行のイメージを掴んでいただくということですね。構成図も交えながらご説明をさせていただきます。そして、ここが重要ですね。ぜひ本セッションを聞いていただいて、自社の電話環境を見直していただく、ここがゴールになりますので、本セッションをお聞きいただいて、ぜひ自社に戻った後に電話環境を見直していただきたいというふうに考えております。

企業内電話環境の今

では、「企業内電話環境の今」ということでご説明します。現状、どの企業も大きく分けて、こちらの4つのパターンに分類されます。おそらくみなさん、だいたいこの4パターンのどれかに当てはまるかと思います。 youtu.be-wVO0NT-4k1I 左から順番に説明していきますね。すでに知っている方もいるかもしれないですけど、念のためご説明します。 まずはレガシーのPBXですね。これは昔から企業にある電話システム。こういった大きな縦型の箱のものが、サーバールーム等に置かれていて、アナログの線を引っ張る。電話機が1,000台あれば1,000本の線を引っ張ってくるという世界ですね。いまだにこちらの機械を使っている企業さんは非常に多いですね。 左から2番目。こちらがIP-PBX。こちらはレガシーのPBXのボードをIPに変えたタイプですね。実際に通信のやり取りはIPでやり取りしますよというようなシステムです。 左から3番目はオンプレのUCということで、弊社の製品ですと昔のバージョンで言うとLync。今ですとSkypeといいますけども、自社でサーバーを運用してOSをWindowsとかLinax上で実際にホールの処理を行う仕組みですね。弊社だけではなくて、ほかのメーカーさんも同じようなものをリリースをしております。基本的にはSIPベースで動くようなものですね。 最後に4点目がクラウドのUCということで今日の本題になるんですけども、基本は自社に設備を持たずに、クラウド側ですべてホールの処理を行ってしまいましょうということですね。こちらは、やはりこのシステム自体がリリースされて間もないので、ほかのキャリアさんであるとか、メーカーさんも同じようなサービスがリリースされてますけども、まだまだ利用率は少ないかなというところですね。 では、この4つのタイプのサービスを利用されている割合なのですけども、だいたい私の感覚値的なところもありますけど、このような割合でないでしょうかということで、この「はい、はい」と手を挙げているところが使われている率のところですね。 youtu.be-wVO0NT-4k1I (1) まだまだ私も日々提案をしていると、レガシーのPBX、昔ながらのアナログの電話を使っていますというお客様が非常に多いですね。次にIP-PBX。こちらも多いです。PBXと機能的にはあまり変わりませんので、使い勝手を変わらずにIP化したいというお客様はIP-PBXをご利用になられている。 3番目、昨今は非常に増えてきてますけども、SIPサーバーベースで動くものですね。オンプレのUCタイプ。サーバー筐体も含めて電話機末端まで全てIP化してしまいましょうという考え方ですね。今まではPBXの世界からIP要はSIPサーバーの世界にどんどん移行してきたいのですけども。 これからはクラウドでしょうということで、これはまだ「はい」にも満たないので実績が少ないということで、この手も半分になってるんですけども、これはこれから導入が進んでいくでしょうということになります。

電話システムだけ自社で運用するのはなぜか?

では、4つほどシステムをご紹介しましたけども、さきほどの4つのシステムのうちPBX、IP-PBX、オンプレのUC、いずれも自社で設備を購入して運用、管理、保守をする仕組みですね。 今、「さまざまな仕組みがどんどんクラウドに移行しているなか、なぜ電話のシステムだけ自社で運用しているのでしょうか?」「なぜシステムを自社で持ち続けるのでしょうか?」ということになります。 おそらく、「このような理由で使い続けてませんか?」というのを例えば総務さんですとか、エンドユーザーさんですとか、担当の方はこのようなことを思われているのではないでしょうかということですね。 youtu.be-wVO0NT-4k1I (2) 1点目は、やはり電話の仕組みというのは変わってないんですね。数十年前からずっと一緒です。「長年使ってるので今さら変更するのは面倒です」ということですね。みなさんそうですね。長年使っているものを変えるのってけっこう手間暇かかりますよね。そこを恐れているということですね。 2点目が機能の話。私も日々音声系の電話をしていると必ずPBXって300から400の機能がありますので、今さら止められないよという話ですね。とくに日本の企業というのは非常に複雑な電話の使い方をしてます。その運用を変えたくないといことですね。 3点目ですね。「一度導入すれば壊れない」というのをよく聞きますね。だいたいPBXというのは5年から7年という周期で導入後は安定して動くと言われています。なので、安定性を求めてとくに変える必要ないんじゃないかという意見ですね。 4点目。心情的にはこれが大きいかもしれないですね。「あって当たり前でしょう」と。自席に線が引っ張られて当たり前のように電話ができる。この当たり前の世界をなぜ変えなければいけないんですかっていう部分ですね。おそらくこういった心情でいまだに設備を持って電話を使い続けてるんじゃないかということになっています。 ここで、ちょっと興味深いデータがありますのでご覧ください。 この数字わかりますかね。「7027」です。これはですね「7027万時間」という単位なんでけども、西暦2000年に日本人が……、企業ではないですよ。日本国民が電話をした、通話をした時間ですね。日本人は「7027万時間」、2000年に電話をしているんですね。次、「3400」、なんとなくわかりますかねこれ。「3400万時間」、これは西暦2014年に日本人、日本国民が電話をした通話時間です。「3400万時間」です。 2000年から2014年の間に日本人が電話をする通話量が半分に減ってるということですね。このデータはなんのデータですかという話しなんですけども、これは総務省が年々データをとってまして、グラフは過去5年のデータですけども総務省のデータを基にはじき出したデータということになります。 youtu.be-wVO0NT-4k1I (3) 電話の通信量は半減以下ですよね。みなさんはどうですかね。実際、電話ってふだん使ってますかね。 普段の業務で昔と比べると電話を使う量ってすごく減ったように感じていませんか? どちらかというとコミュニケーションの文化って、今はメールが中心になってますよね。この章のまとめをお伝えします。 1つ、「電話システムは聖域になってしまっています」ということですね。なかなか踏み入れがたい領域に今なってしまっているということになります。つまり腫れ物になってしまっていると。なにか触れたら怪我をするんじゃないか、自分になにか害を及ぼすんじゃないかという心理が働くということですね。つまり、聖域であり、腫れ物であると。触れたくないですよね。今、電話システムが不変となっているシステムになってしまっているということになります。 ということで、長年使っている環境を変更するインパクトを恐れるので、なかなか電話システムだけレガシーな環境から脱却できないというのが、企業内の今であると考えております。はい、ここまでよろしいですかね。

電話環境をクラウドへ移行すべき理由

では、電話環境を今こそクラウドへということで、実際に「別に使えているんだからいいじゃないか」「これからも使い続けましょう」という方がいらっしゃるかもしれませんけども、ぜひこういった理由でクラウドへ移行していただきたいです。さきほども申し上げた通り、電話文化が明らかに衰退してきています。みなさん電話する時ってどういう時ですかね。 お客様に緊急に連絡を取りたいときですとか、もしくはこの業界ではよくあるのは、障害が起きた時に上司にすぐに連絡をしたいと。要は緊急手段では使うと思います。お客様にアポを取る時は、基本的にメールですよね。社内で連絡を取る時もやはりメールが多いと思います。電話文化がどんどん衰退をしております。 では、なぜですかという部分ですね。これは、新しいコミュニケーション文化が台頭してきたということになります。 だいたい、コミュニケーションの分野というのはコンシューマーから広がっていきます。昨今で言うとLINEですとかFacebookのようなもの、チャットとかSNS。企業も同じように電話文化からメール文化になって、昨今はチャットというものが浸透してきて、今後はSNSのようなものがどんどん浸透してきます。 要は電話を使わなくても状況に合わせていろいろなコミュニケーションがとれる文化になってきたというのが、1つ電話文化が衰退してきた理由ということになります。要は、使っていないシステム。 では、「今後衰退していくシステムになぜ投資をするんですか?」というところですね。とくに自社で設備を持つと必ず老朽化のタイミングが来ますので、担当者の方は予算を組んで、プロジェクトを組んで、無駄なコストと時間を浪費しなければいけないということですね。こういった理由から、ぜひすべてのシステムをクラウドに持っていってしまいましょうということですね。 あらゆる今のコミュニケーションのシステム、チャットもSNSも、ビデオ会議なんていうのも、それと同じように電話のシステムも、ぜひクラウドに移行してくださいということですね。 では、なぜ移行するのか。移行するメリットを4点ほどご紹介します。クラウド=MicrosoftですのでOffice365だと捉えてください。やはり他社さんのクラウドサービスもありますけど、ここが大きいですね。Office365に統合ができるという部分です。 Officeのデスクトップアプリ、PowerpointとかWordとかExcelもしくはExchangeとかSharepointと同じように、そこに音声も統合してしまいましょうというかたちですね。そうするとExchangeやSharepointと同じようにOffice365のポータルサイトから行うことができます。これは非常にメリットがあると思います。デスクトップアプリの1つとして音声も見てしまいましょうという考え方ですね。 2点目はどこでも利用可能と。インターネット回線1本あれば、音声コミュニケーションができます。最近、私が提案していると某ゼネコン会社の方からよく聞くんですけど、やはりグローバルに展開してますので海外現場で電話を使いたいと。今まではインターネット回線とは別にアナログの回線を引っ張っていたという声をよく聞くんですけども、そういったシチュエーションでも、電話回線がなくてもインターネット回線があればすぐにビデオ会議、Web会議が開けますので。そういった利便性が非常にあるということですね。 3点目。先ほどもお伝えしましたけども老朽化対策が不要。私は総務さんとよくお話しするんですけども、だいたいこの話は「そうだよね」という話になります。5年、10年使い続けて老朽化対策、これはMustになってきますので、さきほどのお話ししたようにそのために時間と労力を使うのは無駄です。クラウドであれば設備を持ちませんので、電話のクラウドに限らず老朽化対策は必要なくなる。自社の設備を持つリスクを排除できるということですね。 よくPBX管理用に常駐保守業者を置いていらっしゃる会社さんもいますけど、そういうことも一切必要なくなってくるということになります。 4点目がそういったコミュニケーションツール。音声もすべてSkypeに統一してしまいましょうということです。電話用に別デバイスを持つ必要がないと。ふだんチャットやビデオ会議で利用しているSkypeインターフェイスをそのまま使って、音声も利用しましょうということになります。 まとめです。これは言い切れますね。「電話への設備投資は無駄です」ということですね。私いろいろ説明しましたけども、そういった無駄な設備を自社で保つ必要がありませんので、すべてOffice365に統合してしまいましょうという考え方です。「利用はすべてSkypeを入り口に行ってください。」というようなお話になります。 結論として、「クラウドのテクノロジーが日々進化しているなかで、どうして電話だけまだ自社で持っているのでしょうか」と。「今こそ、私が説明した理由をもとにクラウドに移行する時じゃないか、電話設備を捨てるときではないか」というふうに私は考えます。 ここまでよろしいですかね。企業内電話環境の今と、なぜその環境をクラウドに移行しなければならないかという説明をさせていただきました。多少お弁当食べて眠くなってくる時間かもしれませんけど引き続きお聞きください。

クラウド環境へ移行する手順

ここから、クラウド環境へ移行する手順をご説明していきます。今さらなんですけど、Microsoftが提供する企業向けの電話サービスの名称、覚えてますかね。「Cloud PBX」という名称になっています。私、個人的にはこの「Cloud PBX」という名前はあまり好きではないですね。PBXを撤廃しましょうと言っておきながら、サービス名が「Cloud PBX」というのは基本的にはあまり好みではないですけど、一応「Cloud PBX」という名前になっています。 最初にイメージを掴んでいただくということで構成のお話をしますね。「Cloud PBX」は大きく分けて3パターンの構成があります。1つはすでにオンプレ型のLync……、LyncってSkypeの前のバージョン、もしくは「Skype for Business」のサーバー環境を構築されていて、さらに音声の機能もご利用の企業様はこちらのタイプになります。みなさんから見て左側がオンプレの環境ですね。要は拠点で設備を持ってますという環境。右側が「Office365」クラウド側の環境になります。 youtu.be-wVO0NT-4k1I (4) 今、赤枠で囲まれた部分、真ん中の部分が「Skype for Business」のサーバーなんですけども、実際このタイプの場合は「Skype for Business」のサーバーと「Office365」のサーバーを接続する形になります。ハイブリッド環境と呼ばれているものですね。左側の赤枠の部分、これが音声のゲートウェイになるんですけども、外線の発着信と既存のPBXをご利用の場合は、Skypeと既存の音声環境の内線通話を実現する装置ということになります。 2点目。こちらの構成が重要で、おそらくほとんどのお企業様がこちらの構成になってきます。専門用語なのですけども、「Cloud Connector Edition」略して「CCE」と言います。今後は私「CCE」と言っていきますね。「CCE」の接続型。これも同じく左がオンプレの環境、右がクラウドの環境ですね。特徴は、「Cloud Connector」という実際は仮想化上に立てるのですが、こちらがこちらのサーバーが拠点側に必要になります。 「なんだよクラウド化って言ってるのにサーバー置くのか」と言っている方がいらっしゃると思いますけど、このあたりは後ほど説明しますね。この「Cloud Connector」は拠点側とクラウド環境の橋渡しするようなサーバーになります。こちらの赤枠の四角はさきほどと同じですね。外線の発着信と既存の内線の接続に利用するということになります。 youtu.be-wVO0NT-4k1I (5) 3点目ですね。実際にお問い合わせが非常に多い、このパターンが完全クラウド型「PSTN Calling」と呼ばれるものになります。これはどのようなサービスかと申しますと、図の通りなのですけども、図から拠点側の絵が消えてますよね。外線発着信も含めてすべてクラウド側で行ってしまいましょうということですね。「Office365」の網内で番号を取得して外線の発着信も含めてすべてクラウド側で行ってしまいましょうというパターンです。 実際のオペレーションは「Office365」の管理ポータル、ブラウザ上で番号を取得します。例えば東京都、Microsoftはオフィス品川なので、東京都港区になるんですかね、港区みたいなかたちで選ぶとプルダウンで番号が出てきます。取得できる番号が出てくるんですね。そこから必要な番号を取得してユーザーにダイレクトイン番号を紐付けていくので、ほんの数分の作業ですね。 こう言ったことがすべてできるようになってきます。ただ残念ながら日本では現状は未提供ということになります。ちょっとしらけちゃいましたかね(笑)。現状はアメリカとイギリスとプエルトリコの3国がリリースされてます。「なんでプエルトリコなの?」って毎回聞かれるんですけど、おそらくプエルトリコはアメリカ領だからじゃないかなと個人的には思ってるんですけど。あと、10月にリリースされていると思うのですが、フランスとスペインもリリースされているはずです。合計5ヶ国ですね。 「じゃあ日本での提供時期はいつですか?」という話なんですけども、これはまだ未定です。社内で私の周りの人間でも知ってる人はいないですね。トップシークレットな情報になっていまして、リリースされ次第みなさまにはお伝えしたいと思います。ただ、3年後とか4年後とかそんな遠いお話ではないです。すでに5ヶ国リリースされてますので。 ここまでは構成のお話ですね。ここからは必ず聞かれる機能のお話です。「Microsoftが電話を始めました」って提案しにいくんですね。「どんな機能がありますか?」「今、PBXでこういう使い方をしているんですけど使えますか?」というやりとりは必ず発生するんですね。今ですね実際「Cloud PBX」で提供している機能はこれだけです。以上ですね。 「あれ? これ少ないんじゃないか?」って思われるかもしれませんが、PBXって300、400の機能があるんですよね。実際はこれだけあれば十分ですということです。なぜかというと、日本の企業は電話を複雑に使い過ぎなんですね。複雑に使い過ぎることにより、運用が複雑になり、機能も複雑になり、設計も複雑になり、非常に悪循環になると。これだけの機能があればほとんどの社員さんは電話機能は賄えるということですね。 youtu.be-wVO0NT-4k1I (6) とはいえ、クラウドの1つである日々の機能追加というのは当然行っていきます。こちらの資料が最新の機能追加のロードマップというかたちになります。詳細を説明するとこのまま50分経過してしまいますので、もしご興味があればこの後「Ask the speaker」というのがございますからお聞きください。実際には年内に約10くらいの機能が追加されます。日本向けの機能なども追加されますね。 来年も機能がいろいろな追加されることはロードマップ上に記載されていますので、機能などは要らないといいながら、クラウドの特徴でもありますので、日々追加されることになります。

  
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